Проектный бизнес

Ритмичность

Обыкновенно, тема ритмичности, управления ритмом редко упоми­нается в литературе. Вызвано это тем, что в оперативной деятельности в управлении ритмом нет необходимости. На обычных предприятиях, например, на заводах с серийным производством, ритм является естес­твенным, невидимым следствием производственной технологии. Усло­вия повторяются каждый день. Изменения ритма возникают относи­тельно редко. Они могут быть вызваны: проведением реконструкции, освоением новой продукции и т. д.

В проектном управлении ситуация совершенно иная. Здесь отсутс­твует невидимый, технологический ритм. Ритм может быть введен только искусственно или также искусственно отсутствовать и нару­шаться. Проблема заключается в том, что биологически люди не при­способлены к постоянной работе в "рваном" ритме. Напротив, в ус­ловиях ритмичности люди работают гораздо лучше, меньше устают, получают от работы удовлетворение.

Кроме того, в проекте существуют объективные факторы, "рвущие" ритм. В зависимости от проектного этапа может меняться все: выпол­няемые задачи, персонал команды. Некоторые этапы объективно идут размеренно, другие также объективно требуют штурма (сдача-прием­ка). Десятки подрядных организаций могут участвовать в одном проек­те. Одни организации работают на начальных этапах, другие подклю­чаются только в конце.

Что может стать заменителем производственной технологии, зада­ющей ритм?

Ритм в проектном управлении задается последователь­ностью проектных событий, прежде всего, управленческих событий.

Ритмичность достигается при равномерном распределении событий вдоль проектного цикла.

Перечень таких событий может включать в себя: в периодическое проведение совещаний; в уальных совещаний;

• совместный выход проектного персонала в отпуск;

В привязка к национальным и корпоративным праздникам; в периодическая подготовка и рассмотрение отчетов; в завершение и начало проектных фаз;

• пересмотр планов;

В подготовка предложений об улучшении; в проведение торгов, конкурсов и заключение контрактов; в различные промежуточные технические этапы: о рассмотрение и утверждение концепции; о начало работ;

О создание функционально замкнутых подсистем (например, сис­тема теплоснабжения при строительстве здания);

• сдача-приемка работ;

• закрытие проекта.

При планировании проекта команда должна распределить события ритма равномерно вдоль всего проектного цикла. При распределении следует учитывать важность событий. Если какие события группиру­ются слишком плотно внутри небольшого календарного периода, их следует "разогнать" по календарю. Если какой-то период оказался не- загружен событиями, следует искусственно ввести такие события (вер­нее, повысить их статус). Например, промежуточная приемка, проведе­ние презентаций, испытаний и т. д.

Факторами, способствующими установлению ритмичности, являются:

В единый формат документов для всех участников проекта; в открытость, прозрачность: необходимо исключить кулуарное рас­смотрение проектных вопросов, надо стараться выносить обсужде­ния на коллективные совещания, даже если окончательные реше­ния принимаются на принципах единоначалия; в контроль исполнения, все решения совещаний должны проверять­ся на исполнение.

Ритмичность нужна и для поддержания проектной команды в бое­вой готовности к отклонениям. Даже те проекты, которые удачно за­вершаются, имеют промежуточные проблемы. Это могут привходящие события: нужно ускорить проект (например, к какой-то знаменатель­ной дате), или, наоборот, из-за недостатка финансирования приходит­ся замедлить темп работ. Могут возникнуть усложняющие факторы, например, в строительстве — несущая способность грунтов окажется низкой или неожиданно появились грунтовые воды. Одна проблема тут же тянет за собой другие. Заказчик вынужден приостановить рабо­ты на 1 месяц, а подрядчик перебрасывает персонал на другой объект на 2 месяца. Вслед за этим другие субподрядчики перестраивают свой график. Если возникнет лавина сбоев, то недалеко до полного срыва всего проекта.

Необходимость ритма для борьбы с отклонениями была осознана еще в давние времена. Когда войны велись непосредственно в полях, появились барабаны и боевые трубы. Их звук был слышен на всем поле. Барабаны задавали ритм, под который двигалось все войско, а трубы выполняли функцию современных радиостанций и телефонов. Достаточно было командиру изменить звучание труб — и все трениро­ванное войско, все солдаты переходили к новому маневру, независимо от действий противника.

В состоянии ритмического движения находятся боксеры перед боем и в течение всего боя. Это позволяет им бы ть всегда готовыми к напа­дению противника.

Яркая аналогия с управлением проектным ритмом — дирижирова­ние (управление) оркестром. В зависимости от музыкального произве­дения темп, ритм может сильно изменяться. Задача дирижера управлять этим ритмом. Следить не только за тем, как исполняет музыкант свою часть произведения, но. прежде всего, за тем, как точно этот музыкант вписывается в общий ритм, вступает в общую игру и завершает свое выступление. По мнению автора данной книги, лучшим учебным мате­риалом по управлению проектами является фильм Ф. Феллини "Репе­тиция оркестра". Блестящая демонстрация того, как разваливающаяся команда, поначалу сопротивляясь, а затем, повинуясь напору нового дирижера, постепенно переходит в состояние экстаза (или полета) и блестящей, коллективной игры.

С ритмичностью связана и тема превентивности ти календарного резервирования. Прежде всего, превентивность относится к включе­нию новых участников в работу команды. Следует заранее вводить их в общий коллектив, привлекать к участию в совещаниях, с опереже­нием относительно даты начала работ этим участником. Тогда новые участники успеют проникнуться общей атмосферой и к моменту ре­альной в них необходимости начнут двигаться в едином ритме. Перед началом какого-то этапа можно провести одно, два концептуальных совещания по выработке контрольного перечня работ по этому этапу. Если для выполнения какого-то этапа требуются новые ресурсы, их привлечение следует начинать так, чтобы имелся резерв времени перед непосредственным выполнением работ. Типичным примером является открытие финансирования. В каждой компании существует фактичес­кий управленческий срок, в течение которого происходит выделение финансовых средств. Необходимо подавать соответствующую заявку с опережением от даты, когда будут необходимы деньги, на двойной фак­тический срок. К проведению сдачи-приемки работ нужно готовиться заранее, проводить предварительные приемки и испытания, проверку документов.