ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

Внемашинное информационное обеспечение

Система показателей служит основой для построения элементов внемашин- ного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных экономических и технико-эконо­мических показателей, используемых для решения задач ИС. Она определяет содержание управленческих документов и массивов.

Система показателей устанавливается также в зависимости от уровня управ­ления: корпорация, предприятие, подразделение и т.д.

• ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КЛАССИФИКАЦИИ ТЕХНИКО­ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Для того чтобы обеспечить эффективный поиск, обработку на ЭВМ и пере­дачу по каналам связи технико-экономической информации, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Классификация — это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Классифи­кация позволяет установить связи между объектами. Под объектом понимает­ся любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свой­ства. Совокупность правил распределения объектов множества на подмноже­ства называется системой классификации.

Свойство (или характеристика объекта классификации), которое позволяет установить его сходство или различие с другими объектами классификации, называется признаком классификации. Например, признак «роль предприятия- партнера в отношении деятельности объекта автоматизации» позволяет раз­делить все предприятия на две группы (на два подмножества): «поставщики» и «потребители». Множество или подмножество, объединяющее часть объектов классификации по одному или нескольким признакам, носит название клас­сификационной группировки.

Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется фор­мализованное описание информации в ИС, содержащей наименования объ­ектов, классификационных группировок и их кодовые обозначения.

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: междуна­родные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные.

Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества. Общегосударствен­ные (общесистемные) классификаторы обязательны для организации процес­сов передачи и обработки информации между экономическими системами государственного уровня внутри страны. Отраслевые классификаторы исполь­зуют для выполнения процедур обработки информации и передачи ее между организациями внутри отрасли. Локальные классификаторы используют в пределах отдельных предприятий.

Каждая система классификации характеризуется следующими свойствами:

• гибкостью;
• емкостью;
• степенью заполненности.

Гибкость системы — это способность включения новых признаков, объектов без разрушения структуры классификатора. Необходимая гибкость определя­ется временем жизни системы.

Емкость системы — это наибольшее количество классификационных груп­пировок, допускаемых в данной системе классификации.

Степень заполненности системы определяется как частное от деления фак­тического количества группировок на величину емкости системы.

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классифика­ции: иерархическая и многоаспектная.

При использовании иерархического метода классификации происходит «по­следовательное разделение множества объектов на подчиненные, зависимые классификационные группировки». Получаемая на основе этого процесса клас­сификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней классифицируе­мые объекты разбиваются на подмножества по какому-либо признаку и дета­лизируются на каждой следующей ступени классификации.

Характерными особенностями иерархической системы являются:

• возможность использования неограниченного количества признаков классификации;
• соподчиненность признаков классификации, что выражается разбиени­ем каждой классификационной группировки, образованной по одному при­знаку, на множество классификационных группировок по нижестоящему (под­чиненному) признаку.

Таким образом, классификационные схемы, построенные на основе иерар­хического принципа, имеют неограниченную емкость, величина которой за­висит от глубины классификации (числа ступеней деления) и количества объ­ектов классификации, которое можно расположить на каждой ступени. Коли­чество же объектов на каждой ступени классификации определяется основанием кода, т.е. числом знаков в выбранном алфавите кода. Выбор не­обходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объ­ектов классификации и характера задач, для решения которых предназначен классификатор.

При построении иерархической системы классификации сначала выделя­ется некоторое множество объектов, подлежащее классифицированию, для него определяются полное множество признаков классификации и их сопод- чиненность друг другу, затем производится разбиение исходного множества объектов на классификационные группировки на каждой ступени классифи­кации. К преимуществам данной системы следует отнести логичность, про­стоту ее построения и удобство логической и арифметической обработки.

Серьезным недостатком иерархического метода классификации является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и поряд ком их использования по ступеням классификации. Это ведет к тому, что при изменении состава объектов клас­сификации, их характеристик или характера решаемых при помощи класси­фикатора задач требуется коренная переработка классификационной схемы. Гибкость этой системы обеспечивается только за счет ввода большой избыточ­ности в ветвях, что приводит к слабой заполненности структуры классифика­тора. Поэтому при разработке классификаторов следует учитывать, что иерар­хический метод классификации более предпочтителен для объектов с относи­тельно стабильными признаками и для решения многократно используемого комплекса задач.

Многоаспектная система — это система классификации, которая использу­ет параллельно несколько независимых признаков (аспектов) в качестве осно­вания классификации.

Аспект — точка зрения на объект классификации, который характеризует­ся одним или несколькими признаками.

Существуют два типа многоаспектных систем: фасетная и дескрипторная. Фасет — это аспект классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок. Дескриптор — ключевое сло­во, определяющее некоторое понятие, которое формирует описание объекта и дает принадлежность этого объекта к классу, группе и т.д.

Под фасетным методом классификации понимается «параллельное разде­ление множества объектов на независимые классификационные группировки». При этом методе классификации заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимо­сти создания классификационной группировки для решения конкретной за­дачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасет и их объеди­нение в определенной последовательности.

Внутри фасеты значения признаков могут просто перечисляться по неко­торому порядку или образовывать сложную иерархическую структуру, если су­ществует соподчиненность выделенных признаков.

К преимуществам данной системы следует отнести большую емкость систе­мы и высокую степень гибкости, поскольку при необходимости можно вводить дополнительные фасеты и изменять их место в формуле. При изменении ха­рактера задач или характеристик объектов классификации разрабатываются новые фасеты или дополняются новыми признаками уже существующие фа­сеты без коренной перестройки структуры всего классификатора.

К недостаткам можно отнести сложность структуры и низкую степень за­полненности системы.

Содержание документов или показателей можно достаточно полно и точно отразить с помощью списка ключевых слов — дескрипторов.

Для того чтобы обеспечить точность и однозначность поиска с помощью дескрипторного языка, необходимо предварительно определить все постоянные отношения между терминами: родовидовые, синонимии, омонимии, а также ассоциативные. Все выделенные отношения описываются в семантическом словаре понятий — тезаурусе, который разрабатывается с целью проведения индексирования документов, показателей и информационных запросов.

В современных классификационных схемах часто одновременно использу­ются оба метода классификации. Это снижает влияние недостатков методов классификации и расширяет возможность использования классификаторов в информационном обеспечении управления. Например, при классификации продукции для определения семейства продукции, группы продукции, серии используется иерархическая структура, включающая:

• код серии продукта;
• конфигурационные параметры;
• свойства.

При этом код серии продукта — алфавитно-цифровой, однозначно иденти­фицирует отдельный продукт. Конфигурационные параметры — свойства, зна­чения которых могут быть различными в зависимости от потребностей поль­зователей. Свойства — предопределенные характеристики отдельных продук­тов, которые не могут меняться для одного и того же продукта.

Рассмотренные выше системы классификации хорошо приспособлены для организации поиска с целью последующей логической и арифметической об­работки информации на ЭВМ, но лишь частично решают проблему содержа­тельного поиска информации при принятии управленческих решений.

Для полной формализации информации недостаточно простой классифи­кации, поэтому осуществляют ее кодирование. Кодирование — это процесс при­своения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования. Кодирование реализует перевод ин­формации, выраженной одной системой знаков, в другую систему, т.е. перевод записи на естественном языке с помощью кодов. Система кодирования — это совокупность правил обозначения объектов и группировок с использованием кодов. Код — это условное обозначение объектов или группировок в виде зна­ка или группы знаков в соответствии с принятой системой. Число знаков это­го множества называется основанием кода. Различают следующие типы алфа­витов: цифровой, буквенный и смешанный.

Код характеризуется следующими параметрами:

• длиной;
• основанием кодирования;
• структурой кода, под которой понимают распределение знаков по при­знакам и объектам классификации;
• степенью информативности, рассчитываемой как частное отделения общего количества признаков на длину кода;
• коэффициентом избыточности, который определяется как отношение максимального количества объектов к фактическому количеству.

К кодам предъявляются определенные требования:

• код должен осуществлять идентификацию объекта в пределах заданного множества объектов классификации;
• желательно предусматривать использование в качестве алфавита кода де­сятичных цифр и букв;
• необходимо обеспечивать по возможности минимальную длину кода и достаточный резерв незанятых позиций для кодирования новых объектов без нарушения структуры классификатора.

Методы кодирования могут быть регистрационными (носят самостоятель­ный характер) или классификационными (основаны на предварительной клас­сификации объектов).

Регистрационные методы кодирования бывают двух видов: порядковый и се­рийно-порядковый. В первом случае кодами служат числа натурального ряда. Каждый из объектов классифицируемого множества кодируется путем при­своения ему текущего порядкового номера. Данный метод кодирования обе­спечивает довольно большую долговечность классификатора при незначитель­ной избыточности кода. Этот метод обладает наибольшей простотой, исполь­зует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность каждого объекта классификации. Кроме того, он обеспечивает наиболее простое при­своение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения классифи­катора. Существенным недостатком порядкового метода кодирования являет­ся отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта, а также сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками.

В серийно-порядковом методе кодирования кодами служат числа натураль­ного ряда с закреплением отдельных серий этих чисел (интервалов натураль­ного ряда) за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии, кроме кодов имеющихся объектов классификации, предусматривается определенное количество кодов для резерва.

Классификационные методы кодирования используют для отражения класси­фикационных взаимосвязей объектов и группировок в основном для сложной логической обработки экономической информации. Группу классификацион­ных систем кодирования можно разделить на две подгруппы — системы по­следовательного кодирования и системы параллельного кодирования — в за­висимости оттого, какую систему классификации используют для упорядоче­ния объектов.

Последовательные системы кодирования характеризуются тем, что они бази­руются на предварительной классификации по иерархической системе. Код объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе кодирования. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки.

Параллельные системы кодирования характеризуются тем, что они строятся на основе использования фасетной системы классификации и коды группи­ровок по фасетам формируются независимо друг от друга.

В параллельной системе кодирования возможны два варианта записи кодов объекта:

• Каждый фасет и признак внутри фасета имеет свои коды, которые вклю­чаются в состав кода объекта. Такой способ записи удобно применять тогда, когда объекты характеризуются неодинаковым набором признаков. При фор­мировании кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки.
• Для определения групп объектов выделяется фиксированный набор при­знаков и устанавливается стабильный порядок их следования, т.е. устанавли­вается фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать, значе­ние какого из признаков приведено в определенных разрядах кода объекта.

Параллельный метод кодирования имеет ряд преимуществ. К достоинствам следует отнести гибкость структуры кода, обусловленную независимостью при­знаков, из кодов которых строится код объекта классификации. Метод позво­ляет использовать при решении конкретных технико-экономических и соци­альных задач коды только тех признаков объектов, которые необходимы, что дает возможность работать в каждом отдельном случае с кодами небольшой длины. При этом методе кодирования можно осуществлять группировку объ­ектов по любому сочетанию признаков. Параллельный метод кодирования хо­рошо приспособлен для машинной обработки информации. По конкретной кодовой комбинации легко узнать, набором каких характеристик обладает рас­сматриваемый объект. При этом из небольшого числа признаков можно об­разовать большое число кодовых комбинаций. Набор признаков при необхо­димости может легко пополняться присоединением кода нового признака. Это свойство параллельного метода кодирования особенно важно при решении технико-экономических задач, состав которых часто меняется.

Наиболее сложными вопросами, которые приходится решать при разработ­ке классификатора, являются выбор методов классификации и кодирования и выбор системы признаков классификации. Основой классификатора должны быть наиболее существенные признаки классификации, соответствующие ха­рактеру решаемых с помощью классификатора задач. При этом данные при­знаки могут быть или соподчиненными, или несоподчиненными. При сопод­чиненных признаках классификации и стабильном комплексе задач, для ре­шения которых предназначен классификатор, целесообразно использовать иерархический метод классификации, который представляет собой последо­вательное разделение множества объектов на подчиненные классификацион­ные группировки. При несоподчиненных признаках классификации и при большой динамичности решаемых задач целесообразно использовать фасетный метод классификации.

Важным вопросом является также правильный выбор последовательности использования признаков классификации по ступеням классификации при иерархическом методе классификации. Критерием при этом является стати­стика запросов к классификатору. В соответствии с этим критерием на верхних ступенях классификации в классификаторе должны использоваться признаки, к которым будут наиболее частые запросы. По этой же причине на верхних ступенях классификации выбирают наименьшее основание кода.

• УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления эконо­мическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении технико-экономической задачи, распо­ложенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм доку­ментов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объ­ектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов.

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизиро­ванных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом потоков документов и их запутанностью, дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

• проведение унификации и стандартизации документов;
• введение безбумажной технологии, основанной на использовании элек­тронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Унификация документов осуществляется путем создания единых форм до­кументов, в которых представлены показатели, единицы измерения и термины.

Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов.

Унифицированная система документации (УСД) — это рационально орга­низованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управле­ния некоторым экономическим объектом. По уровням управления системы документации делятся на межотраслевые системы, отраслевые и системы до­кументации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

• документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в АИС;
• УСД должна содержать полную информацию, необходимую для опти­мального управления тем объектом, для которого она разрабатывается;
• УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислитель­ной техники для сбора, обработки и передачи информации;
• УСД должна обеспечить информационную совместимость АИС различ­ных уровней;
• все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизи­ты-признаки в них должны быть закодированы с использованием междуна­родных, общесистемных или локальных классификаторов.