БИЗНЕС-ПЛАНИРОВАНИЕ

Систематизированное решение проблем

Распознавание и решение проблем — это постоянное заня­тие людей, но лишь немногие получают какую-либо помощь в обучении тому, как эффективно и умело браться за это. Перво­очередная задача менеджеров — это решение проблем, поэтому наработанный годами опыт в этой сфере является ключевым для их работы.

Решение проблем никогда не бывает простым но

Соответствующие навыки могут быть в значительной степени

Развиты в себе, и в данной главе исследуются три возможных пути к достижению этой цели:

/. Использование систематизированного подхода к решению проблем;

2. Подбор методов, подходящих к решению разных видов про­блем;

3. Использование людей и ресурсов, которые могли бы помочь в решении проблемы.

Вместе эти пути формируют эффективный подход к реше­нию проблем, но они также имеют смысл и по отдельности и могут быть проанализированы с разных точек зрения. Мы счи­таем, что одного мысленного усвоения этих методов недоста­точно, необходимо также применять эти идеи в реальных дей­ствиях, проверяя их практически.

Оказывается, как ни парадоксально это выглядит, что лю­бая процедура, применяемая при решении проблем, тем менее полезна, чем более жестко ее придерживаешься. Поэтому мы желаем вам гибко относиться к приводимому далее руковод­ству и быть готовым приспосабливать ваш подход к конкрет­ным проблемам, с которыми вы сталкиваетесь. При решении проблем вполне можно работать последовательно, и каждый шаг этой работы можно четко определить. Если вам не удает­ся эффективно решать проблемы, вероятно, вы неправильно действуете на одной или нескольких из стадий.

ШАГ ПЕРВЫЙ. НАСТРОЙКА. Первым делом необходи­мо оценить, понять и распределить проблемы, выявив, какие конкретно трудности в них имеются. Если данная проблема входит в круг работы группы, ее члены должны понять приро­ду проблемы и решить, как организовать совместную работу для ее успешного решения.

ШАГ ВТОРОЙ. ЦЕЛИ. Цель представляет собой заявле­ние о том, чего один человек или группа намереваются добить­ся. Цель работы группы может быть четко уяснена и принята всеми ее членами, но может быть и так, что цель расплывчата или слишком обща и является предметом разногласий в груп­пе. Она должна быть определена ясно и конкретно, понятна для всех, вовлеченных в работу, еще до ее начала.

Цель в результате столкновения с действительностью мо­жет быть определена заново или модифицирована; кроме того, конкретная работа может быть многоцелевой. Общи е и слиш­ком широко сформулированные цели можно сделать более кон­кретными, задавая вопрос

ШАГ ТРЕТИЙ. КРИТЕРИЙ УСПЕХА. Полезно знать, как измеритьудачность ваших действий. Иногда критерий их оцен­ки может включаться в изложение целей. Если же это не так, вам необходимо отыскать способ объективной оценки ваших действий. В этом вам могут помочь два вопроса:

Как определить, достигли вы поставленных целей или нет?

Как судить об эффективности совместной работы?

Как только установлен критерий успеха, для членов рабо­чей группы становится яснее тот конечный результат, который от них требуется. И, следовательно, для выполнения задачи будут затрачены строго необходимые усилия, время будет ис­пользовано наилучшим образом.

ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ. ИНФОРМАЦИЯ. До того как будет найдено решение проблемы, ее необходимо глубоко уяснить. Связанные с ее решением люди могут обладать различными фактами, мнениями, идеями и предубеждениями в отношении этой проблемы. Из-за того, что человеческий мозг неспособен удерживать большие объемы информации, в прояснении про­блем помогает искусное использование методов сбора и пред­ставления данных. Новую информацию можно стремиться по­лучить как внутри группы, так и с помощью специальных иссле­дований. Как только информация собрана, можно приступать к выявлению различных способов действий. Возможные аль­тернативы должны быть ясно определены для оценки их силь - сторон и слабостей.

ШАГ ПЯТЫЙ. ПЛАНИРОВАНИЕ. Стадия планирования начинается с принятия решения о том, что должно быть сдела­но. При этом может быть выбрана одна возможность, а другие отбрасываются. Члены рабочих групп должны четко представ­лять себе общий план и конкретные практические шаги, кото­рые должны быть ими предприняты.

ШАГ ШЕСТОЙ. ДЕЙСТВИЯ. На этом этапе начинается практическая работа. Поскольку цели и критерий успеха ясны, все вовлеченные в нее знают, чего им нужно добиться, и они могут вносить разумные изменения в свои планы под влияни­ем конкретных обстоятельств. Качество результата во многом зависит от качества подготовки (с небольшой долей везения).

ШАГ седьмой. АНАЛИЗ ДЕЙСТВИЙ ДЛЯ ИХ КОР­РЕКТИРОВКИ. Люди учатся на результатах своих действий. Они учатся, оценивая характеристики успешной работы и пы­таясь установить причины неудач. Важно не впасть в песси­мизм и подавленность, анализируя их. Без такой обратной свя­зи мало шансов на изменения и развитие — вы будете просто ходить по кругу. Изречение «на опыте совершенствуешься» будет более точным, если добавить... «и привыкаешь к посто­янному образцу». Так как целью анализа является накопление информации и дополнительной энергии, которые могли бы позво­лить вам улучшить ваши последние результаты, полезно закан­чивать его, формулируя основные направления будущих дей­ствий.

Состоящий из приведенных семи шагов, подход к система­тизированному решению проблем представляет собой орудие, приспособленное к гибкому применению. На любой стадии можно вернуться на несколько шагов и модифицировать наш образец так, чтобы он лучше соответствовал вашим личным методам работы и конкретной задаче, которую вы решаете. Что­бы его усвоить, необходимо время, так что ждет период ничества, прежде чем вы достигнете совершенства в использо­вании этого метода.

Ценная работа по проблемам систематизированного реше­ния проблем дает руководителям единый для Полезно проанализировать ваши рабочие совещания, чтобы выяснить, не нуждаются ли и они в более систематизирован­ном подходе. Мы считаем, что лучшим средством такого изу­чения деловых совещаний, заседаний по планированию, действий является их запись, предпочтительно на видеомагнитофон. Однако для этого необходимо добровольное согласие и сотруд­ничество всех их участников.

Обратная «видеосвязь» — это мощное средство, с помощью которого можно поставить участников группы лицом к с Тем, что в ней происходит. Оно позволяет им посмотреть на себя с объективностью, которой нельзя добиться никаким дру­гим путем. Видео — это посредник, позволяющий осуществить тщательный анализ. В результате возникает возможность уста­новить обратную связь людей друг с другом, и могут быть вы­явлены и открыто проработаны трудности, возникшие в меж­личностном общении. Поскольку видеоанализ становится как бы средством измерения эффективности групповой работы, его можно время от времени проводить при обычных заседаниях для оценки решения проблем. «Анализ действий для их улучше­ния» может быть внедрен в практику деловой жизни. Те руко­водители, которые умеют использовать события своей жизни для того, чтобы чему-либо научиться, многого добились в по­вышении эффективности своей работы.