Основы планирования
Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния — времени, а именно:
либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);
либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).
Чем лучше мы распределим (читай: спланируем) свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает:
Подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени.
Планирование ежедневной работы, средне - и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.
Также как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть событий.
Вряд ли необходимо вам как руководителю доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. Вместе с тем мы хотели бы Вас призвать к следующему:
Станьте в своей деловой сфере сами для себя предпринимателем и планируйте использование своего времени для достижения своих целей!
Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыше во времени.
Общий практический опыт на производстве свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счете к экономии времени в целом.
Очевидно, что этот процесс не может быть произвольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным.
Динамика и частичная непредсказуемость производственной деятельности, как правило, приводят к тому, что абсолютный оптимум никогда не может быть запланирован и достигнут, однако если Вы добьетесь ежедневного выигрыша порядка 30 минут, то это уже можно считать успехом. Общим правилом можно считать следующее:
«Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами».
От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1 % времени тратить на планирование.
Пример: для разработки плана дня требуется 5— 10 минут.
Ниже Вам предлагается список ответов на вопрос «Зачем нужно планирование времени?», с которым Вы должны ознакомиться (пожалуйста, поставьте сегодняшнюю дату и пометьте все те пункты, где указано то, чего Вы хотите достичь).
|
Преимущество планирования в личном самоменеджменте |
Первичный Просмотр (дата). Чего бы Я хотел добиться |
Вторичный Просмотр (дата). Чего бы Я хотел добиться |
1 |
2 |
3 |
Достижение цели:выяснение профессиональных и личных целей достижение профессиональных и личных целей кратчайшим путем реалистическое рассмотрение целей с позиций ограниченности во времени Выигрыш во времени:экономия времени для действительно важных дел и целей, для исполнения управленческих функций, для работы с сотрудниками, для семьи, для досуга четкое представление о времени, необходимом для различных проектов, Задач и видов деятельности (что, когда, к какому времени необходимо сделать?) лучшая оценка времени, выявление потребности в нем Приоритеты:концентрация на действительно важных задачах и обеспечение их решения определение степени важности тех или иных видов деятельности, выявление дел, которые могут быть поручены другим Срокиустановление реальных сроков и их соблюдение, учет потребности во времени своевременное распознавание узких мест и принятие соответствующих контрмер Резервы времени:создание резервов времени для непредвиденных дел, образование «окон» в течение дня Эффективность:предварительное определение структуры дня и рациональное использование рабочего времени на этой основе более быстрое решение задач за счет объединения их в «блоки» (одновременное решение группы задач) избавление себя и сотрудников от «холостых ходов» Делегирование (перепоручение) дел:хорошая рабочая обстановка в коллективе делегирование заданий сотрудникам рациональное распределение поручений внутри предприятия и за его пределами Уменьшение стресса:меньше суеты, больше предусмотрительности лучшее планирование перерывов в работе меньше стрессов, поскольку выполняется большее количество дел Больше удовлетворения от работы, меньше раздражения, нетерпения |
Если Вы позднее, после вторичного просмотра (см. гл. 7), обнаружите, что получили реальный результат по трем или более пунктам, то, значит, Ваш новый подход к планированию времени оказался весьма успешным для вас (и для автора данной книги).
){kind=link}