Эффективное решение производственных проблем и задач

Функции управления созданием (глава из книжки действенное создание. практическое управление по совершенствованию планирования и контроля) [менеджмент.com.ua]

Готовые мысли для занятого человека

• Большая часть профессионалов и техников по планированию растрачивают сильно мало времени на конкретное составление планов-графиков и плани­рование.
• От управления созданием ждут чудес, координации действий на игровой площадке, режиссирования событий. В общем, производственное управление должно знать все и про всех.
• Расширенные функции производственного управления очень изредка признаются на официальном уровне, вознаграждаются либо учитываются в целях найма, бюджетирования, кадрового обеспечения либо обучения.

Введение

В главе 3 мы разглядели функции и задачки управления созданием. Говоря обычным языком, задачка производственного управления состоит в предвидении будущих заморочек и их предотвращении. Это и есть первичная задачка производственного управления, которая вполне не отражает его роль либо реальные функции. Чем занимаются спецы и техники по планированию и почему они это делают? Для неких ответ на эти вопросы полностью понятен: их функция состоит в разработке планов-графиков, которым будут следовать другие.

Если вы согласны с определением «создавать планы-графики», мы просим вас посетить какое-либо предприятие и понаблюдать за работой отдела производственного управления. Возможно, вы не спец по планированию и даже не техник. И еще: под временем посещения предполагается не 9:00 либо время, когда вы обычно начинаете собственный рабочий денек, а время, когда спецы по планированию реально начинают свою работу, - 5:00, 6:00 либо когда бы то ни было. Их денек и работа в главном завершаются к тому времени, когда другие люди только начинают собственный рабочий денек. Чтоб понаблюдать за деятельностью отдела производственного управления и осознать его функции, нужно быть там, где эта деятельность происходит. Если вам произнесут, что их работа начинается в 6:00, то приходите в 5:45, так как в реальности спецы по планированию начинают работать ранее.

Чем занимается отдел производственного управления? Какова его функция? Одного определения не существует. В данной главе рассматриваются только некие функции профессионалов и техников по планированию.

Функции

Для определения функций спеца и техника по планированию нужно учесть бессчетные причины. На маленьком заводе один человек может делать фактически все нижеперечисленные функции. На большенном заводе таковой перечень обычно разбит на две главные части: управление материалами и производственное управление. Однообразное разделение либо рассредотачивание функций изредка находится на 2-ух разных предприятиях. Каждое предприятие имеет свое, немного хорошее видение функции производственного управления и ожидаемых результатов его работы.

Разглядим некие из бессчетных неформальных и формальных функций, которые могут отводиться отделу производственного управления:

1. закупка материала, работа с поставщиками;
2. проведение учета припасов;
3. поиск и обнаружение утерянных припасов;
4. проверка и корректировка учета припасов и производства;
5. проверка и корректировка технических данных и сведений о матери­алах;
6. коммуникация и координация собственных действий со вспомогательными отделами;
7. выявление и разъяснение необыкновенных числовых значений в системе ERP;
8. отслеживание технических конфигураций и их контроль;
9. поддержание баланса материалов и припасов при смене производства;
10. приемка и отправка продуктов, включая оформление документов, связь с перевозчиками;
11. мониторинг работы субподрядчиков и аутсорсинг;
12. прием заказов, связь с клиентами, проверка заказов;
13. планирование особенных периодов, к примеру периода профилактического технического обслуживания, модернизации полосы, отпуска;
14. планирование работ на уровне денька, недели, месяца, года, пары лет;
15. создание последовательностей операций;
16. окончание работ;
17. выдача заказа на изготовка.

Не считая того, вам как спецу и технику по планированию придется отвечать на вопросы управления и иных лиц о том, что происходит, что вышло, что не вышло, что было спланировано и выполнено, также - что было спланировано, но осталось невыполненным.

Такой неполный список, как мы называем, типовых функций, которые в итоге производятся спецами и техниками по планированию. Он не включает функции креативного решения заморочек и задачки критического решения. Он не подразумевает роли в группах по непрерывному совершенствованию и иных дополнительных действий, которые от вас могут потребоваться.

Справедливо и уместно задать вопрос, почему вам приходится делать большая часть из функций данного списка. Мы не говорим: «Вы обязаны», но знаем, что эти функции вправду производятся спецами и техниками по планированию. Они могут и не производиться раз в день, но профессионалов и техников по планированию временами требуют выполнить их и ждут от их познания, как делать эту работу (по выходным денькам, после работы либо ранешними утренними часами). Только 5 последних функций списка вправду относятся к принятию решений, что создавать, когда и почему.

Должны ли вы играть роль корпоративной няни? В конце концов, конкретно это и предполагает приведенный список. Другие просто не знают, что им делать далее. Им необходимо указать, какой станок использовать. Им нужен кто-то, кто проверит их учетные записи и увидит вещи, которые они положили не туда, куда следует. Захворал спец по отправке грузов - и кто-то должен связаться с компанией-перевозчиком. Персонал отдела закупок не работает по субботам - и кто-то должен позвонить поставщику по вопросу несвоевременной отгрузки. Все это тошно. Некие из нареченных функций представляют собой действенные запасные либо чрезвычайные способности, которые могут быть применены в случае необходимости. Другие функции полностью соединяются воединыжды в одну группу под общим заглавием - «роль няни».

Роль няни отбирает много времени у спеца по планированию. Если какую-то работу пришлось выполнить досрочно, оператор, естественно, может посмотреть на план-график либо на перечень вероятных работ и принять соответственное решение, что все-таки делать далее. На теоретическом уровне мастер цеха, который из плана-графика знает, что какая-то деталь должна быть сделана поближе к концу смены, должен до собственной смены провести проверку и найти, все ли подготовлено для работы смены, чтоб избежать неожиданностей. Таким же образом производственный цех должен нести ответственность за точность инфы о том, что было изготовлено, а водители погрузчиков - за информацию о месте размещения вещественных припасов. Люди, которые занимаются приемкой и отправкой продуктов, должны нести ответственность за точность отгрузок, документооборота и своевременность собственных действий, а отдел отгрузки - за компанию рассредотачивания продукции, которое соответствовало бы плановому производству (к примеру, заказ грузовиков). Сколько вашего времени тратится на выполнение тех задач, которые не пришлось бы делать, если б другие следовали подходящим способам и процедурам? Почему вы, в конце концов, должны мыслить за других?

Как досадно бы это не звучало, жизнь не так ординарна. Процесс мышления труден. Мысли принуждают мучиться. Проще, если задумываются другие. И безопаснее. Если рабочий задумывается и воспринимает какое-то решение, он становится ответственным за итог. Намного легче и безопаснее для карьеры переложить эти функции на кого-то другого. Легче просто сказать, что нечто просто существует, кто-то неправ либо производственный учет точен, и вынудить другого обосновывать оборотное, заместо того чтоб самому верно выполнить работу либо решить определенные вопросы. К тому же намного проще попросить кого-либо что-то проверить и предложить ответ, а не самому находить его. Вот поэтому вас спрашивают о том, что делать далее. Вас требуют отыскать и подтвердить наличие либо отсутствие определенных вещественных припасов. У вас есть информация о том, что происходит. Почему же люди не должны вас об этом спрашивать? А в итоге от отдела производственного управления очень нередко требуют мыслить за всех других.

В неких отношениях это само по себе и хорошо. Обычно, вы владеете информацией. Производственное управление - это информационный центр предприятия. Вы должны знать о том, что было изготовлено, что делается и выполнение чего ожидается. Благодаря поиску припасов и выполнению других задач вы развиваете способности, которые никогда не приобретут работники производственного цеха. В итоге вы всегда, а не эпизодически заняты поиском вещественных припасов либо размышлениями о том, что должно быть выполнено. По сопоставлению с мастерами цеха, вы, возможно, владеете ERP-системой намного лучше и способны отыскивать нужное в считанные секунды, а не после долгих мучений, как они. Что касается эффективности и производительности на системном уровне, спецы из отдела производственного управления являются специалистами в поиске инфы и отслеживании производственных процессов и способны отлично делать эти задачки. Все же, до этого стоило бы убедиться в реальной эффективности и необходимости всех этих функций. Вам не следует покрывать ошибки других и увековечивать нехорошие приемы. Тем паче, все эти функции часто не планируются, не предусматриваются в бюджете, не оснащаются кадрами либо даже не признаются официально. Вот в чем неувязка. Как нередко вы получаете признание либо вознаграждение за отлично проделанную работу по поиску потерянных деталей? За ответы на вопросы? Отражается ли это на вашей премии, упоминается ли в вашем годичном отчете? Сколько минут в денек вы заняты ответами на вопросы, которые в реальности не входят в ваши обязанности?

Все эти функции, которые не относятся к построению последовательностей, являются «пожирателями» и «дробителями» времени. Бессчетные различные задания, не относящиеся к планированию, прерывают и нарушают обычный процесс разработки плана. Когда вас в последний раз оставляли 1-го на достаточное время, без перерыва, чтоб дать окончить какой-нибудь план либо график? Даже когда вы приходите на завод в собственный выходной денек, чтоб поработать над планом, вас все равно осаждают.

Кто будет мыслить, если вас не окажется на рабочем месте? На одном заводе планирование производилось за одну-единственную смену, при всем этом планы разрабатывались для 2-ух оставшихся смен и для персонала 2-ой и ночной смены оставлялись аннотации. Эти две смены, работавшие без техников по планированию, обычно управлялись с планом выпуска собственных деталей и без неизменной помощи. В некий момент на заводе решили, что требуется больше планировать. Они разделили смену техников по планированию на задачки детализированного планирования и диспетчирования, осуществляемые в утреннюю смену, и на задачки более длительного планирования, осуществляемые в дневную смену. Это кажется логичным. Предполагалось, что спец по планированию во 2-ой смене будет иметь больше времени для планирования (естественно - наилучшего времени). Данная схема работала недолго. 2-ые смены очень стремительно нашли свою неспособность работать без неизменной помощи спеца по планированию. В один момент мастера и бригадиры вторых смен закончили осознавать, что им делать. Они не захотели принимать какие-либо решения. В конечном итоге спецу по планированию оставалось сильно мало времени для выполнения длительного планирования. После того как смена второго спеца по планированию была отменена, мастера 2-ой смены расчудесным образом вспомнили о собственной возможности мыслить.

Микропроцессор инфы

Функция обработки инфы, возложенная на спеца по планированию, является очень принципиальной. Вам необходимо знать, где находятся нужные вещи, их количество, качество, какие материалы есть в наличии, каково состояние каждого из главных видов ресурсов, каковы возможности и способности оператора, какие ремонтные работы требуются и когда нужно их провести. Но приведенный перечень далековато не полный. Вы собираете, проверяете, распространяете, объясняете информацию. Каждый денек персонал отдела производственного управления ведет взаимодействие с более чем дюжиной подразделений организации. Основной деятельностью является сбор инфы из различных источников и обмен имеющимися данными.

Информация отлично обрабатывается и не рассматривается в виде пассивных чисел на дисплее либо листе бумаги. Если она небогата, вы сможете объяснить ее средством анализа и наполнения бланков, используя предшествующий опыт и познания. Если какой-нибудь оператор не предоставляет вам добровольно информацию, которая должна передаваться часто, вы вправе подозревать что-то неладное. Вы сможете проверить точность инфы и поправить данные так, как требуется. Время от времени инфы по организации производства доверять нельзя, и вам, скорее всего, придется инспектировать чертежи и расчеты. Вы также сможете ослабить либо уменьшить поток инфы и избавиться от ненадобных либо лишних данных. Не стоит волноваться о том, что идет по плану либо производится верно; для отслеживания и сбора важнее информация о дилеммах и потенциальные задачи.

Итог широких и глубочайших познаний, имеющихся в распоряжении профессионалов и техников по планированию, проявляется просто: каждый нуждающийся в определенной инфы станет звонить им по телефону, вызывать по рации либо, что ужаснее всего, заходить в кабинет. Некие из таких воззваний представляют собой нечто большее, чем обычный запрос инфы. А если что-то пошло некорректно либо требуется обвинить кого-то, то вы, обычно, оказываетесь вовлеченными в качестве потерпевшего либо очевидца.

Координатор особенных событий

Особенные действия и их координация являются 2-ой важной функцией. От отдела производственного управления часто ждут выполнения всех координационных задач, связанных с внедрением нового продукта, производственными испытаниями, сменой материала и совершенствованием ресурсов. Некие особенные действия требуют подчеркнуто огромных усилий - таких, к примеру, как визит царской особы либо главы страны. Визиты членов правления компании, президентов подразделений и компаний, возможных либо имеющихся клиентов или публичных делегаций требуют планирования. Количество вовлеченных групп и число отслеживаемых вопросов могут быть сногсшибательными. Вы начинаете волноваться еще до начала действия, а реальная нервотрепка совпадает с его началом. Особенные действия манят за собой огромное количество заморочек.

Во-1-х, тяжело спланировать что-либо, если о событии вам докладывают только после того, как оно началось. Так как в почти всех компаниях роль инфы не стандартизирована подабающим образом, очень нередко появляются отступления от намеченного сценария. Во-2-х, невзирая на то, что в событие вовлечены многие люди, время от времени очень трудно найти четкие рамки отчетности и ответственности. Можно услышать чувственные высказывания: «Это не моя работа!» и «Я задумывался, что ты занимаешься этим!» В-3-х, особенные действия очень изредка предусматриваются в бюджете, обеспечиваются человечьими ресурсами либо официально признаются в качестве части чьей-либо работы. Каждый пробует «подогнать» каждодневные и особенные действия под одно и то же нормированное количество рабочих часов.

В рамках какого-нибудь определенного отдела особенное событие может быть довольно редчайшим случаем и происходить только пару раз в год, но, так как все отделы предприятия связаны с производственным управлением, вы сможете получать по одному особенному событию практически каждый месяц, а время от времени и почаще 1-го раза в неделю. Другие руководители не оказывают начальнику отдела производственного управления значимой поддержки либо не проявляют особенного осознания в координации таких событий, а причина ординарна: они лицезреют только малую часть большой картины и не догадываются, что прячется за всей этой суетой.

Ведите учет особенных событий и отмечайте время и усилия, которые потрачены на это. Сделайте все вероятное, чтоб мастера и руководители понимали суммарный объем этой работы.

Судья, модер и катализатор

3-я основная функция профессионалов и техников по планированию подобна роли дирижера оркестра, регулировщика на оживленном перекрестке либо вожатого на детской игровой площадке: она непременно содержит в себе лишний язык жестов. Дирижер уговаривает, завлекает и поощряет солистов оркестра, чтоб те сыграли как можно лучше. Полный интереса символ с просьбой о более размеренной нотке либо громкий крик напоминают ваше взаимодействие с мастерами и бригадирами. Чувствительное самолюбие успокаивается, и предлагаются прельщающие замечания, сдобренные словами для поднятия духа: «Дайте еще малость, вы сможете это!» Находясь в самом центре сети огромного паука, вы должны разрешать конфликты, сразу стимулируя и поощряя усилия.

Как дирижер не в состоянии сделать всех музыкантов счастливыми, так и вы, непременно, не можете сделать счастливыми всех мастеров и бригадиров. Такая жизнь. Каждый цех либо производственный участок захотит стать «первой скрипкой», получить самую сладкую часть, чтоб выделить собственный талант и захватить признание. Вы несете ответственность за результаты всей системы, но должны делать свою роль исходя из личных свойств вспомогательных отделов и соревнующихся меж собой цехов. Работа спеца по планированию больше припоминает работу регулировщика и меньше - дирижера, к тому же изредка получает положительную оценку в прошедшем времени. Как нередко вы слышите прельщающие комплименты водителей в адресок регулировщика либо похвалу начальника: «Прекрасный план, который ты отдал нам вчера. Просто супер!» Дирижеров очень нередко восхваляют, а профессионалов по планированию повсевременно критикуют в отрицательных тонах. «Почему вы это сделали? Почему вы не узрели этого? Почему вы сделали это перед тем?» К огорчению, не положительное, а негативное, обычно, обитает в производственном управлении. Вы должны быть движимы внутренними желаниями, своими познаниями, как отлично выполнена работа, и своим взором на то, каким был бы нынешний денек, если б вы не приняли эти особые решения вчера. Планирование и составление планов-графиков может приносить массу наслаждения и радости, но не ждите услышать похвальные слова в собственный адресок от других.

Роль судьи, модера и катализатора является очередной неформальной функцией, которая очень изредка признается официально. Количество игроков, частота принятия решений и взаимодействие с каждым игроком - все три компонента вместе будут драматично оказывать влияние на то, что вы делаете, и на качество выполнения вами ожидаемой работы. Все ли эти взаимодействия и связи прописаны в эталонах ISO 9000? Очень непонятно. Существует ли стандартный метод получить дополнительно 10% от труда рабочих в пятницу после обеда? Принимаются ли во внимание все телефонные звонки и взаимодействия при определении рабочей нагрузки, расчете критериев годичный эффективности персонала либо определении свойства выполненных рабочих заданий? Анализируется ли и регулируется ли ваша рабочая нагрузка, если число взаимодействий и симфонических движений возрастет в течение года? Мы можем дать вам один совет: запишите все виды производящихся взаимодействий и проанализируйте, с какими отделами вы взаимодействуете, как нередко и почему эти взаимодействия были важны. Попробуйте найти время, когда происходит взаимодействие, и выудить в этом какую-либо закономерность. Некие из таких взаимодействий являются очень ценными и должны поощряться, более того - по способности им необходимо способствовать; остальные же только отымают ваше время и должны просто идентифицироваться как таковые.

Фокусник

Возможно, четвертой и последней из главных функций является необходимость быть фокусником. Каждый денек, а часто и пару раз в денек, от вас ждут, что вы выньте зайчика из шапки. Более того. Они желают, чтоб этот зайчик был особым и появился так же стремительно, как вчера.

В динамической цеховой среде наподобие ситуации Джейка маленькие задачи появляются через каждые 5-10 минут. Обычно такие препядствия решаются методом прояснения инфы либо принятия обычных решений. Каждые полчаса либо около того люди ждут маленького чуда. И происходит это там, где какое-то реальное действие должно выполниться кем-то, чтоб волшебство состоялось. Оно может включать в себя поиск и нахождение материала либо деталей, считающихся несуществующими, либо выражаться в разговоре с некоторым поставщиком и ускорении какой-нибудь поставки. Раз в денек, что не уникальность, случается какая-то большая паника, тогда и от вас, обычно, ждут чуть не хождения по воде либо перепрыгивания через здание в один прыжок. «Великие чудеса» могут включать в себя общение с клиентами, с конструкторским отделом, с производственным отделом либо с руководителями созданием, также получение новейшей технологии либо нового заказа прямо из воздуха - то, что решит назревшую делему.

Сколько времени тратится на подобные чудеса? Фокусы требуют времени, это не просто тридцатисекундное развлечение. Но каково их воздействие на другие задачки? Принимаются ли во внимание потраченные на их время и усилия при оценке требований к спецу по планированию, оценке обучения и кадрового обеспечения либо проектировании рабочих мест, планировке, размещении всасывающих шум экранов? Функция фокусника будет рассматриваться как обычная часть вашего денька и как составляющая того, за что вам платят. Будет тяжело вызвать симпатию за потребленное время либо за прерванные решения. Если волшебство будет нужно поздним днем либо в полдень, принужденная пауза покажется наименее противной, но волшебство, которого ожидают в 7:00, наносит большой вред.

Вы сможете выслеживать число таких чудес, направить внимание на то, когда они происходят и какие другие операции в итоге прерываются, также попробовать выявить предпосылки, вызывающие необходимость в таких чудесах. Если вы можете собрать достаточное количество доказательств, то, возможно, сможете получить подсказку либо хотя бы разъяснить, почему какие-то операции не производятся либо производятся не в полном объеме.

Итоги

Во всех этих разных функциях - фокусника, вожатого на игровой площадке, координатора особенных событий и справочной системы - просматривается одна общая черта: они все неофициальны и очень изредка документируются либо признаются. Они не оцениваются и не отслеживаются, как, вобщем, не дается и официальное признание отлично выполненной в этих рамках работы. Величина усилий, требующихся для выполнения данных функций, просто не учитывается, а их воздействие на процесс планирования и составления планов-графиков, обычно, отрицается.

Кто-то задумывается, что план-график недостаточно неплох? Возможно, им следует посмотреть на то, что вы делаете. На что уходит ваше время? Спецы по планированию растрачивают до 90% собственного времени на выполнение последних 4 функций и только 10% - на реальное планирование либо обеспечение каждодневного рассредотачивания работ. Так стоит удивляться, что ошибки случаются, а задачи не удается спрогнозировать? Если эти функции не управляемы, то навряд ли можно достигнуть отлаженности производственного планирования.

Глава из книжки "Действенное создание. Практическое управление по совершенствованию планирования и контроля" разлюбезно предоставлена издательством "Гревцов Паблишер".