ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка — это не что иное, как внут­реннее деловое письмо. Основное назначение слу­жебной записки — оперативный обмен документиро­ванной служебной информацией между работника­ми одного предприятия, преимущественно на этапе принятия управленческого решения.

В зависимости от содержания и предназначения различают:

1) докладные записки (докладные);

2) информационные записки (меморандумы);

3) аналитические записки (аналитические справ­ки);

4) пояснительные записки;

5) служебные записки ad Нос (т. е. подготовлен­ные по конкретному информационному поводу, как правило, возникшему внезапно);

6) служебные записки о состоянии дел за период времени.

Специфическими видами служебных записок являются объяснительная, а также строевая за­писка.

Наиболее общие требования к подготовке слу­жебных записок изложены в ГСДОУ и Методичес­ких рекомендациях по унификации текстов управ­ленческих документов. Указанные требования кон­кретизированы в Типовой инструкции по делопро-

Применительно к одному из видов служеб­ных записок — пояснительной записке[58].

Как следует из содержания указанной Инструк­ции, пояснительная записка оформляется на стан­дартных листах бумаги формата А4 и имеет следую­щие реквизиты:

1) наименование вида документа — печатается прописными буквами двумя межстрочными валами ниже верхней границы текстового поля, вы­деляется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2) заголовок — отделяется от предыдущего рек­визита двумя межстрочными интервалами, печата­ется строчными буквами через интервал, выделяет­ся полужирным шрифтом и выравнивается по

Ру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголов­ке к тексту указывается полное название документа (проекта документа), к которому подготовлена по­яснительная записка;

3) текст — отделяется от заголовка тремя межстроч­ными интервалами и печатается шрифтом размера 13 через полтора интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст должен со­держать:

— обоснование необходимости принятия управлен­ческого решения (утверждения документа), вклю­чающее развернутую характеристику решения (документа), его целей (основных положений), места в системе управления (управленческой до­кументации) предприятия;

— результаты проработки вопроса в контексте ра­нее принятых управленческих решений (прове­дения правовой экспертизы документа);

— необходимые расчеты в обоснование предлагае­мого решения (вносимого на утверждение доку­мента);

— прогноз ожидаемого эффекта от реализации ре­шения (введения в действие документа). Текст служебной записки излагается от первого

Лица единственного числа.

Дополнительными реквизитами пояснительной записки являются:

— наименование адресата (должностного лица пред­приятия, которому адресован документ);

— отметка о наличии приложения;

— подпись разработчика.

Служебные записки, как правило, подписывают­ся исполнителем (разработчиком). При необходимо­сти служебная записка может быть завизирована непосредственным руководителем исполнителя до­кумента, а также (в зависимости от ситуации) ра­ботником финансового, кадрового или юридическо­го подразделения предприятия.

Пример оформления служебной записки[59] пред­ставлен в приложении 46.