Проектный бизнес

Контроль проектов

Контроль проектов производится с целью повышения достовернос­ти и точности проектной информации и наиболее раннего выявления проблем. Контроль проекта осуществляется на трех уровнях. 1. Уровень проекта. Проектная команда контролирует выполнение проекта в сравнении с Планом проекта.

Жизненый цикл конкретного проекта разрабатывается на осно­ве Базового жизненного цикла проекта и может иметь изменения относительно Базового цикла. Эти изменения могут быть: (1) этап управления работами может быть разбит на несколько управлен­ческих этапов; (2) этап выполнения работ может быть разбит на несколько технических этапов. Вновь получившиеся управлен­ческие и технические этапы могут не совпадать по календарно­му времени. Например, технический этап сдачи-приемки работ может быть выполнен в течение нескольких дней или недель, а управленческий этап оформления результатов приемки может за­тянуться и на месяцы после аналогичного технического этапа. Проектная команда не вправе изменять этапы открытия и закрытия

Проекта. Базовый і

Стандарт системыл проектами. Является универсальным контрольным списком, со­держащим перечень задач, обязательных к выполнению в любом

Проекте. На основ

І основе Базового контрольного списка проектная команда со­ставляет Контрольный список проекта.

См. также Контрольный список, Контрольный список проекта

После выполнения проекта, прибыль, иные бизнес-преимущества для компании.

7. Бюджет проекта Традиционное название финансового плана. Может иметь два значения. (1) Полная сумма средств, которую должна потратить (или потратила) компания для выполнения про­екта. (2) Расчет различных финансовых показателей. Может ис­пользоваться вместо названия ""финансовый план".

8. Версия Плана проекта — Номер в последовательной серии Пла­нов проекта. Первая версия Плана имеет помер 1.0. Номера следу­ющих версий могут иметь вид: 1.0, 1.1. 2.0, 2.1, 2.2. 3.0, 3.1 и т. д. Версии, номер которых соответствуют изменению Ключевых Пока­зателей, имеют после точки цифру ноль. Эти версии утверждаются руководством компании. Прочие версии соответствуют изменению Рабочего плана.

9. Вехи См. Ключевое событие.

10. Внешнее управление — Способ выполнения проектов, при кото­ром функции по управлению проектами полностью или частично передаются другому лицу, действующему по договору. Внешний

Ег быть как физическим, гак и юридическим

11. Внешняя среда Совокупность правовых, административных, политических, і еоірафических и иных условий, влияющих на ре­зультативность проекта.

12. Внутренняя среда Совокупность ; влияющих на результативность проекта.

Применительно к управлению проектами, динамическое управление подразумевает возможность изменения Планов проекта в промежутках между открытием и за­крытием проекта. С точки зрения управления документами счита­ется, что План, как объект в целом, не изменяется, а изменяется лишь его версия.

14. Документация проекта — Различные документы, возникающие в течение всего жизненного цикла проекта, прежде всего, План про­екта в различных версиях, контрольные списки, протоколы совеща­ний, отчеты, техническая документация и т. д.

15. Допущения Условия для расчета плановых показателей, кото­рые точно не известны на момент расчета, по разработчики плана условно принимают их в качестве существующих. Поскольку про­ект осуществляется длительное время, то существует опасность, что допущения будут постепенно трансформированы в реально существующие условия. В связи с этим, допущения должны быть обязательно документированы в Плане проекта.

16. Жизненный цикл проекта Объективная последовательность различных панов по выполнению проекта. Этапы могут выпол­няться последовательно или параллельно.

17. '/Ккшеиный никл создания продукта Объективно существую­щая последовательность этапов, необходимая для создания продук­та. Например, в строительстве: разрабогка документации, согласо-

; работ.

Проекта — Завершающий этап жизненного цик - 1. Унравлеї

Ла проекта. Ь правленческая процедура нии которой официально прекращается деятельность по проекту. См. также Базовый жизненный цикл проекта.

Мент, направляемый руководителю компании с про­сьбой утвердить новую версию Плана проекта. См. также Пересмотр Плана проекта.

20. Заявка на открытие проекта Документ, направляемый иници­атором руководителю компании в порядке инициативы с предложе­нием об открытии проекта

21. Заявка па рассмотрение проекта Документ, направляемый в Проектный комитет в порядке инициативы с целью согласования Плана проекта

Абот Совокупность всех

Технология проектного управления категорически не допуска­ет представления совокупности работ в виде, огличающемся от иерархического вида. Вызвано это тем, что только иерархичность гарантирует полноту всей совокупности работ. Декомпозиция

31. Команда проекта — Группа лиц, использующих методы работы для достижения успеха. Команда проекта может отличаться от совокупности участников проекта, если участники не действуют коллективно. Состав команды в узком или широком смысле. 13 узком смысле в состав ды включаются штатные работники, назначенные к участию в проекте. В широком смысле в состав команды, помимо назна­ченных работников, включаются и представители контрагентов. Менеджер проекта всегда является членом команды, как аналог иг­рающею тренера. В его задачу входит "втягивание" в коллектив­ную работ}' максимально большого количества людей.

32. Компетенция Совокупность знаний, опыта и таланта. Компетен­ция относится к специалисту или к описанию штатной позиции.

33. Конеультант проекта Физическое или юридическое лицо, пре­доставляющее услуги по консультированию, обучению.

34. Контрагент — Участник нроекта, действующий по договору с

Работник, действующий по приказу или вследствие своих должностных обязанностей и контролирующий выполнение проекта. Контролер вправе проверить любые аспек­ты, связанные с выполнением проекта. Проектная команда обязана, контролеру проекта всю необходимую информацию, может быть постоянно прикрепленным к проекту и периодически проверять выполнение или привлекаться для разо­вых проверок. Контролер проекта может привлекать к проведению проверки экспертов, как из состава работников компании, так и со стороны.

36. Контроль нроекта — Совокупность различных про­цедур по анализу проектных параметров. В конт­роле проекта задействованы все уровни компании. На уровне руководства компании контролируется соответс­твие плана проекта и его выполнения бизнес-целям компании. Контролер проекта анализирует соответствие проекта тре­бованиям корпоративной системы управления проектами. Менеджер проект и проектная команда в текущем режиме осу­ществляет мониторинг выполнения проекта и соответствие Плану проекта.

37. Контрольный список — Документ; содержащий последователь­ный перечень управленческих задач. Предназначен для повседнев­ною, текущего планирования работы управляющих специалистов. Оформляется в виде таблицы из трех столбцов: (1) номер по по­ряди; (2) описание задачи, (3) отметка о выполнении

См. также Базовый контрольный список, Кошрольный список проекта.

Писок проекта — Контрольный список, со­держащий последовательный перечень управленческих за­дач при выполнении конкретного проекта. Составляется про­ектной командой на основе Базового контрольного списка. См. таюке Контрольный список, Базовый контрольный список.

Нёние, которое не может быть усіранено силачи проектной коман­ды и которое воздействует на достижение ключевых показателей.

40. Куратор проекта Работник компании, как правило, из руко­водящего состава, содействующий выполнению проекта. Одно­временно с менеджером проекта несет ответственность перед руководителем компании за выполнение ключевых показателей. Основной обязанностью куратора является обеспечение проекта ресурсами, как посредством переговоров с другими работниками компании, так и посредством прямых обращений к руководителю компании.

41. Менедаер проекта — Штатый работник компании (лицо, привлеченное по договору подряда), выполняющий управ­ляющие функции по выполнению проекта. Полномочия ме­неджера проекта определяются корпоративной системой управления проектами или специальными распоряжениями ру­ководства компании. Менеджеру проекта подчиняются члены проектной команды. Обьем их подчиненности может - изменяться от сотрудничества до полного административного подчинения. Как правило, менеджер проекта исполняет обязанности по управ­лению конкретным проектом дополнительно к своим. должност­ным обязанностям.

42. Методическая рекомендация — Документ, исполнение которого не носит обязательный характер, но содержащиеся в нем знания оказывают поддержку специалистам при выполнении проектов.

43. Образец — Документ, содержащий пример полностью заполнен­ного .документа (План проекта, Контрольный список, Требования заказчика, договоры и т. д.) для реально выполненных или вымыш­ленных проектов.

44. Объект управления — Обьекі; которым могут управлять субьекты управления. Управлять значит изменять свойства управляемо­го объекта. К управляемым объектам относятся: сам проект, план проекта, продукт проекта, качество проекта и качество продукта. Следует обратить внимание, что план проекта является объектом управления, т. е. он можі проекта.

45. Окружение проекта Часть всей среды проекта, за і ем среды внутри самого проекта.

......... ._ ._ Рабочий План, при этом

Должны быть документированы. Совокупность ресурсов, отмечаемая в Плане проек - предназначенная для компенсации негативных последствий

Различные варианты графического представле­ния календарного плана. Наиболее распространено использование графиков 1 'анта.

15. Срок проекта Длительность мероприятий и работ по проекту, исчисляв мая о г 1 (аты выпуска при каза об открытии проекта і (О даты выпуска приказа о закрытии проекта.

16. Требовании заказчика Документ, являющийся частью Плана проекта и содержащий описание будущих технических парамет­ров Продукта проекта. Как правило, Требования заказчика подвер­жены процессу детализации. Соответственно, появляются версии Требований заказчика. Первая версия может иметь грубый харак­тер, а в последующих версиях происходит как расширение списка

С уточнением Требований заказчика, как правило, параллельно происходит уточнение Плана проекта.

Требовании и ограничении Условия (рамки), задаваемые руко­водством компании для проекгаых показателей. Например, проект при любых условиях должен быть выполнен к заданной календар­ной дате, бюджет проекта не должен превысить заданную величи­ну. Документирование оіраничений важно при разработке первых версий Плана проекта. Первая версия Плана имеет невысокую точ­ность расчетов. Поэтому ограничения могут не приниматься в рас­чет. При разработке последующих, более детальных версий, нали­чие документированных ограничений позволит достаточно точно рассчитать все показатели при заданных ограничениях.

Продукт прост

. Жизненный цикл создании продукта Объективно сущест­вующая последовательность этапов, необходимая для создания продукта. Например, в строительстве: разработка документации, согласование документации, выполнение работ.

. Качество Продукта проекта — Стеї ієн ь соотве гствия продукта проекта требованиям заказчика или действующим нормам, напри­мер, ГОСТам, СНиПам.

. Ресурсы — Различные объекты, с помощью которых выполняется проект.

К ресурсам относятся: деньги, способ получения денег, сроки, персонал, компетенция персонала, обеспечивающие ресурсы: по­мещения, информационные системы; технические ресурсы: транс­порт и дороги, энергоснабжение, коммунальное обеспечение и т. д.

- Способ выполнения проектов, при кото­ром функции по управлению проектами полностью или частично передаются другому лицу; действующему но договору Внешний ег быть как физическим, гак и юридическим

Работник компании, добровольно или но поручению работающий над выдвижением инициативы по открытию проекта. Команда проекта Группа лиц, использующих коллективные методы работы для достижения успеха. Команда проекта может отличаться от совокупности участников проекта, если участники пе действуют коллективно. Состав і

В узком или широком смысле. В узком смысле в состав команды включаются штатные работники, назначенные к участию в про­екте. В широком смысле в состав команды, помимо назначенных работников, включаются и представители контрагентов. Менеджер проекта всегда является членом команд ы, как аналог играющего тренера. В его задач}' входит "втягивание" в коллектив­ную работу максимально большого количества людей. Компетені щи—Совокупность знани й, опыта и таланта. Компетен­ция относится к специалисту или к описанию штатной позиции. Консультант проекта — Физическое или юридическое лицо, пре­доставляющее услуги по консультированию, обучению. Контролер проекта Работник, действующий по приказу или вследствие своих должностных обязанностей и контролирующий выполнение проекта. Контролер вправе проверить любые аспек­ты, связанные с выполнением проекта. Проектная команда обязана предоставить контролеру проекта всю необходимую информацию. Контролер может быть постоянно прикрепленным к проекту и периодически проверять выполнение или привлекаться для разо­вых проверок. Контролер проекта может привлекать к проведению проверки экспертов, как из состава работников компании, так и со стороны.

Куратор проекта — Работник компании, как правило, из руково­дящего сосі акт, содействующий выполнению проекта. Одновре­менно с менеджером проекта песет ответственность перед руково-

Основной обязанностью куратора является обеспечение проекта ресурсами, как посредством переговоров с другими работниками компании, так и посредством прямых обращений к руководителю

Штатный работник компании (лицо, привлеченное по договору подряда), выполняющий управляющие функции по выполнению проекта. Полномочия менеджера проек­та определяются корпоративной системой управления проектами или специальными распоряжениями руководства компании. Me - неджеру проекта подчиняются члены проектной команды. Обьем их подчиненности может изменяться от сотрудничества до полно­го административного подчинения.

Как правило, менеджер проекта исполняет обязанности по управ­лению конкретным проектом дополнительно к своим должност­ным обязанностям.

10. Объект управления — Объект, которым могу г управлять субъ­ект управления. Управлять значит изменять свойства управ­ляемого объекта. К управляемым объектам относятся: сам про­ект, план проекта, продукт проект а, качество проекта и качество продукта.

Следует обратить внимание, что план проекта является объектом управления, т. е. он может изменяться в течение жизненного цикла

Коллегиальный орган, составленный из работников компании. Проектный комитет рассматривает планы проектов и выносит рекомендательные решения. Решения про­ектного комитета принимаются простым большинством участву­ющих в обсуждении. При равенстве голосов юлос председателя комитета является решающим.

В качестве решений комитет может принять: рекомендовать вер­сию Х. Х Плана проекта к утверждению; отклонить проект; реко­мендовать доработать План проекта с учетом выданных замеча­ний и повторно представить па рассмотрение.

12. Руководитель компании — В системе управления проектами принимает решения об о ткры тии и закрытии проекта, утверждает план проекта, назначает куратора и менеджера проекта, назначает членов проектной команды и устанавливает их обязанности, при­нимает решения о выделении ресурсов, назначает порядок стиму­лирования членов проектной команды.

Е). Откло­нение, которое не может быть устранено силами проектной коман­ды и которое воздействует на достижение ключевых показателей.

2. Отклоните от Плана проекта Выявленное в ходе контроля проекта отличие какого-либо параметра проекта от требований кор­поративной системы управления проектами или от Плана проекта.

3. Отчет о выполнении проекта Документ, подготовленный проектной командой и направленный руководству компании. Все отчеты о выполнении одновременно направляются контролеру проекта.

Составляется по форме, предусмотренной в пакете управляющих документов. Периодичность предоставления отчета ус ется в Плане проекта.

4. Превентивные действия — Действия, направленные на предо­твращение возникновения отклонений. Обыкновенно, выполня­ются с опережением во времени относительно прогнозируемых отклонений.

5. Проверка Проводимая контролером акция по анализу результа­тов проекта и факторов, влияющих на выполнение проекта.

6. Прогної — (Прогнозирование). Проведение анализа и/или расче­тов для оценки ключевых показателей на момент закрытия проек­та. Является неотъемлемой частью каждого отчета о выполнении проекта.

7. Улучшение — (Постоянное улучшение, предложение об улуч­шении). Постоянная деятельность но повышению качества проек­та и качества продукта проекта.

В каждом отчете о выполнении проекта имеется пункт, фикси­рующий подачу предложений об улучшении. Улучшения могут утверждаться на уровне менеджера проекта, либо на уровне руко­водителя компании. В последнем случае руководителю компании направляется Запрос о пересмотре Плана проекта.

8. Финальный отчет о вьпми інении проекта — Hocj іедн ий по счету отчет о выполнении проекта.

Составляется по форме, предусмотренной в пакете управляющих документов.

Паю"! управляющих документов

1. Бачовый контрольный сиисок — Стандарт системы управления проектами. Является универсальным контрольным списком, со­держащим перечень задач, обязательных к выполнению в любом проекте.

Па основе Базового контрольного списка проектная команда со­ставляет Контрольный список проекта.

См. также Контрольный список, Контрольный список проекта.

2. Запрос о пересмотре Пиана проекта Документ, направляе­мый руководителю компании с просьбой утвердить новую версию Плана проекта.

См. таюке Пересмотр Плана проекта.

3. Заявка на открытие проекта — Документ; направляемый руко­водителю компании в порядке инициативы с предложением об от­крытии проекта.

4. Заявка на рассмотрение проекта — Документ; направляемый в Проектный комитет в порядке инициативы с целью согласования Плана проекта.

5. Контрольный список — Документ; содержащий последователь­ный перечень управленческих задач. Предназначен для повседнев­ного, текущего планирования работы управляющих специалистов.

Оформляє! ся в виде таблицы из трех столбцов: (1) номер по по­рядку, (2) описание задачи, (3) отметка о выполнении. См. также Базовый контрольный список, Контрольный список проекта.

6. Методическая рекомендация Документ, исполнение которого не носит обязательный характер, но содержащиеся в нем знания оказывают поддержку специалистам при выполнении проектов

7. Образец Документ, содержащий пример полностью заполнен­ного документа (План проекта, Контрольный список, Требования заказчика, договоры и т. д.) для реально выполненных или вымыш­ленных проектов.

8. Стаїщарт Документ, устанавливающий нормы и правила управ­ления проектами.

9. Форма Документ, предназначенный для многократного

3. Проверка непротиворечивости с действием других стандартов компании;

4. Подготовка предложений по коррекции и улучшению настоящего стандарта;

5. Проведение очередной, плановой проверки действия настоящего стандарта.