МЕНЕДЖЕР И ЗАСЕДАНИЯ
Чем выше положение менеджера, тем больше времени он проводит на засе-
Даниях. Даже на предприятиях, обладающих эффективной организационной
Структурой, драгоценное время самых умных руководителей зачастую теряет-
Ся попусту, так как никто не учился тому, как умело проводить заседания.
Приведем несколько советов, которые, на наш взгляд, помогают менеджерам
Экономить свое время.
Прежде всего следует начинать с решения главного вопроса: действи-
Тельно ли стоит рассматривать данную тему на совещании. В большинстве
Случаев главное преимущество заседаний - возможность проведения диалога
Между его участниками - не может быть реализовано, поскольку начальник
Хочет лишь передать информацию и даже не предусматривает давать ответы
На вопросы собравшихся. Если вопрос не требует немедленного решения,
Лучше обойтись без проведения совещания. Остается довести до внимания
Сотрудников важную информацию либо циркулярным письмом, либо через
Компьютерную систему в рамках предприятия. В этом, по-видимому, и состо-
Ит один из парадоксов работы на предприятии.
Как правило, рекомендуется собирать коллектив сотрудников по трем
Причинам:
- при необходимости принятия коллективного решения вопроса. Нужная
Для этого информация рассылается по нескольким отделам;
- при условии, что решение вопроса имеет значение одновременно для
Нескольких отделов;
- при условии, что для решения вопроса необходимо воспользоваться
Различными мнениями отдельных групп.
Во всех случаях целесообразно:
- сообщать участникам заседания его тему, по крайней мере, за два дня
До его проведения;
- повестку дня составлять с заранее обусловленным регламентом. Участ-
Ники в таком случае лучше подготовятся по наиболее интересующим их те-
Мам;
- ознакомить каждого со списком всех участников совещания, поскольку
Данный момент также оказывает влияние на процесс подготовки собрания.
Если вы сами председательствуете на совещании, вам не следует забы-
Вать о том, кто на нем принимает участие, какие должности занимают эти
Люди и что можно ожидать от них. Это поможет вам сохранить самообладание
И избежать того, чтобы по причине собственного смущения дискуссия прев-
Ратилась в бесцельную беседу.
Председательствуя на собрании, вам нужно также иметь в виду следующий
Момент; любое заседание характеризуется тем, каково его предполагаемое
Содержание и как оно протекает на самом деле. Иначе говоря очень важно
Владеть механизмом проведения дискуссий. При этом второй аспект намного
Сложнее, хотя содержание - смысл совещания. Иногда лучше, чтобы ход дис-
Куссии контролировал не руководитель, а другой человек, роль которого
Должна заключаться в том, чтобы следить за теми, кто уже выступил, а кто
Еще не имел слова, кто говорит чересчур долго и заводит беседу в тупик.
Другими словами, задача такого председателя не давать совещанию уходить
От темы, обеспечивать дисциплину и регламент.
Если на собрании будет председательствовать руководитель, советуем
Ему начинать заседание с небольшого вступительного слова (3-5 минут).
Оно в решающей степени определяет успех или неуспех заседания, В нем
Надлежит определить:
- цель собрания и повестку дня;
- порядок ведения дискуссии;
- предысторию обсуждаемой проблемы;
- ее предполагаемые результаты;
- возможные решения и условия их принятия или отклонения;
- порядок ведения протокола.
К участию в дискуссии желательно привлекать относительно спокойных
Сотрудников. При необходимости важно побуждать возникновение противопо-
Ложных точек зрения. Последнее касается прежде всего мнений председателя
И руководителя совещания.
Ни в коем случае нельзя допускать в дискуссиях резких выпадов в адрес
Чьего-либо личного мнения, нужно следить за тем, чтобы выступающих не
Прерывали и не осмеивали их мнения.
Важно направлять участников заседания на достижение общего для всех
Результата, не заключать компромисса, пока все участники не выскажут
Своего собственного мнения.
При подведении итогов обсуждения обобщайте важнейшие положения, при
Этом постоянно спрашивайте, все ли вас правильно поняли. Даже если вы не
Требуете формального согласия, в конце собрания следует обратиться к
Присутствующим вот с такой фразой: "Мы сейчас договорились... Все ли
Согласны с этим?" После этого нужно убедиться в правильности реакции
Собрания.
В заключение не забудьте определить, кто и что будет выполнять. Пос-
Ледняя задача - проследить за тем, чтобы все получили протокол результа-
Тов собрания.
Большое внимание в западных странах уделяется умелому в психологичес-
Ком отношении руководству, т. е. общению менеджеров с остальными сотруд-
Никами предприятия. Обратим внимание на тринадцать так называемых
"смертных грехов", иными словами, ошибок в общении с сотрудниками, кото-
Рых менеджеру следует избегать.
1. "Отказ от личной ответственности"
Многие менеджеры с трудом мирятся с неудачами, а тем более преодоле-
Вают их. Нередко они винят во всем различные обстоятельства, и что еще
Хуже, перелагают ответственность на подчиненных им сотрудников.
2. "Не препятствовать дальнейшему повышению уровня квалификации и
Росту талантов сотрудников".
Люди, труд которых недооценивается и которые имеют недостаточную за-
Интересованность в труде, работают хуже других. В конечном счете именно
Слабый сотрудник определяет уровень всей рабочей группы.
3. Проверка результатов вместо оказания влияния на мышление"
Как правило, менеджеры ожидают достижения поставленных целей и мыслят
Лишь об этом. Они редко принимают во внимание, что любой приказ может
Породить у сотрудника определенные чувства и длинные цепочки мыслей, а
Это, как правило, имеет решающее значение для достижения успеха.
4. "Становиться на неправильные позиции"
Кто требует от сотрудников проявления лояльности, должен и сам уметь
Проявлять лояльность, уметь поддерживать сотрудников в случае допущения
Ими просчетов.
5. "Забыть о важности прибыли"
Любой менеджер вносит свой вклад в дело получения прибыли. Целесооб-
Разно иногда давать себе критический отчет в этом,
6. "Руководить всеми сотрудниками одинаково"
Каждый сотрудник обладает собственной судьбой и личностью. У каждого
Свое происхождение и образование, свой характер, свои сильные и слабые
Стороны, представления о профессии. Тот менеджер, который считает, что
Все сотрудники на фирме одинаковы, не может рассчитывать на достижение
Успехов.
7. "Сосредоточиться не на цепях, а на проблемах"
Кто постоянно разменивается на решение мелких проблем, не может на-
Долго задержаться в кресле руководителя.
8. "Быть начальником, а не товарищем"
Менеджер должен ощущать свою ответственность перед сотрудниками, а не
За них.
9. "Не придерживаться общих правил"
Точность и четкость менеджера в осознании расходов и доходов, недос-
Татков и потерь предприятия, его общих направлений и путей развития не
Создают препятствий для его продвижения по службе.
10. "Наставлять сотрудников"
Менеджер должен достигать намеченных целей, улучшая условия труда
Сотрудников, стимулируя его, прилагая необходимые усилия и обеспечивая
Тесное сотрудничество.
11. "Допускать невнимание"
Умелые менеджеры в своей работе показывают пример своим сотрудникам.
Они не требуют от них того, что сами не в состоянии сделать.
12. "Высоко оценивать работу только лучших сотрудников"
Умелым менеджером является тот, кто может дать ощутить большинству
Сотрудников результаты своего собственного успеха.
13. "Манипулировать людьми"
Угрозы, страх, паника - всегда означают неумелое руководство. Опытный
Менеджер надеется на понимание и готовность всех сотрудников соот-
Ветствовать принципу: "руководить - значит справиться с самим собой".
Итак, предприятие, его руководство и сотрудники представляют собой
Небольшую часть экономики конкретной страны и всего мирового хозяйства.
Менеджеры, и прежде всего руководители высшего звена управления, должны
Постоянно иметь в виду, что предприятие живет на рынке и зависит целиком
От него, что существует только благодаря работе своих сотрудников. Су-
Ществование предприятия оправдывается фактом удовлетворения жизненных
Потребностей не только клиентов, но и своих собственных сотрудников.
