ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

ФУНКЦИЯ КОНТРОЛЯ

Итак, были рассмотрены три основные (базовые) функции управления стро­ительством — планирование, организация и мотивация.

Почему необходима функция контроля? Есть несколько объективных об­стоятельств, которые обусловливают потребность общества в организации кон­троля в различных сферах экономической и социальной жизни, а также опре­деляют сущностные характеристики контроля в управлении. К таким явлени­ям (обстоятельствам) прежде всего относятся неопределенность и связанные с ней риски экономических и социальных потерь. Неопределенность — одна из основных реалий жизни. Неопределенность нельзя полностью устранить ни из каких принимаемых решений, в том числе из решений в сфере управления.

Как известно, процесс управления протекает в условиях постоянно изме­няющейся внешней среды: законов, состояния социальных и культурных цен­ностей, технологии, конкуренции на товарных рынках, на рынках капитала и труда, инвестиционных предпочтений и других, в том числе кризисных ситу­аций, которые выступают в роли переменных величин.

Очень редко бывает, что управление протекает вне зависимости от смежных субъектов хозяйствования. Чаще всего, наоборот, управление осуществляется в рамках договоров, совместных планов, соглашений, кооперации труда и т.п., что также несет в себе различные элементы неопределенности, может негатив­но и решающим образом сказаться на достижении намеченной цели и т.д.

Процесс выполнения любого плана должен регулярно контролироваться. Это объясняется прежде всего тем, что под влиянием разнообразных факторов ситуация может меняться и те исходные позиции, которые представлялись вполне реальными в момент составления плана, могут на самом деле оказать­ся иными. С другой стороны, любой план выполняют люди, а поведение людей не всегда предсказуемо.

Если бы в процессе выполнения плана не было никаких помех, то надоб­ность в контроле отпала бы сама собой. Однако в реальной действительности процесс выполнения плана, особенно производственного, подвергается воз­действию многих дестабилизирующих факторов, зачастую непредвиденных, поэтому и необходим контроль.

При помощи обратных связей контроль позволяет субъекту управления вы­явить на возможно более раннем этапе негативное развитие ситуации и опера­тивно принять корректирующие меры для эффективного решения любой из возникших проблем.

Таким образом, контроль — это объективно существующая функция, без которой не может быть эффективной системы управления.

Легко заметить, что понятие контроля связано с понятием плана. Действи­тельно, чтобы осуществлять контроль, нужно знать, с чем сопоставлять реаль­ное положение дел. Если нет плана, то нет и контроля, поскольку не с чем сравнивать фактические показатели. С другой стороны, процесс выполнения плана невозможен без контроля. Таким образом, планирование и контроль являются двумя важнейшими взаимосвязанными между собой функциями управления. Заметим, что в разных сферах контроля вместо планов могут быть и другие документы. Например, при контроле качества строительства выпол­ненные строительные работы сопоставляют с требованиями СНиПов, ЕОСТов, проектных решений. При контроле финансовой деятельности анализируют первичные бухгалтерские документы.

Итак, контроль — это установление степени соответствия фактических по­казателей запланированным и принятие мер по устранению обнаруженных отклонений.

В теории управления контроль рассматривается в качестве одной из основ­ных функций субъекта управления. В контроле так же, как в процессе принятия решений, субъект управления наиболее полно и ярко реализует свой волевой императив, свои властные правомочия. Управляющее воздействие контроля проявляется прежде всего в том, что под его влиянием поведение управляемой системы (объекта управления) удерживается или изменяется в рамках заданной цели, требований законов, нормативов, стандартов, регламентов и многих дру­гих установлений. Действенность контроля, его властная сила утверждаются путем применения различных санкций, неотвратимость и «жесткость» которых зависят от «тяжести» допущенных нарушений. Поэтому по своей сути контроль всегда нацелен на улучшение качества и повышение эффективности управ­ления.

В строительстве, как и в других производственных системах, различают три вида контроля:

• предварительный;
• текущий;
• заключительный.

Эти три вида контроля отличаются друг от друга тем, что осуществляются на разных стадиях строительного производства, хотя формы осуществления у них практически одинаковые.

Предварительный контроль осуществляется до начала строительства, а если речь идет об отдельной строительной работе, — то до ее начала.

В строительных организациях предварительный контроль осуществляется в следующих направлениях:

• При приеме проектно-сметной документации. При приеме от заказчика проектов и смет необходимо проверить:
• технологичность принятых в проекте архитектурно-планировочных и

конструктивных решений;

• объемы строительно-монтажных работ, предусмотренные в сметах;
• стоимость строительства.

При необходимости готовятся предложения по внесению в проект соответ­ствующих изменений.

• При подготовке строительной площадки. Здесь задача контроля состоит в том, чтобы к началу основного периода строительства обеспечить полную го­товность строительной площадки.

Контроль ведется, как правило, еженедельно путем сопоставления факти­ческой готовности строительной площадки к концу каждой недели со сроками и объемами подготовительных работ, предусмотренными графиками подгото­вительных работ.

• При подготовке трудовых ресурсов. В проекте организации строительства обычно определяется, сколько рабочих и каких профессий потребуется для будущего строительства. Поэтому необходимо контролировать такие вопросы:
• достаточно ли у строительной организации трудовых ресурсов?
• если нет, то откуда они будут привлекаться?
• требуется ли их переподготовка?
• какие социально-бытовые условия для них потребуются?

Задача контроля здесь заключается в том, чтобы в основной период строи­тельства полностью обеспечить строительные объекты рабочими кадрами.

• При определении поставщиков строительных материалов и изделий. В на­стоящее время строительный рынок в достаточной степени насыщен строи­тельными материалами и изделиями. Поэтому здесь задача предварительного контроля состоит в проверке того, выбираются ли наиболее надежные постав­щики, идет ли поиск поставщиков более дешевых материалов и изделий, гото­вятся ли более совершенные методы материально-технического снабжения?
• При подготовке строительных машин и транспортных средств. В проектах организации строительства и производства работ обычно предусматриваются наиболее целесообразные для данного строительного объекта типы строитель­ных машин и транспорта. Если строительная организация сама располагает этой техникой, то задача контроля сводится к тому, чтобы проверить, как осу­ществляется ее ремонт и другие виды подготовки к началу строительства.

Если же у строительной организации какой-либо техники нет, то проверя­ется, откуда и на каких условиях она будет привлекаться (лизинг, аренда, суб­подряд).

• При подготовке финансовых ресурсов. Этот контроль призван проверить платежеспособность заказчика, его финансовое состояние. Задача контроля в этом случае заключается в том, чтобы убедиться: у заказчика достаточно средств для финансирования строительства.
• При подготовке к производству отдельных видов работ. Этот контроль ве­дется уже в ходе строительства перед началом каждого очередного строитель­ного процесса. Прежде чем приступить к выполнению очередного процесса, необходимо проверить:
• готов ли фронт работ, завершен ли полностью предшествующий процесс?
• обеспечена ли бригада рабочих инструментом, инвентарем, приспосо­блениями, спецодеждой?
• готовы ли машины и механизмы к работе?
• готовы ли леса и подмости?
• соответствует ли качество строительных материалов и изделий требова­ниям?

Только получив положительные ответы на вопросы предварительного кон­троля, можно приступать к выполнению очередного строительного процесса.

Центральное место в текущем контроле занимает, естественно, производ­ственная деятельность строительной организации. Именно регулярный кон­троль выполнения показателей годового и оперативных производственных планов является основной задачей текущего контроля. Ибо обеспечение эф­фективности строительного производства и его организация в соответствии с производственными планами являются основной предпосылкой для достиже­ния высоких финансово-экономических показателей.

Как было отмечено выше, основными видами оперативных планов являют­ся месячные и недельно-суточные планы, разрабатываемые на основе годово­го производственного плана. Поэтому основным видом текущего контроля в строительстве является ежедневный диспетчерский контроль выполнения не­дельно-суточных планов строительно-монтажных работ.

Необходимо также контролировать выполнение качественных показателей: производительности труда, рентабельности, снижения себестоимости и других. Текущий контроль этих показателей осуществляется, как правило, ежемесячно на основе отчетов, составляемых всеми подразделениями строительной орга­низации по результатам выполнения месячных оперативных планов. В случае невыполнения каким-либо из подразделений качественных показателей ана­лизируются причины и принимаются меры по устранению возникших откло­нений. Эти меры учитываются при составлении оперативного плана на следу­ющий месяц.

Если внимательно проанализировать содержание любого вида контроля, то нетрудно будет убедиться, что процедура его проведения основана прежде все­го на идее обратной связи.

Именно механизм обратных связей в сочетании с прямым непосредствен­ным воздействием контроля на объект управления создают необходимые пред­посылки нормального функционирования социально-экономических процессов.

Содержание прямых и обратных связей в контрольной деятельности до­вольно полно раскрывается в следующих способах и процедурах ее осущест­вления:

• установление стандартов и критериев, которые выбираются на стадии планирования из многочисленных целей и стратегий;
• сбор, обработка и анализ информации о фактическом положении дел;
• сравнение полученных данных с запланированными показателями, уста­новленными нормативами, стандартами и др.;
• выявление отклонений, нарушений и анализ причин их появления;
• разработка системы корректирующих действий, мероприятий, для того чтобы удержать или изменить поведение объекта управления в рамках заданной цели, других управленческих решений.

Обратная связь в процессе контроля — это данные о полученных результа­тах. В целом системы обратной связи позволяют субъекту управления выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свои действия, чтобы избежать отклонения от намеченной цели.