Рационализация корреспонденции за счет работы над текстом
Настоящий бум вызвали в последнее время микрокомпьютеры (называемые также персональными), которые за 5000—10000 марок позволяют различным учреждениям, отдельным подразделениям, мелким фирмам, адвокатам, врачам и так называемым нормальным потребителям наряду с использованием прочих программ работать над собственным текстом. Со снижением цен и прогрессом микроэлектроники это средство рационализации становится все более привлекательным.
Преимущество: программирование писем экономит много времени и позволяет сохранить форму лично Вами составленного послания.
7. Рациональное составление индивидуальных писем.
В конце концов в немалом числе случаев по причинам представительства или из-за нестандартности содержания Вам бывает необходимо написать индивидуальное письмо.
Собирайте отдельные письма для «серийного производства», например используйте папку «Корреспонденция».
Подготавливайте процесс написания или диктовки, подбирая необходимые материалы, записывая ключевые слова и т. п.
Используйте краткие наброски с наглядной фиксацией основных пунктов, чтобы затем полностью сконцентрироваться на формулировании.
Диктуйте простые письма на магнитофон (диктофон) или лучше делегируйте составление письма, задавая секретарю только ключевые слова, носящие основную смысловую нагрузку (см. «Обработка входящей почты»).
Проверяйте каждый вопрос на предмет того, нельзя ли решить его по телефону.
8. Рационализация корреспонденции с помощью профессиональной диктовки.
Мы исходим из того, что Вы знакомы с техническими приемами рациональной диктовки и потому ограничимся лишь некоторыми методическими указаниями.
Диктуйте на пленку вместо того, чтобы диктовать стенографистке. В последнем случае Вы блокируете время двух лиц одновременно; В то время как! Вы будете наговаривать второе письмо, первое может быть напечатано с магнитофонной пленки.
Для диктовки кратких текстов используйте незаполненные промежутки времени или время вынужденных пауз (в автомобиле, вагоне поезда, самолете и т. д.).
Краткие тексты, особенно если они не очень важные, диктуйте блоками.
9. Рационализация корреспонденции путем самоограничения.
Избегайте ненужного бумагооборота, избавляйтесь от привычки записывать или диктовать по любому мало-мальски значительному поводу.
10. Рационализация корреспонденции за счет целеоринтированности в работе.
Перед составлением каждого письма спрашивайте себя, какой цели Вы хотите достичь. Всегда предварительно обдумывайте, что Вы хотите сообщить другому лицу.
