Пути к саморазгрузке
Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос.
— Зачем вообще это делать?
— Почему именно я?
— Почему именно сейчас?
— Почему в этой форме?
Перепишите эти вопросы на карточку и поместите их на видном месте на Вашем письменном столе! они помогут Вам удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня.
Пояснения к отдельным вопросам саморазгрузки.
Зачем вообще это делать?
Исключить!
— Действительно ли необходимо предпринимать эту служебную поездку, читать это доклад, составлять это письмо и т. д. и т. п.?
— Должен ли я вести деловые записи по этому процессу, регулярно вести эту статистику, просматривать входящую почту, не пропуская ничего?
— Действительно ли надо принимать этого посетите ля, реагировать на этот телефонный звонок, ответить на этот вопрос?
— Нужно ли это совещание? Должен ли я действительно принимать участие в этом совещании (или празднике)?
Эти и подобные самокритичные вопросы нередко могут помочь уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
Обходитесь поэкономнее со своим временным капиталом, особенно если речь идет о менее важных вещах!
Почему именно я?
Поручить!
— Не может ли выполнение этой задачи взять на себя кто-то другой, нельзя ли ее делегировать?
— Действительно ли это в моей компетенции?
— Не занимаюсь ли я вопросами второстепенного значения, которые, собственно, не должны были бы меня касаться?
— Не имеет ли место попытка обратного делегирования?
— Соответствует ли выполняемое моим задачам и целям?
Эти вопросы должны удержать вас от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому.
Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между Вами и Вашими сотрудниками.
Почему именно теперь?
Установить оптимальные сроки!
— Что говорит за то, что эту задачу надо выполнить именно сейчас?
— Является ли эта работа действительно столь важной или она может подождать?
— Не имеет ли смысла вообще сделать эту работу в другое время?
— Подошло ли действительно время для этой задачи (с учетом приоритетности АБВ, графика работоспособности и т. д.)?
Эти вопросы уберегут вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять в итоге слишком много времени.
Работайте над сроками и старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра после обеда», «в пятницу, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
Почему в этой форме?
Рационализировать!
— Надо ли отвечать на письмо таким же подробным письмом? (Поговорить по телефону вместо того, что бы диктовать!)
— Могу ли я при выполнении этой задачи применить новые организационные формы, новые средства и методы работы?
— Как я могу упростить и рационализировать это процесс?
Пусть эти и подобные вопросы натолкнут Вас на новые идеи относительно организации Вашего труда. Помните об известной шутке: «Зачем так просто, если можно сложно!»
Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творческие и рациональные возможности исполнения
Путем последовательного и планомерного труда можно добиться существенной экономии рабочего времени.
