Организация автосервиса

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО АВТОСЕРВИСНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

• Организация делопроизводства

Обеспечить высокую эффективность деятельности означает не нести лиш­них расходов, не терять ни одного заказа, ни одного клиента, использовать малей­шие возможности для развития сбыта, не пренебрегать малыми суммами ни в до­ходах, ни в расходах, создать в коллективе атмосферу сотрудничества, обеспечить дисциплину в выполнении каждой операции.

Четкая и красивая документация является своего рода лицом фирмы. Необ­ходимо организовать правильное делопроизводство, регистрацию входящих и ис­ходящих документов, ведение картотек клиентов и деловых партнеров, журналов учета приказов, входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, ин­структажа по технике безопасности и т. д., ведение картотек, компьютеризацию учета движения запасных частей, расчета цен и подготовки прейскурантов, сче­тов, накладных, статистики, баз данных о клиентах, партнерах, анализа и прогноза спроса. Компьютеризация жизненно важна, если есть намерения расширять биз­нес. Компьютерная обработка говорит клиентам о солидности и намерениях долго работать на рынке. Освоение компьютерных систем занимает не менее года, по­этому чем раньше начать, тем быстрее будет отдача. Лучшим аргументом в пользу компьютеров служит тот факт, что сейчас у нас, как и за рубежом, стоимость со­временной оргтехники стала ниже стоимости содержания сотрудников.

Осуществлять печать исходящих документов в хорошем качестве на лазер­ном или струйном принтере. Красивый шрифт требует и грамотного языка, и ува­жительной интонации писем, т. е. приучает персонал к ответственному отноше­нию к документам. Высылать коммерческие предложения и рекламу возможным партнерам почтой и избегать использования факса, т. к. во-первых, качество пе­редачи при наших линиях связи в большинстве случаев плохое и документ выгля­дит несолидно, а во-вторых, фактически Вы вынуждаете частично оплачивать факс и адресата (расходуется его бумага) без его согласия, что является не совсем невежливо.

Высылать необходимо только оригиналы писем с «живой» подписью руко­водителя.

Электронная почта быстрее доставляет информацию, но ее использование не всегда эффективно т. к.:

- чаще всего электронную почту просматривает секретарь и им же прини­мается решение - что распечатать для руководителя, а что нет, поэтому много писем просто не доходят до нужных лиц, т. к. квалификация секретарей в боль­шинстве случаев является недостаточной для правильного решения;

• объемы электронных почтовых ящиков могут быть ограничены и, если секретарь долго не заглядывает в ящик, то он может быть заполнен до отказа и не принимать новых сообщений;
• пока еще мало фирм, которые выделяют каждому ответственному сотруд­нику отдельный электронный почтовый адрес, чтобы он сам отправлял и прини­мал почту.
• рекламных электронных писем и «спама» на все фирмы поступает слиш­ком много, они раздражают и, если при первом взгляде письмо оценивается как рекламное, оно тут же уничтожается - если вы неудачно начали письмо, нет шан­сов на то, что его прочтут.

Всегда следует отвечать на письма и другие обращения. Деловая этика тре­бует, чтобы на срочные запросы отвечали в течение суток, на обычные - в течение недели. Если вы в этот срок не укладываетесь, направьте промежуточное сообще­ние, указав, когда сможете ответить по существу.

Не следует проводить поспешных, неподготовленных переговоров. Начи­найте деловые контакты, только имея разработанную политику и тактику перего­воров.

• Организационные и распорядительные документы

Организационная функция - одна из основных управленческих функций, в содержание которой входит:

• создание, реорганизация, ликвидация организации;
• формирование структуры;
• определение штатной численности и номенклатуры должностей;
• регламентация деятельности структурных подразделений;
• формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
• регламентация деятельности аппарата управления;
• установление режима работы и системы охраны;
• организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется ком­плекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определя­ющие статус организации, ее компетенцию, структуру штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие ас­пекты.

К организационным документам относятся учредительные документы орга­низации, структура и численность аппарата управления, штатное расписание, пра­вила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, долж­ностные инструкции и другие документы.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации. Они в обязательном по­рядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - выше­стоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным орга­ном (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руко­водителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа.

Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия отно­сятся к бессрочным: они действуют до их отмены или до утверждения новых вза­мен устаревших (исключение составляет штатное расписание, которое разрабаты­вается и утверждается ежегодно).

Организация считается созданной и приобретает права юридического лица с момента государственной регистрации, при этом данные регистрации включа­ются в Единый Г осударственный реестр юридических лиц, а фирменное наимено­вание организации может быть использовано только данным юридическим лицом.

В зависимости от организационно-правовой формы организации к учреди­тельным документам можно отнести устав организации; учредительный договор и устав; только учредительный договор; в некоторых случаях некоммерческие ор­ганизации могут действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

Устав организации утверждается в установленном порядке. В нем излага­ются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

Учредительный договор содержит характеристику предмета, целей и прин­ципов деятельности организации, права и обязанности учредителей, состав и ком­петенцию органов управления, срок действия и порядок прекращения договора.

На основании устава организации разрабатывается ее структура, определя­ется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной, численный состав организации и указывается фонд заработной платы.

При наличии в организации нескольких структурных подразделений разра­батываются положения о структурных подразделениях, в которых определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подраз­деления.

Обязанности администрации по организации труда работников обычно четко выражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ разрабатывается на основе типовых правил внутреннего трудового распорядка с учетом специфики деятельности, формы собственности и других особенностей конкретной организации. Текст правил внутреннего трудового распорядка гото­вит администрация организации, согласовывает его с выборным профсоюзным органом, а после обсуждения документа на общем собрании трудового коллектива правила утверждаются руководителем организации.

В некоторых организациях существуют положения о персонале, которые определяют трудовые правоотношения работников с организацией, взаимоотно­шение персонала с руководством организации и другие вопросы.

Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности со­трудников организации. При разработке должностных инструкций следует учи­тывать названия должностей, предусмотренных для этих служб Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разря­дов.

В процессе деятельности учреждения, по мере изменения характера дея­тельности и организации труда в организационно-правовые документы могут вно­ситься изменения. Для разных видов организационно-правовых документов уста­новлен различный порядок внесения изменений или их пересмотра. Например, из­менения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установлен­ной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников) с обязательной регистрацией измене­ний в органе государственной регистрации; изменения в штатное расписание вно­сятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. С помощью распорядитель­ных документов совершенствуются организационная структура предприятия (ор­ганизации), содержание, способы и средства осуществления основной деятельно­сти, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются все воз­никающие проблемы и ситуации.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструк­ции, указания, решения, постановления, распоряжения.

С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы. К первой группе относятся документы, создаваемые в условиях кол­легиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или другим коллеги­альном органом управления). К ним относятся постановления, решения.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и центральными ор­ганами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллеги­альности, а также представительными и коллегиальными исполнительными орга­нами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных за­дач и установления стабильных норм и правил. Руководящие коллегиальные ор­ганы (президиум, советы и др.) также принимают постановления.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные ор­ганы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др. Решениями также называют совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами.

Ко второй группе относятся документы, создаваемые в условиях единолич­ного принятия решений должностным лицом. К таким документам относятся при­каз, распоряжение, указание.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем кол­легиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга органи­заций и должностных лиц.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управле­ния преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструк­ций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Указания также как и распоряжения имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций и должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие распорядительные документы.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действую­щим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:

• по основной деятельности;
• по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

• деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;
• организационно-правовое положение сотрудников;
• порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятель­ность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регули­руют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение взысканий, поощре­ний, награждение.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного оформ­ляется на общем бланке с указанием конкретного вида (постановление, приказ и т. д.) Особенностью оформления распорядительного документа является струк­тура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирую­щей) и распорядительной. Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость:

• организации исполнения принятых законодательных, нормативно-право­вых актов и иных поручений вышестоящих органов;
• осуществления собственной деятельности в соответствии с наделенными функциями и задачами.

Вводную часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть начинается определенным глаголом, который оформляется от левого поля прописными буквами, без кавычек, затем проставля­ется двоеточие, и с красной строки оформляются распоряжения.

В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия (при­каз, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа, и распорядительная часть начинается глаголами «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиальности, используется форма изложения текста от третьего лица, единственного числа и распорядительная часть начинается глаголами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».

В совместных распорядительных документах используется форма изложе­ния текста от первого лица множественного числа, и распорядительная часть начинается глаголами «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ».

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые араб­скими цифрами, если документом предписывается выполнение различных по ха­рактеру действий. Каждый пункт распорядительного документа должен содер­жать следующую информацию: предписываемое действие, сроки исполнения, ис­полнители. В заключение распорядительной части указывается, какие распоряди­тельные документы, изданные ранее, отменяются. В последнем пункте распоря­дительной части указывается, кто осуществляет контроль исполнения распоряди­тельного документа.

Распорядительный документ, изданный на основе единоначалия, имеет одну подпись (руководителя организации, предприятия, учреждения), изданный на основе коллегиальности - две подписи (председателя коллегиального органа и секретаря или руководителя службы документационного обеспечения управле­ния).

Особенностью оформления приказов по личному составу является отсут­ствие в большинстве случаев водной части. Большинство приказов по личному составу начинаются с распорядительной части, с глагола, указывающего на пред­писываемое действие - «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т. д., а затем по нумеруемым арабскими цифрами пунктам указываются фамилии, имена и отчества сотрудника и его должности. Формулировки пунктов приводятся чет­кие, конкретные, отражающие фактическое положение, соответствующего нор­мам Трудового кодекса РФ или другим правовым актам. К каждому пункту при­каза по личному составу должно быть указано основание предписываемого дей­ствия (заявление, диплом, контракт, свидетельство, докладная записка и т. п.). Все сотрудники, фамилии которых упоминались в приказе по личному составу, должны быть ознакомлены с приказом, поэтому ниже подписи руководителя оформляется фраза «С приказом ознакомлен», и согласно действующему законо­дательству сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под расписку, т. е. он должен проставить свою личную подпись и дату ознакомления. Приказы по лич­ному составу могут оформляться с использованием унифицированной формы.

• Регистрация документов

Регистрация документов - проставление на нем номера и даты с последую­щей записью сведений о документе в регистрационных журналах или картотеках.

Регистрация документов необходима:

• для учета количества документов;
• для контроля сохранности документов;
• для контроля исполнения документов;
• для поиска документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования - входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов (присвоение номера) должна быть однократной. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое фиксируется лишь дата передачи.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют отдельно. Ре­гистрационный номер входящих и исходящих документов включает:

• порядковый номер;
• номер по перечню групп.

Например: 354/09-21, где 354 - порядковый регистрационный номер; 09-21 - номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

В состав номера могут дополнительно входить номера (коды) из классифи­каторов подразделений, вопросов деятельности и т. д.

Внутренние документы при регистрации делят на группы по видам доку­ментов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по ос­новной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы за­седаний, отчеты, докладные записки и т. д.

Порядковые регистрационные номера присваивают документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяют простую порядковую нумерацию, например: приказ № 2914, протокол № 7, акт № 54.

Регистрационные порядковые номера присваивают входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. С нового года начинают новую нумерацию.

В качестве регистрационной базы данных используют регистрационные журналы, регистрационно-контрольные карточки и компьютерные базы. Жур­налы удобны при небольшом количестве регистрируемых документов, но необхо­димо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входя­щих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.

Регистрационно-контрольные карточки позволяют более оперативно вести поиск и осуществлять контроль исполнения документов. Они печатаются в не­скольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеку. Один экземпляр карточки передают вместе с документом в структурное подраз­деление, где документ будет исполняться.

Компьютерные базы данных обычно дублируют журнальный или карточ­ный учет и обеспечивают более быстрый поиск, сортировку, анализ и контроль исполнения.

Обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор (корреспондент);
• название документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• дата поступления документа (для входящих документов);
• индекс поступления документа (для входящих документов);
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);
• номер дела;
• исполнители;
• расписка исполнителя в получении документа;
• ход исполнения;
• приложения и др.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных кар­точках документов-запросов для контроля исполнения. Документу-ответу присва­ивается самостоятельный порядковый регистрационный номер.

Конверты от поступающих по почте документов обязательно оставляйте в случаях:

• поступления заказных писем с коммерческими и финансовыми и другими важными документами - даты почтовых штемпелей необходимы для определения даты исполнения некоторых обязательств по договорам и соглашениям и служат аргументами в арбитраже и суде;

- когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время от­правки и дату получения документов.

Храните документы необходимо длительные сроки. Документы могут те­ряться и в учреждениях, и в налоговой инспекции, и в фирмах, поэтому для за­щиты своих прав лучше хранить все документы всю жизнь. Обязательно храните все счета, извещения, квитанции и любые бумажки, подтверждающие оплату лю­бых расходов, налогов, получение денег и документов.

Те документы, которые отдаете кому-либо, копируйте. Этим обеспечиваете дублирование информации и возможность обсуждать ее по телефону с тем, кому она передана, без личных встреч.

Оплату налогов сверяйте с данными учета у бухгалтера налоговой инспек­ции. Если через 2-3 года инспектор вдруг заявит, что платеж не получен и потре­бует оплаты пени, вы предъявите копии, чтобы доказать своевременность плате­жей. Кстати, инспекция может высказать претензии только за 3 предшествующих года.

• Защита от утечки секретов

Утечка информации, которую обычно называют «для служебного пользова­ния», включает сведения, вредит тактическим интересам, например, срыв заклю­чения или исполнения договора, снижение выгодности сделки, «подставка» под финансовые или иные санкции или потери и т. п.

Утечка секретной информации угрожает стратегическим интересам пред­приятия и его существованию. С ее помощью можно вызвать конфликт с налого­выми, таможенными и другими государственными органами, причинить ущерб репутации, подорвать финансовую основу предприятия, подвергнуть предприя­тие шантажу криминальных структур.

Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, ко­гда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую цен­ность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на

законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее кон­фиденциальности .

К сведениям, которые могут составлять служебную или коммерческую тайну, законодательство относит следующие:

• сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражда­нина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой ин­формации в установленных федеральными законами случаях. Согласно Феде­ральному закону от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состоя­ния» сведения, ставшие известными работнику органа записи актов гражданского состояния в связи с государственной регистрацией акта гражданского состояния, являются персональными данными;
• сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
• служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государ­ственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна);
• сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к кото­рым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и феде­ральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна пере­писки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее);
• сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Фе­деральными законами (коммерческая тайна);
• сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них;
• решение о наличии действительной или потенциальной коммерческой ценности информации, содержание и объем соответствующих сведений опреде­ляются предпринимателем самостоятельно по своему усмотрению. Коммерческой тайной могут быть сведения о технологии производства, внедрении изобретений,

планах развития и изменения производства, о деловых партнерах, контрактах и т. д.

Не следует пытаться расширить диапазон засекречиваемой информации за счет сведений, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну - эти сведения определяются законодательством.

На предприятии обязательно должен быть письменный приказ руководи­теля, устанавливающий перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. Только в этом случае у вас есть правовые основания для отказа налоговому органу в представлении соответствующей информации. Кроме того, с этим перечнем необходимо знакомить под расписку сотрудников, с которых берется подписка (или обязательство в трудовом договоре) о неразглашении служебной и коммер­ческой тайны - иначе у вас не будет оснований предъявить им претензии в случае нарушения ими этого обязательства (или подписки).

Руководство предприятия устанавливает степень закрытости служебной ин­формации. Обычно к закрытым или секретным документам, чертежам, планам, схемам, каталогам, справочникам, хранящимся на бумаге, фотографиях, негати­вах, слайдах, микрофильмах, микрофишах, дискетах, компакт-дисках, жестких дисках) относят документы и сведения не входящие в предмет налогового кон­троля, которые вы не обязаны предъявлять или сообщать проверяющим:

• уставные документы фирмы;
• сводные отчеты по финансовой деятельности фирмы;
• кредитные договоры с банками;
• договоры купли и продажи, начиная от определенной суммы;
• сведения о перспективных рынках сбыта, источниках средств или сырья, товарах, о выгодных партнерах;
• информация, предоставленная партнерами, за разглашение которой предусмотрены штрафные санкции.
• протоколы и соглашения о намерениях совершить определенную сделку (предварительные договоры);
• конфиденциальные части договоров и соглашений (рекомендуется оформ­лять их в виде приложений и хранить отдельно);
• планы научно-исследовательской и внедренческой деятельности, про­граммы экономического и социального развития предприятия, проекты осуществ­ления коммерческих мероприятий (за исключением планов финансово-хозяй­ственной деятельности и доходно-расходных смет);
• сведения об изобретениях и новых технологиях, находящихся в стадии разработки или внедрения в производство, а также объекты интеллектуальной собственности, на которые распространяется правовая защита авторства;
• содержание выполняемых работ, имеющих научную, техническую, техно­логическую или коммерческую новизну;
• протоколы заседаний органов управления предприятием, содержащие конфиденциальную информацию о коммерческих перспективах, предполагаемой стратегии и тактике предпринимательской деятельности (за исключением их ре­золютивной части).

Коммерческую тайну предприятия и предпринимателя не могут составлять:

• учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав;
• документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельно­стью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);
• сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйствен­ной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности ис­числения и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;
• документы о платежеспособности;
• сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и усло­виях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
• документы об уплате налогов и обязательных платежах;
• сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонополь­ного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации

продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства и размерах причиненного при этом ущерба;

• сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, ма­лых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и дру­гих организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Система мер по защите коммерческих секретов включает:

• определение перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;
• установление сроков секретности;
• определение носителей секретной информации: (сотрудников, доку­менты, изделия, материалы, технические средства хранения, обработки, тиражи­рования и передачи информации, физические излучения);
• установить зоны и время материализации коммерческой тайны в носите­лях информации (места и время работы, переговоров, ярмарок, выставок, совеща­ний и т. д.);
• разработать схему работ с конкретными сведениями, материализован­ными в конкретных носителях, с привязкой этих защитных мероприятий к месту и времени.

Каждый сотрудник независимо от своего служебного положения или сте­пени родства с руководителем фирмы должен владеть только той информацией, которая ему необходима для работы.

Круг лиц, причастных к коммерческим тайнам предприятия, должен быть максимально сужен.

Воспитать из сотрудников настоящих патриотов фирмы руководитель мо­жет, грамотно применяя систему материальных и моральных стимулов, придер­живаясь психологически выверенной линии поведения. Хорошо если над подхо­дами к решению этой задачи поработают специалисты.

Сотрудник, занятый деловыми бумагами фирмы, должен быть доверенным лицом. Его обязанность - организовать работу с документами, содержащими важ­ную информацию, так, чтобы исключить ее утечку на всех этапах - от подготовки текстов до учета и хранения поступающих и исходящих телеграмм, писем, образ­цов и т. п. Расходы, связанные с организацией специального делопроизводства, как правило, быстро окупаются. Идите на них, не задумываясь, помня о том, что зарплата делопроизводителя - залог его преданности вашему бизнесу.

Если сотрудник, курирующий вашу канцелярию, недостаточно опытен, напомните ему о необходимости ведения специального журнала учета входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих конфиденциальную информа­цию. С помощью такого журнала вы сможете периодически проводить инвента­ризацию и своевременно уничтожить бумаги, потерявшие для Вас (но не для ва­ших конкурентов) всякий интерес.

Для предотвращения несанкционированного вторжения в компьютерные базы данных каждый из сотрудников фирмы должен иметь личный пароль, поз­воляющий пользоваться лишь той информацией, которая имеет отношение к его служебным обязанностям.

Установите систему ограничений на использование открытых каналов связи для передачи конфиденциальных сведений. Под открытыми каналами имеются в виду переговоры с реальными и потенциальными партнерами, властями, деловая переписка, предоставление документации компаньонам и контрольным органам, реклама, общение с представителями прессы, государственных органов, обще­ственных организаций.

Утечку конфиденциальной информации можно предупредить следующими действиями:

• контролировать доступ сотрудников к закрытой документации и к базам данных;
• периодически просматривать данные и определять степень их секретно­сти, помня, что любая информация быстро стареет;
• не нанимать временных сотрудников, если они по характеру своей работы автоматически получают доступ к конфиденциальной информации;
• оборудовать звуконепроницаемые или экранированные помещения для обсуждения важных вопросов, регулярно обследовать такие помещения, проверяя

при помощи специальной аппаратуры наличие в них подслушивающих (сканиру­ющих) устройств;

• завести специальные конверты (папки), в которых конфиденциальная ин­формация будет циркулировать внутри фирмы;
• установить места приема посетителей, никогда не оставлять их одних в офисе и других помещениях фирмы;
• не реже раза в неделю обследовать все служебные и подсобные помеще­ния фирмы (включая коридоры и туалеты) для выявления подслушивающих и зву­козаписывающих устройств;
• упорядочить использование сотрудниками множительной и копироваль­ной техники;
• установить аппарат для уничтожения ненужных документов (включая ис­пользованную копировальную бумагу от пишущих машинок);
• строго придерживаться правила: секретные документы уничтожает лично сотрудник, отвечающий за безопасность фирмы;
• использовать для ведения служебных записей только специальные тет­ради и блокноты, предварительно пронумеровав их;
• в конце рабочего дня прятать эти тетради и блокноты в сейф или, на худой конец, - в ящик стола, снабженный надежным замком;
• установить персональную ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальной информации с четкой градацией мер дисциплинарного и ма­териального воздействия за ее утечку.

Старайтесь действовать так, чтобы меры по защите информации не шли вразрез с рекламной политикой, не мешали коммерческой деятельности вашей фирмы.

Службе экономической безопасности необходимо включить в программу своих действий следующие элементы стратегии:

• установить контроль за деятельностью всех ключевых сотрудников, ошибки которых или нелояльность могут принести ущерб фирме;
• прекратить свободный выход информации во внешний мир, оставив право на это лишь отдельным руководителям;
• конфиденциальные условия сделок оформлять приложениями к догово­рам и хранить отдельно;
• ограничить перечень данных, передаваемых вовне и степень открытости;
• принять меры для защиты от специальных методов конкурентной борьбы;
• принять меры для превентивного применения специальных методов кон­курентной борьбы раньше конкурентов.