Фуррор деловой переписки: не будьте Чарльзом Диккенсом
Предлагаем статью Джона Силвермана - человека, который работал уже на 10 специальностях, в том числе был бизнесменом и педагогом делового общения, создателем книжек и статей:
Я - за обилие воззрений. Оно делает этот мир красивым. Благодаря ему мы получили как Элвиса Пресли, так и Яшу Хейфеца. Благодаря ему у нас появилась пицца с ананасами.
Но как это касается делового письма? Сможете писать что угодно и как угодно - если понимаете тот факт, что ваша аудитория будет уменьшаться с каждым куском ананаса, который вы добавляете к томатному соусу. Другими словами, если не будете придерживаться определенных эталонов, люди закончат вас слушать не из-за того, что вы гласите, а из-за того, как.
Главное в письме - это ясность. Различия меж формами письменной речи заключаются в том, что создатель стремится передать. Разглядим последующую таблицу:
Источник Пример текста Мысль Жанр/стиль
«Любовная песня Дж. Алфреда Пруфрока», Томас Стернз Елиот
Ну, то ходімо, ти і я. Далебі
Вечір простягнувся проти неба
Hеначе під наркозом хворий на столі;
Ходім по опустілих вулицях
Де шепотіння чується
З дешевих, однонічних гостиниць
Та з забігалок із стружкою та з шкаралупами остриць...
Ну что все-таки, я пойду с тобой,
Когда под небом вечер затихнет, как нездоровой
Под хлороформом на столе доктора;
Ну что ж, пойдем повдоль безлюдных улиц -
Опилки на полу, скорлупки устриц
В дешевеньких кабаках, в бормочущих притонах,
В ночлежках для ночей бессонных:
(Перевод - А. Сергеев)
Тоска бытия. Стихотворение
«Повесть о 2-ух городах», Чарльз Диккенс
Это было самое красивое время, это было самое злополучное время, - век мудрости, век безумия, деньки веры, деньки безверия, пора света, пора тьмы, весна надежд, стужа отчаяния, у нас было все впереди, у нас впереди ничего не было, мы то витали в небесах, то вдруг обрушивались в преисподнюю, - словом, время это было очень похоже на сегодняшнее...
(Перевод - С. Бобров и М. Богословская)
Мы извлекаем уроки жизни из историй других людей. Роман Веб-сайт продукции ShamWow Особое двойное предложение: 4 огромных и 4 малеханьких полотенца ShamWow! Плюс наша10-летняя гарантия. Только на данный момент - 19,99 $ плюс доставка. Закажите сразу! Купите 4 огромных и 4 малеханьких полотенца ShamWow. На данный момент. Деловая письменная речь
В чем различие меж деловой перепиской и другими формами письменной речи? В призыве к действию. Служебная записка, доклад, бизнес-план, электрическое письмо и т.д. имеют одну общую черту - призывают читателя сделать что-то. Обычно, или расстаться со своими своими средствами либо средствами других людей, либо выполнить другие деяния, которые в конечном счете приводят к определенной операции, прибыльной для создателя документа.
Если ваш бизнес-документ этого не делает, то считайте, что его можно с таким же фуррором выгравировать на греческой вуале - ведь то, что вы написали в качестве электрического письма шефу, больше припоминает оду, чем просьбу утвердить проект.
Как сделать, чтоб письмо содержало точный призыв к действию? Необходимо подразумевать несколько моментов:
Правильное внедрение абзацев. Вообщем абзац может передавать несколько воззрений. Но в деловой переписке - только одну. Если у вас есть предложение («купить больше коров») и контрпредложение («продать всех коров») - они оба имеют смысл, но основаны на другом предположении («способность скотин «управлять» портфельными инвестициями клиентов») - то разместите эти две обратные мысли и их обоснования в отдельных абзацах. Один абзац - одна точка зрения.
Обыкновенные предложения. Естественно, предложение может передавать более чем одну идея. «Это было самое красивое время, это было самое злополучное время...». Но вы - не Чарльз Диккенс, и не пытаетесь развлечь читателей викторианской эры, которые читают под керосиновую лампу и повсевременно страшатся взрыва. К тому же, у вас оплата не за слово. Итак, одна фраза - одна идея.
1-ое предложение - самое главное. Загадочность - прерогатива Найта Шьямалана*. В деловой переписке необходимо уже в первом предложении поведать читателю, о чем этот документ. Если перед первым предложением есть подзаголовок либо строчка темы, поведайте об этом там. Вы же не пишете для New York Post. Так, словосочетание «Вако Джако»* - завлекает внимание, но более успешной будет фраза «Анализ психологического состояния Майкла Джексона во время последнего выступления». Естественно, это скучновато, но ведь вам не платят за то, чтоб вы кого-либо веселили (если платят, дайте мне знать, так как это очень круто). Я имею в виду, вы же не глотаете огнь либо не выпрыгивает из самолета нагим? По другому почему вы тогда читаете статьи Harvard Business Review?
Чтение как противоположность просмотру. Книжки читаются. А бизнес-документы - просматриваются. Следует ждать, что конкретно такая судьба поймет ваш кропотливо отредактированный материал. Индифферентно, поправили ли вы «Содержание плана» на «План предусматривает» - читатели этого никогда не увидят, так как просматривают текст со скоростью 340 метров за секунду (несколько ниже скорости звука на уровне моря, по другому с их глазными яблоками произошел бы звуковой удар - и это бы сходу было приметно, уверяю вас). Чтоб сообщение было верно донесено, дайте читателю подсказки о том, где находится принципиальная информация. Легкочитабельные наименования, строчки темы, заглавия, маркированные списки помогают очам читателей останавливаться там, где необходимо.
Тон голоса. Как вы произносите свои фразы - тихо либо звучно (а, может быть, в этот момент у вас на коленях лежит опоссум) - никто об этом не выяснит после того, как слова будут оформлены в электрическое письмо либо распечатаны. Потому, будьте аккуратны и не рассчитывайте на то, что ваш сарказм, надежда либо, к примеру, ужас перед обезумевшим опоссумом будут интерпретированы верно. Гласите то, что и желаете сказать. Не ждите, что читатель о кое-чем догадается.
Юмор. Юмор не работает в деловой переписке. Никогда. Смотрите выше - пункт «Тон голоса».
И, в конце концов, помните, что независимо от ваших личных взглядов на сочетание итальянской и гавайской кухонь, большая часть людей все равно отдают предпочтение перцу перед ананасом для пиццы.
А что вы думаете по этому поводу? Вы стали «жертвой» длиннющего электрического письма? В вашем кабинете развелось очень много Эдвардов Каммингсов?***
Джон Силверман
Источник: Harvard Business Review
Перевод - портал УкрБизнес
* Найт Шьямалан - южноамериканский кинорежиссер и сценарист.
** Вако Джако - распространенное в Америке прозвище Майкла Джексона.
*** Эдвард Естлин Каммингс - южноамериканский поэт, писатель, живописец, драматург.
Читайте также статьи: 23 слова, которые очень нередко употребляются в маркетинговых текстах, 7 методов написать более удачную страничку «О нас», А ваш веб-сайт отпугивает клиентов?
