Анализ использования времени
Первый шаг — составление инвентарной описи все: видов деятельности, в которых вы участвовали кахкруководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы:
анализ видов деятельности и расхода времени;
листок «дневных помех» (перерывов в работе).
Заполните последовательно и без пропусков эти две « анкеты на примере трех (или более) типичных дней на следующей неделе.
Будьте, пожалуйста, при этом по возможности честными и самокритичными, даже если у Вас возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающими. Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение.
Только честный анализ, предназначенный исключительно для Вашего личного употребления, подскажет Вам, как конкретно улучшить рабочий стиль.
|
Анализ видов деятельности и расхода времени |
|||||||
|
№ |
Вид деятельности, занятий |
Интервал времени (от-до) |
Продолжительность (мин) |
А |
Б |
В |
Г |
|
Листок «дневных помех» |
|||||
|
№ |
Помехи. Интервал времени (от — до) |
Продолжительность (мин.) |
Телефонный разговор или посетитель |
Кто? |
Пометки, например, причины «помех» |
Указания по методу записи (инвентаризации времени):
не менее важным, чем собственно инвентаризация времени, является выбор репрезентативных рабочих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюдения;
не старайтесь производить немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе будет утеряна наибольшая польза от Вашей инвентаризации времени).
К формуляру «Анализ видов деятельности и расхода времени»:
не ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени;
поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.
К формуляру «Дневные помехи»:
заносите сюда все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т. п.;
фиксируйте все, что Вас отрывает от дел:
Н — начальник
Кл — клиент
Ко — коллега по профессии
Пос — поставщик
П — подчиненный
Сем — семья
С — секретарша
Пр — прочие
При заполнении формуляра помните о том, что ( записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как Вам внезапно пришло в голову, что Вы должны позвонить господину «Н»!).
Два исходных пункта инвентаризации времени.
Прежде чем Вы приступите к оценке результатов анкет, Вы должны определить, в каком виде Вы могли бы получить итоги.
В центр анализа вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты.
Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.
