Анализ временных потерь
Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров (анализа видов деятельности и расхода времени и анализа «дневных помех») критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки Вашего стиля.
С помощью следующей самоанкеты из 50 пунктов проанализируйте практиковавшийся Вами до сих пор рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время.
Потери времени при постановке цели
|
ДА |
НЕТ |
|
|
Имею ли я систематический обзор всех задач, которые возникают в сфере моей деятельности? Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия? Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел? Занимаюсь ли я слишком многими различными проблемами и делами? Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)? Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки? |
Потери времени при планировании
|
ДА |
НЕТ |
|
|
Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимого для выполнения предстоящих дел? Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы? Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов или помех? Принимаю ли я надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы? Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок? Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени? |
Потери времени при выработке решений
|
ДА |
НЕТ |
|
|
Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней(стоит ли она затрат времени)? Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности? Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)? Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения? Уделяю ли я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям? Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям? Занимаюсь ли я при выполнении какой-либо задачи слишком много деталями при том, что знаю о более Веду ли я слишком долгие частные разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел? |
Потери времени из-за плохой организации работы
|
ДА |
НЕТ |
|
|
Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача становится все меньше? Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому? Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым я бы мог перепоручить выполнение соответствующей задачи? Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол? Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т. п.)? Занимают ли меня вопросы систематического упрощения труда в моей сфере деятельности? Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности? |
Потери времени в самом начале работы
|
ДА |
НЕТ |
|
|
Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день? Болтаю ли я с коллегами или секретаршей, прежде чем приступить к работе? Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами? Прочитываю ли я в начале дня газеты? Требуется ли мне в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе? Начинаю ли я каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать? Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности? Откладываю ли я часто важные дела? Занимаюсь и я трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня? Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца? |
Потери времени при составлении распорядка дня
|
ДА |
НЕТ |
|
|
Знаю ли я свой личный трудовой ритм и график продуктивности? Знаю ли я, когда я более производителен — утром или вечером? Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности? Планирую ли я благоприятное время для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои производительные способности? Занимаюсь ли я в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами или не важными проблемами? |
Потери времени при обработке информации
|
ДА |
НЕТ |
|
|
Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности? «Пробегаю» ли я сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и потом ближе ознакомиться с важными местами? Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосредственную беседу или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным? Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени? Предваряю ли я свою корреспонденцию простыми или детализированными набросками? Избегаю ли я заметок, которые могут пригодиться лишь в случае невероятных событий? Использую ли я формуляры для рутинной работы? |
Каков оказался Ваш результат?
Пусть Вас не обескураживает большое число отмеченных Вами слабых мест.
После инвентаризации времени и анализа своего рабочего стиля Вы можете с лучшим знанием проблемы приступить к изучению отдельных глав данной книги. Все поставленные здесь вопросы будут в дальнейшем подробно рассмотрены.
Попробуйте теперь по-новому расположить отдельные пункты в соответствии с их важностью. Тем самым Вы способствуете целеориентированной проработке последующего изложения.
Важнейшие причины потерь времени
1.
2.
3.
