Управление строительной компанией

Тендерная политика

В настоящее время рынок подрядных работ в Петербурге находится в стадии формирования и носит еще незрелый характер. Договора заключаются, в основном, в рамках старых сложившихся связей, разброс цен достигает 10-15%. Вместе с тем рост конкуренции между строительными компаниями и постепенная стабилизация подрядного рынка создают условия для распространения подрядных торгов. Распределение федеральных и городских заказов в обязательном порядке проводится на основе тендеров. Тендеры обязательны и для строительных проектов, реализуемых иностранными инвесторами.

Наиболее активно процесс внедрения тендеров происходит в секторе субподрядных работ. Специализированные компании за год участвуют в 100 и более тендерах. Таким образом, выигрыш тендеров для российских строительных компаний в скором времени станет не только вопросом успеха, но и вопросом выживания.

На первых порах строительные компании участвовали во всех доступных тендерах. Однако со временем большое число холостых, невыигравших заявок поставило их перед необходимостью достаточно жесткого отбора тендерных торгов. Отбор заявок зависит как от общей стратегии компании (занимаемой “ниши” строительного рынка), так и от конкретного инвестиционного проекта (местонахождение объекта, заказчик и его финансовая состоятельность, потенциальные конкуренты, прогнозируемые ценовые параметры). Нужно сказать, что грамотный отбор тендеров значительно повышает эффективность участия в торгах. По нашим наблюдениям, соотношение поданных и победивших тендерных заявок для разных петербургских строительных компаний колеблется от 20:1 до 2:1.

Тендерные процедуры и тендерная документация

В соответствии с международной практикой подрядные торги подразделяются на открытые и закрытые. Закрытые торги (с заранее определенным набором претендентов) обычно проводятся в трех случаях:

1. Сложность, уникальность или размеры объекта ограничивают число участников.

2. Затрагиваемый сегмент подрядного рынка достаточно узок и хорошо знаком заказчику.

3. Заказчик намерен свести к минимуму риски, связанные с выполнением контракта (эта ситуация характерна для нестабильных рынков, а следовательно, весьма вероятна в российских условиях).

При открытых торгах задача заказчика, напротив, состоит в том, чтобы привлечь максимальное число участников. Объявление о таких торгах дается через средства массовой информации (в т. ч. электронные) и специализированные издания. Оно помещается за 2-3 месяца до начала торгов и содержит краткую характеристику объекта и места строительства, объемов и сроков выполнения работ, финансовых условий контракта. В ряде случаев устанавливаются ограничения по минимальному годовому обороту подрядчика, наличию опыта строительства аналогичных объектов.

Открытые торги, как правило, сопровождаются предварительной квалификацией, направленной на то, чтобы отсеять бесперспективных претендентов и повысить эффективность последующих тендерных процедур (оценка заявок).

Предквалификационная форма обычно состоит из следующих вопросов:

1. Опыт по сходным проектам (в т. ч. в качестве генподрядчика). Завершенные и текущие объекты, география подрядных работ.

2. Организационная структура компании, информация о директорах и других ключевых фигурах управленческого персонала.

3. Сведения о финансовом положении (авансированный и собственный капитал, годовой оборот и его динамика, стоимость ликвидных активов) и сотрудничестве с банками.

4. Численность, состав и квалификация работников.

5. Оборудование, производственная база.

6. Перечень работ, выполняемых собственными силами. Сведения о субподрядчиках

Некоторые заказчики, в особенности в частном секторе, вместо предквалификационной формы предлагают представить доклад о возможностях, характеризующий потенциал строительной компании и ее способности выполнить данный проект.

При открытом тендере заказчик может получить до 50 заявок, из которых нужно отобрать не более 10 для приглашения на торги. Основными критериями отбора являются:

· опыт работы по аналогичным объектам;

· уровень технической оснащенности, наличие квалифицированных кадров;

· финансовая состоятельность.

Большое значение имеют также рекомендации предыдущих заказчиков и история взаимоотношений с претендентом (в российских условиях эти факторы могут стать решающими).

Подрядчики, допущенные к торгам, получают тендерную документацию (как правило, за определенную плату). Плата взимается с целью покрытия части расходов на организацию тендера, а главное для того, чтобы отсеять претендентов, не имеющих серьезного интереса к торгам.

Тендерная документация включает следующие основные разделы:

· контрактные чертежи и технические условия;

· условия контракта;

· инструкция претенденту.

Контрактные чертежи обычно выполняются на уровне рабочей документации. Если тендер проводится по принципу «спроектируй-построй», контрактные чертежи выполняются, как эскизный проект. Часто к контрактным чертежам прилагается смета количественных показателей, которая представляет собой перечень работ по проекту и приблизительную оценку их объемов. Смета количественных показателей может значительно облегчить задачи подрядчика по анализу чертежей и составлению программы работ. Как правило, к контрактным чертежам прилагается и достаточно подробное описание природно-климатических условий района строительства (геология, грунты, гидрология, подземные воды).

Технические условия содержат информацию об инженерных коммуникациях (вода, тепло, электричество) и возможностях подключения. Кроме того, они описывают такие важные факторы, как ограничения по доступу на строительную площадку, ограничения по режиму рабочего времени, требования экологической безопасности (включая шум). Одна из главных целей технических условий - задать необходимое качество работ. Они устанавливают стандарты на материалы и изделия, оборудование, уровень исполнения. Иногда заказчик требует согласования привлекаемых субподрядчиков и поставщиков строительных материалов.

Наиболее типичными международными Условиями контракта, предлагаемого заказчиком являются следующие.

1. Оплата работ производится помесячно в соответствии с их фактическим объемом и установленными в контракте единичными расценками. Работы оплачиваются в пределах согласованной сметы количественных показателей.

Стоимость законченных работ определяется Инженером (доверенное лицо заказчика, осуществляющее контроль на стройплощадке). Заказчик выплачивает суммы, заверенные Инженером в течение 28 дней. В случае опоздания подрядчик получает проценты на уровне банковских ставок.

Единичные расценки индексируются (с учетом инфляции) в соответствии с рекомендациями установленного в контракте независимого Центра по ценообразованию.

В большинстве случаев Заказчик предусматривает удержание 5-10% выплат в качестве гарантии устранения дефектов. Половина удержанной суммы возвращается после завершения работ, остальная часть - по истечении гарантийного периода (обычно 12 месяцев).

Часто контракты включают авансовый платеж (в размере 10-15% от общей стоимости работ), который постепенно погашается в ходе выполнения контракта. Авансовый платеж должен быть обеспечен банковской гарантией со стороны Подрядчика.

Контракт, в принципе, может предусматривать и поэтапную оплату работ, либо единовременную оплату после их завершения. Однако такие условия являются весьма обременительными для Подрядчика и поэтому встречаются довольно редко.

2. Стоимость тендера может быть пересмотрена в следующих случаях:

· отклонение от условий проекта, решение непредвиденных проблем;

· задержка начала работ по вине Заказчика;

· задержка в проведении работ по вине третьих лиц;

· экстремальные погодные условия;

· устранение дефектов, возникающих по вине Заказчика, дополнительные испытания (по указанию Инженера), в ходе которых не выявлено дефектов;

· перенос сроков окончания работ по инициативе Заказчика.

3. В случае задержки окончания работ по вине Подрядчика он возмещает Заказчику убытки по обусловленным в контракте расценкам (определяются в расчете на день задержки). В контракте может быть предусмотрена премия за ускорение работ и их досрочное окончание.

4. Подрядчик должен обеспечить следующие виды страхования[3]:

· страхование объекта строительства (осуществленных строительных работ);

· страхование от повреждения имущества третьих лиц, или нанесения ущерба их здоровью;

· страхование несчастных случаев с рабочими;

К рискам Заказчика относятся:

· военные действия;

· мятежи, восстания, введение военного правления;

· воздействие радиации;

· воздействие ударных волн, вызванных самолетами и другими видами техники;

· паника, волнения и беспорядки среди населения;

· ущерб вследствие досрочного использования заказчиком любой части недостроенного объекта;

· убытки, являющиеся следствием несовершенства рабочего проекта (в тех частях, которые не были подготовлены подрядчиком);

· любое проявление сил природы, которое не мог предвидеть подрядчик и против которого нельзя было принять эффективных мер предосторожности.

Подрядчик должен представить гарантию обеспечения подряда (обычно 10% от суммы контракта). Гарантийная сумма востребуется в случае отказа от продолжения работ, банкротства либо некомпетентности подрядчика.

5. Окончание строительных работ устанавливается Инженером. Заказчик принимает объект в течение 7 дней после выдачи Инженером сертификата об окончании. Подрядчик представляет Инженеру подробный счет на общую сумму, причитающуюся ему по завершению контракта. Инженер удостоверяет окончательный размер платежа в течение 28 дней либо составляет перечень исправлений и дополнений.

6. Контракт может быть расторгнут по следующим основным причинам:

· Подрядчик приостанавливает работы на срок более 28 дней без санкции Инженера;

· Инженер дает Подрядчику указания о приостановке работ, которое не отменяется в течение 28 дней;

· Заказчик либо Подрядчик терпят банкротство;

· Заказчик не выплачивает Подрядчику подтвержденную Инженером сумму в течение 28 дней;

· Подрядчик не может устранить дефекты в течение обоснованного времени, установленного Инженером.

Если контракт расторгается по вине Подрядчика, Заказчик производит расчет по выполненным работам с учетом удержания гарантии контракта. Если контракт расторгается по инициативе Заказчика или в результате невыполнения Заказчиком своих обязательств, Подрядчику должны быть оплачены все выполненные работы и сверх того он получает компенсацию затрат на передислокацию оборудования и работников, а также консервацию объекта.

В случае, если предлагаемые Заказчиком условия контракта не устраивают Подрядчика, он может выдвинуть встречные предложения. При этом Подрядчик должен понимать, что это снижает шансы на выигрыш тендера.

В инструкции претендентам излагаются требования к содержанию тендерной заявки. Обычно подрядчик должен представить следующие позиции:

· стоимость контракта с расшифровкой по статьям затрат;

· смету количественных показателей и единичные расценки;

· метод работ и программа работ;

· сроки работ и их календарный план;

· оборудование;

· субподрядчики.

Определяющим фактором для заказчика, конечно же, является общая стоимость работ. Однако он хочет убедиться в реалистичности предлагаемой тендерной заявки, которая должна подтверждаться методом и программой работ, наличием необходимого оборудования и квалифицированной рабочей силы. Поэтому далеко не всегда низкая цена контракта определяет выигрыш тендера. Часто заявки с заведомо нереальными ценами отклоняются уже на предварительном этапе рассмотрения.

Итак, шансы на победу в тендере во многом зависят от квалифицированной, обоснованной тендерной заявки. В западных компаниях заявку готовит специальное контрактное подразделение, состоящее из отдела проектирования и планирования работ и отдела оценки стоимости. В российских компаниях заявка обычно готовится совместными усилиями производственно-технического и сметно-договорного отдела (при этом данные отделы часто находятся в разных подразделениях: техническом, подчиненном главному инженеру, и коммерческом, подчиненном коммерческому директору, что существенно затрудняет их сотрудничество). Некоторые компании для подготовки тендерных заявок формируют временные коллективы из сотрудников профильных подразделений.

При подготовке заявки задача подрядчика состоит в том, чтобы представить предложения, конкурентоспособные по цене и срокам. В российских условиях наиболее перспективными направлениями снижения стоимости строительно-монтажных работ являются:

· внедрение нового, современного оборудования, прогрессивных технологий (это приводит и к повышению качества работ);

· снижение расхода и стоимости используемых строительных материалов;

· повышения уровня организации труда.

Следует отметить, что на сегодняшний день резервы снижения стоимости строительства весьма значительны. Согласно опросу ведущих специалистов строительной отрасли Петербурга, проведенному “Союзпетростроем” совместно с Леонтьевским центром, они составляют 10-15%. Такая ситуация совершенно нехарактерна для западных строительных компаний - там идет борьба за каждую долю процента снижения стоимости.

В основе оценки стоимости тендера лежит определение единичных расценок на различные виды строительно-монтажных работ. Эти расценки, в соответствии с западным опытом, должны быть рассчитаны аналитическим методом, т. е. на базе фактически сложившихся в фирме удельных затрат оборудования, материалов, рабочей силы и норматива накладных расходов. Метод типовых расценок здесь неприемлем. Он противоречит состязательной сущности тендера. Используя типовые расценки, подрядчик рискует выставить неконкурентоспособную цену. Во многих случаях подрядчик, не зная реальной себестоимости осуществляемых строительно-монтажных работ, предлагает демпинговые расценки, приводящие в конечном итоге к убыточности контракта.

Следует отметить, что все больше петербургских строительных компаний начинают применять “фирменные” единичные расценки. При этом они, как правило, идут по пути корректировки базовых (наиболее важных) стоимостных составляющих типовых расценок, разработанных Региональным центром по ценообразованию в строительстве.

Определенные сложности связаны с оценкой затрат на субподрядчиков, которая требует предварительных согласований и консультаций. То есть фактически генподрядчик должен участвовать в тендере вместе со своей «субподрядной командой». Если он намерен размещать какие-либо субподрядные работы на конкурсной основе, вероятность ошибок в оценке их стоимости существенно возрастает. Здесь речь идет уже о прогнозе, основанном на предыдущем опыте и знании рынка.

Себестоимость работ, закладываемая в единичные расценки, может оказаться у претендентов достаточно близкой. В этом случае на первое место выступает процент прибыли. Его правильное назначение - один из ключевых моментов подготовки тендерного предложения. При этом необходимо принимать во внимание следующие основные факторы:

· ситуация, сложившаяся в рассматриваемом секторе подрядного рынка, соотношение спроса и предложения;

· уровень конкуренции в данном конкретном тендере, потенциал его участников;

· престиж фирмы - претендента, стаж ее присутствия на рынке.

Строительство всегда связано с некоторой неопределенностью (в т. ч. из-за возможных неблагоприятных погодных условий), которая во многих случаях вызывает отклонение фактических затрат от планируемых. Соответствующий риск, в разумных пределах, необходимо закладывать в цену тендера (единичные расценки). Цена тендера должна также включать расходы на страхование и стоимость банковской гарантии. В случае, если выполнение подряда потребует привлечения кредитов (для пополнения оборотных средств), в цене тендера следует учесть и банковские проценты.

Снижение единичных расценок - это долгосрочная стратегия фирмы. Если же говорить о конкретном тендере, то главная задача состоит в том, чтобы предложить оптимальные метод и программу реализации инвестиционного проекта минимизирующие объемы необходимых строительных работ и, следовательно, стоимость тендера. Часто успех достигается за счет выдвижения альтернативных проектных решений (обычно в этих случаях в тендерной заявке имеются и предложения по проектному варианту заказчика). Практика тендеров (в том числе и зарубежных) показала, что выдвижение эффективных альтернативных решений позволяет «оторваться» от конкурентов, а значит, дает возможность существенно повысить норму прибыли.

Важная часть тендерной заявки - график проведения работ. Представленный график должен убедить заказчика в том, что выбранный претендентом метод работ, а также привлекаемые оборудование и трудовые ресурсы позволяют уложиться в заданные сроки сдачи объекта. Если подрядчик даст предложения по сокращению сроков строительства, то он значительно повысит шансы на успех. Однако это обычно сопряжено с удорожанием тендера. Поэтому вариант с сокращением сроков строительства целесообразно подавать как альтернативный, предоставив заказчику самому решать, что для него важнее - низкая стоимость или ускорение ввода объекта.

В ходе строительства ряд строительно-монтажных работ может выполняться параллельно. При подготовке календарного плана, такие работы следует разнести во времени, чтобы сгладить потребности по оборудованию и рабочей силе и избежать дополнительных затрат.

Тендерная заявка обычно готовится в сжатые сроки (30-40 дней). В то же время это весьма трудоемкий процесс, требующий большого объема расчетов. Поэтому при подготовке тендера целесообразно использование компьютерных технологий. Здесь можно выделить три основные направления:

1. Автоматизированный расчет единичных расценок. При расчете единичных расценок значения удельных нормативов расхода оборудования, материалов и рабочей силы меняются довольно редко. Как правило, пересчет требуется из-за изменения цен. Можно сформировать компьютерную базу данных по нормативам расхода ресурсов и тогда для определения текущих расценок достаточно будет внести коррективы в уровни цен.

2. Расчет стоимости тендера при различных вариантах метода и программы работ. Нужно сказать, что применение компьютерных технологий - это не просто снижение затрат труда персонала и ускорение расчетов, это совершенно новый уровень подготовки тендера. Появляется возможность вариантного, оптимизационного подхода к обоснованию метода и программы работ, а также альтернативных проектных предложений.

3. Построение графика работ. Сказанное выше полностью относится и к подготовке предложений по графику работ.

Подача тендерных заявок, переговоры

Тендерные заявки обычно принимаются только при условии внесения подрядчиком определенного задатка, который удерживается в случае отказа от заключения контракта. Таким образом, заказчик ограждает себя от потерь времени на рассмотрение «холостых» заявок. В принципе случаи отказа чрезвычайно редки, поскольку выигрыш тендера - это большой успех для любой строительной фирмы (из 10 тендеров в среднем выигрывается один). Задаток удерживается также и в том случае, когда победитель тендера не может предоставить банковскую гарантию выполнения подряда. Такие случаи встречаются чаще, хотя к участию в тендере допускаются только те компании, которые заручаются предварительным согласованием по банковской гарантии.

Как правило, заказчик определяет победителя тендера в два этапа. На первом этапе выбираются две-три фирмы, представившие наиболее перспективные заявки (по цене и срокам выполнения). Затем с каждой из них проводится серия переговоров с целью глубже познакомиться с предлагаемым методом работ, с техническим и кадровым потенциалом. Иногда следует предложение о снижении цены. Здесь подрядчик должен принять принципиальное решение: пойти уступки или стоять на своем. Как правило, оно зависит от прочности его позиций. В данной ситуации ключевую роль играют опыт и интуиция руководителей. В любом случае будет выбран претендент, предложивший достаточно низкую цену тендера и при этом доказавший свою способность выполнить работы в сжатые сроки и с высоким качеством. Если он к тому же заложил хорошую прибыль, то для заказчика это не минус, а плюс, поскольку подрядчик наверняка доведет выгодную работу до конца.