ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

СОВРЕМЕННЫЕ ПОДХОДЫ К УПРАВЛЕНИЮ

Понятие системы и классификация систем

Современные строительные организации представляют собой сложные ор­ганизационные системы. Под системой понимают упорядоченный комплекс взаимосвязанных элементов (подсистем, частей), составляющих целостное образование. При этом подсистемы (части) функционируют во времени как единое целое — каждый объект, каждая подсистема или ячейка работает ради одной цели, которая стоит перед системой в целом.

При такой трактовке системами являются: машина, собранная из деталей и узлов, живой организм, образуемый совокупностью клеток, предприятие, объединяющее и связывающее в единое целое множество производственных про­цессов, машин, установок, коллективов людей, различные виды ресурсов, готовую продукцию, отрасли, включающие предприятия и организации, народ­ное хозяйство в целом, состоящее из связанных между собой отраслей.

Отличительными признаками системы выступают:

• наличие взаимосвязанных частей в объекте;
• взаимодействие между частями объекта;
• упорядоченность данного взаимодействия для достижения общей цели системы.

К основным компонентам системы относят: элемент системы, взаимоотно­шения между элементами, подсистему, структуру системы.

Первый компонент системы — элемент системы, ее минимальная целая часть, которая функционально способна отразить некоторые общие закономерности системы в целом. Кроме функциональной характеристики, минимальность определяется самим субъектом исследования как достаточная часть, удовлет­воряющая познавательную и преобразовательную потребности.

Вторым компонентом системы выступают взаимоотношения между элемен­тами, или связи. Взаимоотношения могут быть нейтральными, когда оба эле­мента не претерпевают каких-либо структурных или функциональных изме­нений, или функциональными, когда один элемент, воздействуя на другой, приводит к структурным или функциональным изменениям в этом элементе.

Третьим компонентом системы является подсистема, состоящая из ряда эле­ментов системы, которые возможно объединить по схожим функциональным проявлениям. В системе может быть различное количество подсистем. Это за­висит от основных функций подсистемы: внутренних и внешних.

Четвертым компонентом системы выступает структура системы. Под струк­турой понимается совокупность связей, взаимоотношений между всеми эле­ментами системы, между ее подсистемами, между системой и внешней средой.

Если рассматривать совокупность всех связей внутри системы, то такая структура будет внутренней. Если рассматривать совокупность всех связей как внутри системы, так и системы с внешней средой — такая структура называет­ся полной структурой.

Так как в природе существует огромное количество систем, то их классифи­цируют по различным признакам. В зависимости от изменения состояния си­стем во времени они делятся на статические и динамические. Статическая — это такая система, которая не изменяется во времени. Динамическая — это систе­ма, изменяющаяся во времени и переходящая из одного состояния в другое. Условием эффективного функционирования динамических систем является их устойчивость, т.е. нечувствительность к некоторым неизбежным посторон­ним возмущениям. Устойчивость работы системы предусматривается на стадии ее проектирования. Так, управление производственными процессами в цехе должно обеспечивать выпуск заданного количества продукции при различных возможных отклонениях в производственном процессе. Динамические систе­мы, способные управлять своим поведением, относятся к самоуправляемым, для которых характерно наличие двух подсистем — управляющей и управляемой.

В зависимости от взаимоотношений систем с внешней средой они бывают открытые и закрытые. Закрытые системы не осуществляют обмена энергией или информацией со средой, открытые же функционируют только в условиях взаимодействия с внешней средой. Системы управления предприятием обла­дают качеством как открытых, таки закрытых систем. Системы бывают живой, неживой природы и социальные. По сложности организации системы делятся на простые, сложные и очень большие, характеризуемые степенью сложности структуры и функционирования. К простым системам относятся такие, кото­рые независимо от их масштабов можно описать с помощью детерминирован­ных математических методов и моделей. Сложные системы имеют сложную структуру со стохастическими связями (включая обратные связи), поведением, стохастические входы и выходы. Большие системы обладают такими же при­знаками, что и сложные, но, кроме того, им присущи: наличие целей и систем управления, наличие комплекса проблем состязательного и конкурирующего характера, несчетное разнообразие по возможным связям, функциям и информационным состояниям. Практически все существующие организационные системы можно представить в виде кибернетической системы различной слож­ности. Важнейшими признаками любой кибернетической системы являются наличие:

• двух компонентов — объекта и органа управления, связанных обратными и прямыми информационными каналами, образующими замкнутые контуры;
• цели, критериев эффективности и ограничений;
• алгоритма и программы управления.

В зависимости от предвидения поведения системы делятся на детермини­рованные (поведение системы можно предвидеть заранее) и стохастические (вероятностные). Системы могут быть иерархическими или скелетными. В за­висимости оттого, обладает система возможностью управлять или нет, системы делят на самоуправляемые (управляемые) и неуправляемые.

В производственных системах различают два вида управления: управление технологическими процессами и управление коллективами людей. Основное различие между ними состоит в характере объекта управления. В первом случае объектом управления являются технические системы — машины, станки, при­боры, оборудование. Во втором — коллективы людей. Отличаются они и фор­мой информации, передаваемой по каналам прямой и обратной связи. В первом случае она, как правило, представляется в виде различных сигналов (электри­ческих, механических, оптических), во втором — в виде документов (которые могут быть записаны также на магнитных носителях) или устных распоряжений. Управление технологическими процессами изучается в технических дисципли­нах. Наша же задача — рассмотрение вопросов управления коллективами лю­дей, в частности, коллективами строительных организаций. Такие системы относятся к классу организационных.

Организационные системы обладают важнейшими свойствами, которые необходимо учитывать при управлении. К ним можно отнести: целостность, обособленность, централизованность, адаптивность, совместимость, неадди­тивность отношений, эмерджентность, синергичность, мультипликативность, неопределенность данных, многокритериальность, стохастичность, порог слож­ности , редкую повторяемость проблемных ситуаций, фактор времени, обратную связь.

Раскроем сущность названных свойств, влияющих на организацию управ­ления:

• Целостность. Свойство целостности означает, что организационная си­стема существует как образование, в котором каждый из элементов выполняет определенные функции. Целостность организационной системы означает от­сутствие необходимости добавления или устранения ее отдельных структурных элементов для повышения эффективности и устойчивости функционирования. Целостность системы может быть определена как свойство, характеризующее устойчивость функционирования организационной системы при ее минималь­ной структурной сложности и минимально необходимых ресурсах. Проблема состоит в том, что организационные системы могут функционировать при су­щественном (и часто неоправданном) усложнении или упрощении управлен­ческой структуры, однако при этом она теряет темп развития и устойчивость. Чаще всего для повышения целостности организационной системы возникает необходимость устранять многочисленные излишние звенья и, значительно реже, — добавлять новые. Особенно большие трудности возникают при раци­онализации систем управления и устранении излишних звеньев, порожденных бюрократизмом.

• Обособленность. Обособленность — свойство, которое характеризует от­носительную изолированность, автономность тех или иных организационных систем. Свойство обособленности проявляется при разделении полномочий, определении границ хозяйственной самостоятельности предприятий, регионов, отраслей.
• Централизованность. В организационных системах функции централи­зованных систем выполняют: в коллективе — руководитель, лидер, менеджер; на фирме — администрация; в стране — государственный аппарат. Недостатки централизации в развитии российского общества очевидны — это и невысокий уровень методологических обоснований путей и направлений развития эконо­мики как единой системы, и склонность к жесткому администрированию, и невысокий уровень организационно-методических обоснований и рекомен­даций при решении социально-экономических проблем, требующих центра­лизованных усилий (ценообразование, внешнеэкономическая деятельность, социальная защита, экологическая проблематика, пропорции отраслевого и регионального развития).
• Адаптивность. Свойство адаптивности организационной системы озна­чает способность приспосабливаться к изменениям внутренних и внешних условий таким образом, чтобы эффективность и стабильность функциониро­вания ее не ухудшалась. Адаптивность организационных систем тесно связана со свойствами саморегулирования. В том случае, когда сама организационная система хорошо структурирована и отлажена, обладает высоким уровнем ор­ганизации и хорошим ресурсным обеспечением, имеет квалификационную структуру кадров, адаптивные свойства такой системы могут быть высокими.
• Совместимость. К числу важнейших свойств организационных систем относится совместимость подсистем и элементов в организационной системе, которая означает, что все элементы должны обладать свойствами «сродства», взаимоприспособляемости, взаимоадаптивности. В организационных системах каждая из подсистем должна быть совместима не только с самой организаци­онной системой, но и со всеми ее составляющими подсистемами и элементами. Свойство совместимости исключительно важно при формировании комплек­сов отраслей, территориально-производственных комплексов, технологически и организационно совместимых предприятий и организаций. Развитие обще­ственного производства свидетельствует о том, что между отраслями произ­водства при любом уровне развития их специализации и кооперации возника­ют и действуют силы отталкивания. Эта закономерность до настоящего време­ни все еще недостаточно учитывается и используется в современной практике.

Проблемы совместимости в организационных системах должны решаться в следующих направлениях:

• создание эффективных централизованных механизмов, преодолевающих силы отталкивания;
• поиск эффективных механизмов адаптации в больших организационных системах, позволяющих не только преодолевать силы отталкивания, но и превращать их в силы сближения путем формирования новых элементов хозяйственного механизма в условиях его функционирования.
• Неаддитивность отношений. По определению, свойства организационной системы не есть простая сумма свойств входящих в нее элементов. Такие от­ношения в математике называют неадцитивными.

Физическая природа появления величины эффекта неаддитивности связа­на с декомпозицией организационной системы. При декомпозиции происхо­дит неизбежный разрыв не только горизонтальных, но и перекрестных связей, характеризующих целостность системы. При этом декомпозиция организаци­онной системы приводит к утрате ее отдельных качеств, которые по каким- либо причинам представляются исследователю малосущественными, те. про­исходит неизбежное «огрубление» системы в целом. Исследование неаддитив­ности представляет большой интерес для руководителей крупных организационных систем. Неаддитивность отношений в больших организаци­онных системах характеризует возникновение нового качества как продукта интеграции, соединения в целое многих элементов, их взаимовлияния, отра­жающего некие общие кооперативные свойства данного множества элементов и явлений. Необходимо отметить, что в хорошо организованной, целостной системе целое всегда больше суммы его частей, а в дезорганизованной, разоб­щенной системе целое обычно существенно меньше этой суммы.

• Эмерджентность. Свойство эмерджентности означает, что целевые функ­ции отдельных подсистем, как правило, не совпадают с целевой функцией са­мой организационной системы. Так, например, целевая функция народного хозяйства может не совпадать с целевой функцией отдельной отрасли; целевая функция отдельного работника (базовой подсистемы) может не совпадать с интересами государства и др. Использование свойств эмерджентности позво­ляет правильно относиться к противоречивости целевых функций участников производства в любой системе, поскольку их интересы вызваны внутренними противоречиями в самой системе. Разрешение этих противоречий и образует сам процесс развития и является основным содержанием управления.
• Синергичность. Синергия (синергичность) — однонаправленность дей­ствий в системе, которая приводит к усилению (умножению) конечного ре­зультата. Наука синергетика изучает связи между элементами подсистемы за счет активного обмена потоками энергии, вещества и информации в самом объекте и с окружающей средой. При согласованном поведении подсистем возрастает степень упорядоченности, самоорганизации больших систем. В управлении организационной системой синергичность означает сознательную однонаправленную деятельность всех членов коллектива как большой системы

(цели и задачи отдельных служб не могут и не должны противоречить целям и задачам организационной системы). Поиску источников и способов усиления положительной синергии и предотвращения отрицательной (негативной) си­нергии абсолютное большинство зарубежных фирм уделяют значительное вни­мание, затрачивая на них 10—20 % средств, идущих на организацию управления. Положительная синергия усиливается по мере роста организационной целост­ности больших систем, негативная — с дезорганизацией большой системы. Наибольшее влияние на развитие положительной синергии в социально-эко­номических системах оказывают: высокий уровень общей и профессиональной культуры, хорошие знания психологии, этики, физиологии, высокий уровень морально-этических качеств всех членов фирмы (организации) и грамотное использование рычагов и стимулов управления. При исследовании синергич- ности многие вопросы пока остаются неясными. Так, добавление некоторых элементов в организационные системы, наряду с повышением эффективности синергичности, ростом эффективности систем, способно подчас резко пони­жать устойчивость большой организационной системы и даже в некоторых случаях приводить к их нестабильности и разрушению. По-видимому, в систе­мах могут быть весьма полезны некоторые подсистемы — «антагонисты», ко­торые, хотя и несколько уменьшают эффект целевой функции большой орга­низационной системы, однако в значительно большей степени повышают ее устойчивость и способность наращивать темпы развития. В социально-эконо­мических системах это могут быть, например, органы правопорядка, здраво­охранения, охраны окружающей среды и другие.

• Мультипликативность. Свойство мультипликативности, присущее всем большим организационным системам, выражается в том, что эффекты, как положительные, так и отрицательные, в больших системах чаще обладают свой­ством умножения, а не сложения, как это часто считают. Умножение (а в не­которых случаях возведение в степень) отрицательных эффектов происходит в явно «облегченных» условиях — деструктивные процессы имеют выраженную тенденцию к самотеку и саморазрушению систем при отсутствии должного контролирующего и регулирующего действия со стороны общества. Положи­тельные тенденции, явления, эффекты такой способностью не обладают. Они всегда требуют организации, значительных издержек для устранения разруши­тельных процессов, нуждаются в преодолении сил самотека и торможения.
• Неопределенность данных. Неопределенность данных — фактор, присущий моменту принятия управленческого решения руководителем (должностным лицом), ставящим под ним свою подпись и с этого момента за него отвечающим в условиях, когда он не знает точных значений ряда характеристик, важных для решения, и (или) не знает о том, что ряд характеристик влияет на последствия реализации решения, но они не учитывались при подготовке решения, и (или) не знает, к какому из множеств событий отнести наблюдаемое явление.
• Многокритериалъностъ. Многокритериальность — это состояние, при ко­тором оценка деятельности организационной системы управления осущест­вляется по нескольким показателям. Деятельность организационной системы управления протекает в окружающей среде, на нее расходуются ресурсы, не­обходимые и другим системам. Естественный дефицит ряда ресурсов порож­дает противоречие с окружающей средой. Показатели, связанные с окружающей средой, можно условно назвать показателями взаимодействия с окружающей средой. Организационная система управления создается для выполнения каких- то определенных функций, следовательно, оценка качества выполнения этих функций порождает другую группу показателей качества управленческих функ­ций, которые можно условно назвать производственными или функциональ­ными показателями. Проблему создает не само число разных показателей, а так называемая противоречивость отдельных показателей. Противоречивые показатели появляются в том случае, когда для достижения целей надо доби­ваться увеличения одновременно двух противоречивых функций, вследствие чего возникает противоречивая ситуация: увеличение одной функции сопро­вождается падением другой и, следовательно, непонятно, что делать, на каком решении остановиться. Выход — компромисс, т.е. такое сочетание значений показателей, которое приемлемо для лица, принимающего решение.

• Стохастичность. Стохастичность заключается в том, что результаты ре­ализации управленческих решений являются случайными событиями. Основ­ными причинами стохастического функционирования организационных систем управления являются:
• отсутствие однозначных аналитических зависимостей между возможны­ми результатами реализации управленческих решений, с одной стороны, и состоянием системы в момент воздействия на нее возмущения в окружаю­щей среде, величинами возмущения в окружающей среде, величинами воз­мущения, параметрами управленческого решения, характеристиками це­лей, — с другой стороны. Отсутствие таких зависимостей говорит о том, что организационные системы управления не формализуемы или слабо форма­лизуемы при наличии словесного описания характеристик зависимостей на принятом языке деловой прозы;
• случайный характер «поведения» окружающей среды и, как следствие, — случайный характер возмущения (как величины, так и времени появления);
• непреднамеренные и непредсказуемые искажения и запаздывания данных о состоянии оргсистемы управления и окружающей среды в целях сбора, обработки данных людьми и предоставления информации в верхние ин­станции;
• ограниченная управляемость оргсистем: не из всякого состояния и не при всяком возмущающем воздействии можно достичь поставленной цели за конечное время; с другой стороны, попытка достижения желаемой цели из данного состояния системы и возмущающего воздействия окружающей среды может привести к непредвиденным результатам.
• Порог сложности. Порог сложности состоит в том, что в единицу времени человек в состоянии решить задачу ограниченной сложности и усвоить ограниченный объем информации. У каждого индивидуума имеется свой порог сложности решаемых задач, выше которого за ограниченное время он подняться не может. На практике средний индивидуум в состоянии одновременно обработать 6—8 взаимосвязанных факторов.

• Редкая повторяемость проблемных ситуаций. Это свойство организацион­ных систем подвергает сомнению правомочность применения классической теории вероятностей. Применение субъективных вероятностей, т.е. субъектив­ного представления о достоверности редких событий, — одна из задач теории поддержки управленческих решений, которая в настоящее время слабо раз­работана.

Неантагонистический конфликт имеет место между сотрудниками разного уровня управления, включая и первое лицо, а также между сотрудниками, на­ходящимися на одном уровне управления.

Сталкиваясь с неопределенностью обстановки и осознавая стохастичность процесса функционирования, каждый сотрудник вынужден создавать резерв ресурсов, которыми он может лично распоряжаться или влиять на их исполь­зование в интересах своего участка дела, причем объем этого резерва он, как правило, завышает по сравнению со средними потребностями и скрывает от вышестоящего начальника истинные, т.е. минимально необходимые объемы. В противном случае вышестоящий начальник превратит их в норматив. Так возникает незримый неантагонистический конфликт, в котором подчиненный стремится завысить норматив расходования ресурсов, а начальник — сократить.

• Фактор времени. Фактор времени связан с быстрым старением добываемой информации, что выдвигает в ряд наиважнейших требований сокращение по возможности процедуры обоснования и принятия управленческих решений. Часто важно принять, может быть, не самое лучшее по другим критериям ре­шение, зато вовремя.
• Обратная связь. Это то, что соединяет выход со входом системы и исполь­зуется для контроля за изменением выхода.