Третья стадия: резервирование времени про запас
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.
Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности.
Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации (см. «делегирование» в 3.5).
В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:
|
Приоритеты |
Часы |
Перепоручения |
|
|
П — проект изучения рынка |
А |
2,5 |
0,5 часа поручается г-ну X |
|
В — Шульте (экспертная оценка) |
А |
1,5 |
|
|
Т — Шмидт (статистика сбыта) |
Б |
0,5 |
|
|
ПР — Гюнтер (письмо) |
Б |
0,5 |
Поручается г-ну X. Н. |
|
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) |
Б |
0,5 |
|
|
Ч — спец. журнал для менеджеров |
В |
0,5 |
|
|
Т — Мюллер (программа ЭВМ) |
В |
Секретарь |
|
|
Т — Хельмут (вечерняя пробежка) |
В |
||
|
Сумма=6,0 |
