ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Требования к содержанию документов

Основу содержания документа составляет текст. Помимо текста документ, как правило, содержит и установленный для данного вида документа набор реквизитов — обязательных элементов его содержа­ния, например, наименование вида документа, све­дения об адресате, заголовок к тексту, подпись и т. п. Состав и требования к оформлению реквизитов документов регламентированы ГОСТом Р6.30-2003[18] (подробнее см. далее).

Под текстом управленческого документа следует понимать выраженное средствами служебно-делово­го языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументирован­ную информацию, изложенную ясно, убедительно и, по возможности, кратко. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данно - му вопросу документами и соответствовать законо­дательству РФ. Текст документа может быть состав­лен на основе:

1) унифицированных форм документов, входя­щих в состав УСД;

2) унифицированных текстов, составленных для отдельных организаций;

3) типовых документов (типовые положения, типовые правила и др.), содержание конкретных документов.

Как правило, текст документа оформляют в форме связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или в комбинированной форме, предполагающей взаи­мосочетание текста с таблицами.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную инфор­мацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем и орга­низационно-распорядительных документов (напри­мер, приказов. — Авт.). Сплошные связные тексты могут состоять из разделов, имеющих в мых случаях заголовки и нумерацию. Так, тексты распорядительных документов и писем как

Правило, из двух частей: в первой части указывают­ся основания (причины) составления документа, во второй — излагаются решения, распоряжения, пред­ложения, мнения, выводы, просьбы и пр,[19]

Форма анкеты для изложения содержания доку­мента применяется для представления информации об одном объекте по определенному набору призна­ков. Наименования признаков объекта и их харак­теристики должны быть выражены именем существи­тельным (словосочетанием с существительным) в
нительном падеже. Отдельные показатели могут быть выражены цифрами.

Анкетные тексты применяются в организационно - распорядительных документах, документах по мате­риально-техническому снабжению и сбыту, финансо­вых документах и др. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информа­ции о нескольких объектах по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в плановых доку­ментах, финансовых, бухгал­терских, организационно-распорядительных и др. Как правило, таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки.

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, при этом на последующих страницах печатаются номера граф. При большом количестве граф таблицы допу­стимо повторение заголовков граф.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заго­ловках и подзаголовках строк и граф таблицы упо­требляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

В тексты подготовленных на основа­

Нии документов других организаций или ранее издан­ных (поступивших на предприятие) документов, вклю­чают ссылку на наименование документа, название организации — автора документа, а также на регистра­ционный номер и заголовок к тексту документа.