Рациональная канцелярия
Успех самоменеджмента зависит не только от применения различных методов организации труда и планирования времени, но и от оборудования рабочего места и правильного применения вспомогательных средств. Это особенно относится к рациональной канцелярии: системе хранения документов, архивному плану, регистратуре, средствам упорядочения и т. п.
Наилучшим вспомогательным средством является хорошо оснащенный (и регулярно ведущийся!) дневник времени (см. 2.5).
6.8. Резюме
Коммуникация представляет собой обмен информацией. Переработка информации должна быть увязана с личными профессиональными и жизненными целями.
Рациональное чтение в первую очередь означает определение приоритетности: целенаправленный отбор и принятие решений относительно того, надо ли читать вообще, и если надо, то сколько.
Путем специальной тренировки представляется возможным усовершенствовать методику чтения и повысить скорость чтения за счет:
избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов; применения лучшей техники чтения.
Путем выделения в тексте важных мест (маркировки) и подготовки выписок Вы обеспечиваете лучшую проработку материала и облегчаете повторное чтение, причем что-либо существенное может быть взято из текста и изложено в кратчайшей форме.
В качестве универсальной техники чтения используйте метод SQ 3R:
Обзор;
Постановка вопросов;
Чтение;
Обобщение;
Повторение.
Нижеследующий листок-памятка охватывает важнейшие указания и правила рационального проведения совещаний.
По возможности отгородитесь от нежелательных визитеров и покончите с мифом «открытой двери».
Предусмотрите для себя «спокойный час», а также часы приема для посетителей (в том числе для Ваших сотрудников). По возможности предварительно планируйте и подготавливайте беседы с запланированными посетителями.
Телефон является одновременно одним из самых эффективных средств экономии времени и одним из наиболее распространенных его «поглотителей» (парадокс телефона). Учитесь искусству владения телефоном, вместо того чтобы допустить его власть над собой
Предупреждайте отвлечение от дела путем отгораживания (с помощью секретаря), обрабатывайте «входящие» телефонные разговоры.
