Управление рестораном

ПРИЕМКА

Задача приемки — убедиться, что поставленные продукты в точности соответст­вуют заказанным. В идеале для обеспечения точного соответствия заказанного поставленному осуществлять приемку должен тот, кто делал заказ. Однако в крупных организациях это по понятным причинам невозможно.

Методы приемки

Существует три метода организации приемки поставляемых продуктов: по счету - фактуре, вслепую и частично вслепую10. По первому методу вместе с поставлен­ными продуктами поставщик передает получателю счет-фактуру, где указаны ко­личество каждого из поставленных наименований, цена и краткая спецификация. Приемщик сравнивает заказ со счетом-фактурой. Это простой и быстрый способ. Однако он эффективен только тогда, когда приемщик тщательно проверяет соот­ветствие продуктов, значащихся в заказе, с указанными в счете-фактуре.

При приемке вслепую счет-фактура, сопровождающий поставляемые продук­ты, пустой или содержит только перечень продуктов. Приемщик пересчитывает физическое количество упаковок продуктов и проверяет их качество, а затем вносит эти данные в счет-фактуру. Одновременно поставщик направляет получа­телю заказа отдельный, полностью заполненный экземпляр счета-фактуры. Далее этот счет-фактура от поставщика сопоставляется с заполненным приемщиком в процессе получения заказа. О всех выявленных расхождениях немедленно сообща­ют поставщику. Это наиболее точный метод, однако он требует много времени.

Частично слепой метод объединяет достоинства слепой приемки с приемкой по счету-фактуре. Поставляемые продукты сопровождает счет-фактура, содержа­щий все данные о продуктах, кроме их количества. Приемщик подсчитывает фи­зическое количество упаковок и вносит в счет-фактуру. Затем данные в нем сравнивают с заказом и только после этого экземпляр счета-фактуры с количест­вами и подписями принимающей стороны отсылается назад поставщику.

Один из рецензентов этой книги привел пример из своего опыта. Будучи управляющим стейк-хауса, он как-то наблюдал за приемкой ребрышек высшего сорта — в ресторан как раз поступило 15 коробок. Повар взвешивал каждую ко­робку, сравнивал показания весов с весом, обозначенным на упаковке, и с ука­занным в счете-фактуре. Управляющий некоторое время наблюдал за этой опе­рацией, а потом вполне обоснованно поинтересовался, почему ребрышки взве­шивают в упаковке. И тут выяснилось, что поставщик поступал точно так же — поставлял заказанное количество этого продукта по его весу в коробках. Получа­лось, что ресторан платил не только за сам продукт, но и за упаковку, иными словами, при весе упаковочной коробки более трех фунтов только по этой по­ставке ресторан заплатил за 50 фунтов неполученного продукта! И так по каждой поставке.

Необходимые площади

Приемка предполагает не только саму приемку, но и обследование, перемеще­ние, распаковку и выверку11. Необходимое для выполнения этих функций про­странство зависит от количества, типа и объема поставок. Если время приема

Поставок ограничено, предположим, двумя часами в день (между 10 и 12), то пространство, на котором осуществляется приемка, должно быть значительно больше, чем случае приемки в течение более длительного времени. Для крупных поставок требуется специализированное разгрузочное оборудование — от тележек до конвейера.

Если ресторану предпочтительнее более частые поставки мелкими партиями, то места для приемки потребуется меньше, а оборудования может и вовсе не по­требоваться. К тому же меньше площади потребуется под хранение запасов, как скоропортящихся, так и длительного хранения. Если разгрузочное оборудование все же нужно, нужно предусмотреть дополнительное пространство для его хране­ния и выделить отдельное место для проверки заказа и хранения упаковочных материалов до момента их утилизации.

Практика приемки

Правильно организованный процесс приемки в присутствии экспедитора вклю­чает следующие этапы12.

1. Для контроля и проверки каждой полученной партии заказанных продук­тов используются счет-фактура или накладная.

2. Продукты в каждой поставке должны быть проверены следующим образом:

• каждая упаковка (контейнер) — на наличие внешних механических по­вреждений;

• единицы продукции каждого наименования пересчитываются или взве­шиваются и проверяются, после чего поступившее количество сравни­вается со счетом-фактурой;

• в особых случаях (например, куриное яйцо) вес упаковки сравнивается со стандартным весом продукта указанного сорта по соответствующим таблицам, которые должны быть у приемщика;

• перед взвешиванием продукт распаковывается;

• при получении партии мяса для каждого куска делаются контрольные бирки, состоящие из двух частей (одна прикрепляется к куску, другая передается в подразделение учета). На бирке указываются название по­ставщика, вес, часть, цена за единицу веса и дата поставки. Все эти данные необходимы для обеспечения управления запасами по методу FIFO («первым пришел, первым ушел»).

3. Проверка качества поступивших продуктов осуществляется выборочной проверкой на соответствие либо спецификации, указанной в заказе, либо стандартным критериям USDA. Единицы каждого продукта должны быть датированы (управление запасами по методу FIFO). Проверяются указан­ные на упаковках даты годности; консервные банки проверяются на пред­мет механических повреждений, протекания или вздутия. Проверяются и штампы инспекции на мясопродуктах.

4. Контролируется температура хранения продуктов, особенно замороженных или охлажденных. Общие рекомендации по температуре хранения таковы13:

• замороженные продукты — от —18 до —7°С;

• молочные продукты — от 3 до 8 °С;

• мясо и птица — от 0 до —3°С;

• рыба и морепродукты — от —5 до —1°С.

5. Выявляются недопоставки и прочие расхождения между счетом-фактурой и поставленными продуктами. При отсутствии расхождений счет-фактура подписывается, ставится дата и заверяется печатью. Один экземпляр оста­ется у приемщика, второй передается руководству, третий возвращается экспедитору, сопровождающему поставку.

6. Все поступившие продукты немедленно переправляются в соответствующие складские помещения.

7. Счета-фактуры складываются в отдельную папку.

На заметку

К 2009 г. потребность США в пищевых контейнерах (упаковках) дос­тигнет, по оценкам, 20,7 млрд долл. Самыми востребованными будут пластиковые контейнеры, полиэтиленовые пакеты и сумки.

Источник: National Paper Trade Association Alliance, Http://Www.Gonpa.Com/, October 30, 2005.