БИЗНЕС-ПЛАНИРОВАНИЕ

Использование людей и ресурсов для решения проблем

Руководителям часто приходится работать вместе с други­ми людьми, чтобы найти решение проблем, и это может осуще­ствляться в нескольких различных формах:

Руководитель и подчиненный работают над текущими по­вседневными проблемами;

Коллеги проводят неформальное консультирование;

Проходит совещание рабочей группы;

Работают комитеты и целевые группы; или

Привлекаются внешние ресурсы или подрядчики.

Для уточнения проблем и поиска их решений могут быть полезны совещания, на которых поощряются различные точки зрения и технически верные предложения. Подобные собра­ния можно сделать более продуктивными, если следовать про­изводимым указаниям.

Уточните, кто отвечает за проблему. Люди часто не хотят оказаться ответственным и за трудные или неприятные пробле­мы. Это сильно ограничивает вероятность нахождения реше­ния, поэтому полезно быть крайне конкретным при определе­нии, кто отвечает за решение проблемы.

Назначьте координатора собрания группы. Координатор рабочей группы играет в ней активную роль, содержание этой активности будет зависеть от состояния группы. Недавно со­зданные группы еще не привыкли к совместной работе, и здесь могут возникать трудности из-за «местничества» и плохих лич­ных взаимоотношений. Первоначально работа координатора требует развития подходящих для решения проблем процедур, позволяющих эффективно распределять время. Прежде чем рабочая группа станет по-настояшему производительной, дол­жны быть решены все приводимые ниже вопросы:

Определение ролей членов группы: Убедитесь, что спеииала - зация членов группы ясна и каждый может внести полезный вклад.

Структурирование группы: Предпринимаются усилия для такой группы, которая более всего соответствует

Задаче.

Осознание метода работы группы: Проводится наблюде­ние тем, как работает тем чтобы любая неумелость или другая проблема могла быть вовремя осознана и обсужде­на.

Просеивание: Идеи приводятся в определенную последова­тельность, что помогает группе не сбиваться с курса и обра­щаться с проблемамиупорядоченно.

Уточнение задач членов группы: Проверяется, все ли поня­ли, что конкретно от них требуется, и уточняются все неясные моменты.

Запрашивание идей/реакций; Участникам предлагается выс­казать свои взгляды, предложения, особенно тем, кто кажется ушедшим в себя.

Предоставление «эфира»: Предпринимаются направленные усилия на то, чтобы точка зрения каждого была услышана.

Указание путей к цели: Предлагаются способы обращения с проблемами и информацией.

Поддержание дисциплины: Привлекается внимание к по­ступкам, подрывающим эффективность групповой работы..

Использование ресурсов: Привлекается внимание к имею­щимся ресурсам и оказывается содействие в их привлечении к работе.

Фиксируйте идеи и последовательность действий. Многие высказанные идеи затем не используются. Важно, чтобы они были зафиксированы и записаны. Когда необходимо действо­вать, нужно установить ответственного за начало работы чело­века, а также определить и совместно принять механизм про­верки продвижения в работе.

Используйте в работе систематизированный подход. Мно­гие люди намеревались быть систематичными в работе, но ре­альные каждодневные проблемы не давали им добиться этого.

Сформируйте с участием двух-трех коллег группы для об­суждения вашего опыта в решении проблем. Используйте друг друга в качестве консультантов.

Опыт учит нас, что группы, созданные для решения про­блем, могут порождать собственные проблемы. Они часто вяз­нут в усилиях сделать свою работу эффективной, и собрания группы становятся мучительными и неплодотворными. Это довольно дорогое использование ресурсов, поскольку к дей­ствительной стоимости на проведение совместной работы до­бавляются дополнительные затраты времени, затраты на сборы участников и соблюдение общественных условностей. Однако такие собрания — обязательная часть жизни организаций. Как говорится, чертой, характерной для успешно работающей орга­низации, является способность быстро решать все возникаю­щие проблемы во всем их разнообразии. Низкая способность решать проблемы — это главная трудность для любого руково­дителя, а при широкой распространенности она превращается в главное ограничение организации.