Принципы и правила планирования времени
Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, Вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.
Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.
Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.
Чтобы Вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с Вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.
|
1. Основное соотношение (60:40) |
Оценка |
Примечание |
|
Составляйте план лишь на определенную часть Своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60 % |
События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками.
Основное правило планирования времени
60 % — запланированная активность
20 % — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)
20 % — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество)
Рабочее время
60% запланированное время
20% непредвиденное время
20 % спонтанное время
В зависимости от вида и рода Ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.
|
2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех» |
Оценка |
Примечание |
|
Задокументируйте и перепроверьте то, как и на что Вы используете (транжирите) свое время (см. формуляры 0.3). |
Таким образом Вы приобретете:
постоянное представление о расходе своего бюджета времени;
опыт как основу для будущей потребности во времени;
исходные позиции для совершенствования применяемой Вами методики работы и распределения времени и т д.
|
3. Сведение задач воедино — план действий |
Оценка |
Примечание |
|
Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде рабочие акции Невыполненное из этого списка Вы можете взять за основу для заполнения «свободных мощностей» при составлении плана на следующий период |
Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне - и краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает даются намного легче, чем более важные. Используйте для этих целей рабочий формуляр «Список дел и контроль за их выполнением» (образец см. 3.3).
|
4. Регулярность — системность — последовательность |
Оценка |
Примечание |
|
Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело |
Работа по системе и соблюдение временных планов важнее заполнения формуляров (педантичного ведения записей).
|
5. Реалистичное планирование |
Оценка |
Примечание |
|
Не впадайте в крайность чрезмерного планирования и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться |
|
6. Приспособляемость |
Оценка |
Примечание |
|
Проявляйте гибкость, поскольку планы времени составляются не для того, чтобы облегчать Вам жизнь, а для того, чтобы достигались Ваши цели |
||
|
7. Восполнение потерь времени |
Оценка |
Примечание |
|
Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне |
|
8. Письменная форма |
Оценка |
Примечание |
|
Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и Вы будете всегда иметь полный обзор дел |
||
|
9. Перенос несделанного |
Оценка |
Примечание |
|
Невыполненные задачи, которые Вы не хотите вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов |
|
10. Фиксация результатов вместо действий |
Оценка |
Примечание |
|
Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия |
Пример:
— вместо: «позвонить г-ну Майеру»
— лучше: «согласовать с г-ном Майером программу для ЭВМ».
Таким образом Ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то Вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что Вам спонтанно приходит на ум.
Постоянно задавайтесь вопросами:
В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.? Чего я хочу достичь?
|
11. Установление временных норм |
Оценка |
Примечание |
|
Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует |
Опыт показывает
На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.
Если Вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.
Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае с. г.» (продолжительность — 90 мин.) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание — не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.
|
12. Срок исполнения |
Оценка |
Примечание |
|
Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, вы приучаете себя к самодисциплине, избегаете нерешительности, промедления и откладывания дел |
Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «Как можно скорее». Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2—3 недели?
Без фиксаций точных сроков при договоренности с другой стороной Вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!» или «Я еще в среду Вам сказал: «Как можно быстрее!» — А вы приносите мне отчет только сегодня!»
Заключайте конкретные соглашения («минидоговоры» относительно срока окончания работ). Спрашивайте или говорите, к какому сроку задание должно быть выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой стороны. Если Ваши представления не совпадают, Вы можете прийти к другому, более реалистичному соглашению.
|
13. Установление приоритетов (степени важности) |
Оценка |
Примечание |
|
Точно определяйте, какому делу какого рода приоритеты Вы отдаете (см. 3.3) |
||
|
14. Избавление от «тирании» спешности |
Оценка |
Примечание |
|
Учитесь отличать важнейшее от спешного и избавляйтесь от «тирании» спешных дел |
Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному, и только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.
Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать «сегодня» или даже «на этой неделе». Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают нашу энергию. Но в свете более или менее длительной перспективы их кажущееся огромным значение исчезает. С чувством потери вспоминаем мы о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.
|
15. Делегирование (перепоручение) дел |
Оценка |
Примечание |
|
С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать) |
|
16. «Поглотители» времени и резервы времени |
Оценка |
Примечание |
|
Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел и старайтесь сократить количество и объем «помех» («поглотителей» вашего времени) |
|
17. Переработка — перепроверка |
Оценка |
Примечание |
|
Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения того, могут ли те или иные акции быть реализованы полностью |
|
18. Свободное время |
Оценка |
Примечание |
|
Планируйте и используйте с толком свое свободное время, равно как и время, которое уходит на поездки и ожидания (например, для проработки материалов или для концептуальных размышлений). Здесь Вам поможет дневник времени (time/ sistem), в котором Вы фиксируете все самое важное |
|
19. Временные блок и спокойное время (закрытые часы) |
Оценка |
Примечание |
|
Резервируйте продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач (спокойное время, закрытые часы) и более короткие промежутки — для обработки нескольких мелких дел |
|
20. Время для планирования и творчества |
Оценка |
Примечание |
|
Резервируйте определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, позаботьтесь о том, чтобы восполнить потери на следующей неделе |
|
21. Рутинная работа |
Оценка |
Примечание |
|||
|
Планируйте выполнение рутинных функций, например чтение месячных отчетов, обход предприятия и т. п. |
|||||
|
22. Непродуктивная деятельность |
Оценка |
Примечание |
|||
|
Следите за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, как, например, изготовление фотокопий, несущественные собрания и т. п., у Вас уходило как можно меньше времени, ограничивайтесь здесь только действительно необходимым. Иначе вы будете не в состоянии использовать свое время для более важных дел |
|||||
|
23. Альтернативы |
Оценка |
Примечание |
|
Старайтесь при планировании мыслить альтернативно — по принципу «Всегда есть другой, лучший путь» |
|
24. Разнообразие |
Оценка |
Примечание |
|
Заботьтесь о том, чтобы вносить разнообразие в свою деятельность, чередуйте выполнение долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве |
|
25. Согласование временных планов |
Оценка |
Примечание |
|
Старайтесь сделать свои рабочие будни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег) |
Теперь напишите те пять ключевых правил или принципов, которых вы собираетесь в первую очередь придерживаться в ближайшее время.
|
Мои 5 важнейших правил планирования времени 1. 2. 3. 4. 5. |
