Управление эффективностью бизнеса

ВРМ и ERP: где проходит граница?

Почему же ERP-система не является самодостаточной, как это до не­давних пор считалось многими руководителями (и это мнение поддер­живалось большинством консультантов и разработчиков)? В результате одного из недавних исследований, посвященных этому вопросу, были выделены несколько причин ограниченности ERP как класса систем управления[5].

1. ERP-системы сложны и ориентированы на обработку огромного количества отдельных бизнес-операций (транзакций). В этом отноше­нии ERP-системы незаменимы. Но, как правило, такая ориентация де­лает затруднительным обобщение и анализ данных для поддержки принятия управленческих решений, особенно в случаях, когда речь идет о нестандартной аналитической задаче. Дело в том, что данные в ERP-сис - теме обычно хранятся во множестве файлов (таблиц), связанных между собой. Например, файл «Справочник клиентов» должен быть связан с файлом «Счета, выставленные клиентам», который, в свою очередь, дол­жен быть связан с соответствующей позицией конкретного счета. Все это позволяет эффективно отслеживать детали операций, но принятие стра­тегических решений основывается на информации другого характе­ра — агрегированной на макроуровне и особым образом структурирован­ной. Именно такая информация помогает руководителю оценить ситуацию, смоделировать различные сценарии и выбрать тот или иной вариант. В рамках ERP-системы это требует знания не только специального языка формирования запросов, но и структуры данных. Легко ли извлекать по­лезную информацию из нагромождения данных и связей, будучи менед­жером, а не программистом? И что проще сделать менеджеру: обращаться в IT-департамент каждый раз, когда требуется информация для принятия решения, или положиться на свою интуицию и надеяться на лучшее?

2. ERP-системы, как правило, поставляются с набором стандартных отчетов, которые сфокусированы, опять же, на параметрах отдельных транзакций. Это свойство чрезвычайно важно для оперативного веде­ния бизнеса, например для управления заказами или отношениями с внешними контрагентами. Но, поскольку ERP-система оперирует по­нятиями документов, проводок, маршрутов и т. д., формирование гибкой аналитической отчетности (включая анализ вариантов), основанной на показателях и их взаимосвязях, становится затруднительным, даже учи­тывая наличие генераторов отчетов. Поэтому отчеты ERP-системы вряд ли способны полностью удовлетворить руководителя.

3. Медленное формирование управленческой отчетности на основе транзакций. Стремление к получению своевременной, а не устаревшей информации не требует комментариев. Но чем больше объем операций компании, тем медленнее происходит формирование управленческой отчетности. Можно, конечно, несколько смягчить эту проблему путем технологических ухищрений и повышения мощности аппаратной части системы, но даже эти меры не спасают, если требуется выполнить не­стандартный аналитический запрос.

4. Цикл закрытия учетного периода требует времени. Как известно, получение наиболее важной финансовой информации из ERP-системы связано с закрытием учетного периода. Этот процесс предусматривает определенные процедуры формирования отчетов, их анализа и после­дующего внесения корректировок. Но возможен и другой путь: получить из ERP-системы не готовые отчеты, а лишь остатки по счетам (так назы­ваемый «проверочный баланс»), после чего загрузить их в аналитиче­скую систему, обработать и получить управленческую информацию из аналитической системы. Разумеется, это не является альтернативой фор­мированию полного пакета отчетности средствами ERP-системы, но для поддержки принятия управленческих решений такой способ вполне подходит (процесс получения важной информации существенно ускоря­ется, а возможные погрешности, как правило, не столь существенны).

Результаты упомянутого исследования подтверждают, что ERP-системы недостаточны ни для принятия управленческих решений на стратегиче­ском уровне, ни для оперативного анализа информации.

Но вернемся к иерархической структуре планов предприятия и посмот­рим, какие из них обеспечиваются ERP-системой, а какие — нет.

Учитывая уровень детализации планов, можно сказать, что именно ос­новной производственный план (MPS) является «точкой входа» для ERP-системы. На основе данных основного производственного плана при помощи ERP-системы осуществляется планирование материалов (MRP) и планирование мощностей (CRP), а затем обеспечивается опе­ративное управление. Но для того чтобы предоставить ERP-системе «пищу для размышлений», основной производственный план должен быть сформирован, причем формирование MPS должно происходить в соответствии с планом продаж и операций (SOP), а он, в свою очередь, должен соответствовать стратегическому бизнес-плану. Перечисленные уровни планирования (от MPS и выше) уже не являются транзакцион - ными и оперируют обобщенной, а не детализированной информацией. Таким образом, эти уровни выходят за пределы компетенции ERP-сис - темы и попадают в поле зрения системы управления класса ВРМ.

Такая диспозиция вполне соответствует описанным выше функциональ­ным элементам ВРМ и циклу управления в ВРМ-системе. Действительно, функции целевого управления (с применением Balanced Scorecard или аналогичных методик) обеспечивают ориентацию деятельности всего пред­приятия на достижение главных целей его развития, а системы планиро­вания, бюджетирования и прогнозирования обеспечивают формирование планов верхнего уровня (SOP, MPS). При этом большую пользу при со­ставлении планов приносят экономические модели, а системы формирова­ния и анализа консолидированной финансовой отчетности позволяют не ошибиться при принятии стратегических финансовых решений.

Кроме того, ВРМ-система полезна и на оперативном уровне управле­ния — в тех случаях, когда интересы бизнеса требуют возможности гибкого и оперативного формирования управленческой отчетности. Это особенно касается ситуаций, когда правила и алгоритмы формирования отчетов невозможно определить заранее: в этом случае руководитель (человек, не имеющий профессионального компьютерного образования) должен быть вооружен инструментом, позволяющим манипулировать данными без привлечения сотрудников 1Т-департамента.

Таким образом, граница между ВРМ и ERP проходит, с одной стороны, в соответствии с уровнем планирования (на уровне основного произ­водственного плана), а с другой стороны — в области получения и ана­лиза управленческой информации.