ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Примерные тексты должностных инструкций сотрудников предприятия

А. Начальник отдела кадров

I. Общие положения

1.1. Начальник отдела кадров отвечает:

— за работу отдела, своевременное и качественное вы­полнение им задач по предназначению;

— исполнительскую и трудовую дисциплину сотруд­ников отдела;

— сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну;

— обеспечение безопасных условий труда, поддержа­ние порядка, выполнение правил пожарной безо­пасности в помещениях отдела.

1.2. Квалификационные требования: высшее про­фессиональное образование и стаж работы по профи­лю от 5 лет при выполнении должностных обязаннос­тей начальника вспомогательного подразделения служ­бы (отдела) организации, отнесенной к I группе опла­ты труда руководителей.

1.3. В практической деятельности должен руковод­ствоваться:

— постановлениями, распоряжениями, приказами и др. федеральными и ведомственными руководящими до­кументами, регламентирующими деятельность от­дела;

— нормативными актами, методическими рекоменда­циями, непосредственно устанавливающими поря­док выполнения работ в отделе;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и проти­вопожарной защиты;

— настоящей должностной инструкцией.

П. Должностные обязанности 2,1. Начальник отдела кадров обязан:

— возглавлять работу отдела и уверенно руководить им;

— обеспечивать своевременное и качественное выпол­нение отделом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным по­рядком работы;

— руководить разработкой служебной документации;

— обеспечивать рациональное использование матери­альных, технических и иных средств отдела в инте­ресах выполнения задач по предназначению;

— обеспечивать надежную защиту документов и ин­формации, составляющих государственную и слу­жебную тайну;

— руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации;

— осуществлять контроль за соблюдением подчинен­ными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности;

— использовать по отношению к подчиненным предо­ставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

2.2. Начальник отдела кадров должен своевремен­но и в полном объеме отрабатывать и представлять со­ответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.

2.3. Регламент рабочего времени начальника отде­ла кадров соответствует нормам федерального законо­дательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутрен­него трудового распорядка" организации.

В случае служебной необходимости начальник от­дела кадров может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно по решению руководства организации в порядке, предусмотренном положения­ми федерального законодательства о труде.

III. Права работника

3.1. Начальник отдела кадров имеет право:

— принимать решения в целях обеспечения повседнев­ной деятельности отдела по всем вопросам, относя­щимся к его компетенции;

— представлять руководству организации свои пред­ложения по поощрению (привлечению к ответствен­ности) работников отдела в тех случаях, когда соб­ственных полномочий недостаточно;

— готовить и представлять руководству организации свои предложения по совершенствованию работы отдела (его дополнительному финансированию, ма­териально-техническому обеспечению и т. п.);

— участвовать в работе коллегиальных органов управ­ления при рассмотрении вопросов, касающихся ра­боты отдела.

IV. Ответственность, порядок оценки труда работника

4.1. Начальник отдела кадров несет административ­ную, дисциплинарную и материальную ответственность:

— за нарушение положений руководящих документов по вопросам организации труда и кадрового обес­печения;

— невыполнение указаний руководства организации, касающихся работы отдела и выполнения им своих задач;

— несохранение государственной и служебной тайны;

— неправомерное использование предоставленных слу­жебных полномочий, а также использование их в личных целях.

Б. Начальник внутреннего структурного подразделения

I. Общие положения 1.1. Начальник подразделения (указать наимено­вание) отдела кадров отвечает:

— за работу своего подразделения и своевременное и качественное выполнение им задач по предназначе­нию;

— исполнительскую и трудовую дисциплину личного состава подразделения;

— сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну, состоящих на постоянном и временном хранении в подразделении;

— обеспечение безопасных условий труда, поддержа­ние порядка, выполнение правил пожарной безо - пасиости в помещениях подразделения.

1.2. требования: высшее про­фессиональное образование и стаж работы по профи­лю от 5 лет, при выполнении должностных обязаннос­тей начальника вспомогательного подразделения служ­бы (отдела) организации, отнесенной к III группе оп­латы труда руководителей.

1.3. В практической деятельности должен руковод­ствоваться:

— постановлениями, распоряжениями, приказами и др. федеральными и ведомственными руководящими документами, регламентирующими деятельность подразделения;

— нормативными актами, методическими рекоменда­циями, непосредственно устанавливающими поря­док выполнения работ в подразделении;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и проти­вопожарной защиты;

— настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности

2.1. Начальник подразделения отдела кадров обязан:

— возглавлять работу подразделения и уверенно ру­ководить им;

— обеспечивать своевременное и качественное выпол­нение подразделением возлагаемых на него повсе­дневных задач в строгом соответствии с утвержден­ным порядком работы;

— организовывать разработку служебной документа­ции (вчасти, касающейся...);

— обеспечивать рациональное использование матери­альных, технических и иных средств подразделе­ния в интересах выполнения задач кадрового обес­печения;

— обеспечивать надежную защиту документов и ин­формации, составляющих государственную и слу­жебную тайну;

— руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации;

— осуществлять контроль за соблюдением подчинен­ными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности;

— использовать по отношению к подчиненным предо­ставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

2.2. Начальник подразделения отдела кадров дол­жен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.

2.3. Регламент рабочего времени начальника подраз­деления отдела кадров соответствует нормам федераль­ного законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внут­реннего трудового распорядка" организации.

В случае служебной необходимости начальник под­разделения отдела кадров может привлекаться к вы­полнению своих обязанностей сверхурочно по реше­нию начальника отдела в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

III. Права работника

3.1. Начальник подразделения отдела кадров имеет право:

— принимать решения в целях обеспечения повседнев­ной деятельности подразделения по всем вопросам, относящимся к его компетенции;

— представлять начальнику отдела свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) подчиненных работников в тех случаях, когда соб­ственных полномочий недостаточно;

— готовить и представлять начальнику отдела свои предложения по совершенствованию работы подраз­деления (его дополнительному финансированию, ма­териально-техническому обеспечению и т. п.);

— участвовать в работе служебных совещаний при рас­смотрении вопросов, касающихся работы его под­разделения.

IV. Ответственность, порядок оценки труда работника

4.1. Начальник подразделения отдела кадров несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

— нарушение положении руководящих документов по вопросам организации труда и документационного обеспечения;

— невыполнение указаний начальника отдела, касаю­щихся работы подразделения и выполнения им сво­их задач;

— несохранение государственной и служебной тайны;

— неправомерное использование предоставленных слу­жебных полномочий, а также использование их в личных целях.

В. Архивариус

I. Общие положения

1.1. Архивариус отвечает за прием на хранение до­кументов, снятых с оперативного учета, их перерегист­рацию и за сохранность используемых в работе доку­ментов (сведений), содержащих государственную и слу­жебную тайну.

1.2. Квалификационные требования: среднее про­фессиональное образование без предъявления требова­ний к стажу работы.

1.3. В практической деятельности должен руковод­ствоваться:

— "Положением об архиве организации";

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и проти­вопожарной защиты;

— настоящей должностной инструкцией.

//. Должностные обязанности 2.1. Архивариус обязан:

— проверять правильность формирования и оформле­ния дел, передаваемых из отдела кадров на хране­ние в архив;

— производить систематизацию и размещение дел, принятых на архивное хранение;

— подготавливать сводные описи дел, а также проек­ты актов на передачу, списание или уничтожение документов;

— составлять справки на основе сведений из докумен­тов, состоящих на хранении в отделе кадров;

— вести картотечный (автоматизированный) учет ар­хивных документов отдела кадров.

2.2. Архивариус должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику под­разделения отчетную и иную служебную документа­цию.

2.3. Регламент рабочего времени архивариуса соот­ветствует нормам федерального законодательства о тру­де. Время труда и отдыха в течение рабочего дня рег­ламентируется "Правилами внутреннего трудового рас­порядка" организации.

В случае служебной необходимости архивариус может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положения­ми федерального законодательства о труде.

III. Права работника 3.1. Архивариус имеет право:

— принимать решения в целях обеспечения повседнев­ной деятельности по всем вопросам, относящимся к его компетенции;

— запрашивать у руководителей подразделений отде­ла кадров информацию о документах, подлежащих направлению (возвращению) в архив;

— готовить и представлять заведующему архивом пред­ложения по совершенствованию организации рабо­ты архива.

IV. Ответственность, порядок оценки труда работника

4.1. Архивариус несет административную, дисцип­линарную и материальную ответственность:

— за нарушение положений руководящих документов по вопросам документационного обеспечения (в ча­сти, касающейся...);

— невыполнение служебных указаний заведующего архивом;

— несохранение государственной и служебной тайны;

— неправомерное использование предоставленных слу­жебных полномочий, а также использование их в личных целях.

Г. Секретарь руководителя

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя отвечает:

— за организационное обеспечение повседневной дея­тельности руководителя;

— информационное обеспечение повседневной деятель­ности руководителя;

— осуществление эффективного контроля исполнения указаний и поручений руководителя, а также доку­ментов, исполнение которых подлежит контролю;

— обеспечение деятельности руководителя при подготов­ке и в ходе выездных мероприятий, деловых встреч, переговоров, а также при приеме посетителей;

— осуществление оперативной технической подготов­ки необходимой руководителю информации (в виде электронных и бумажных документов), под­держание архива руководителя в актуальном со­стоянии.

— сохранность используемых в работе документов (све­дений), содержащих государственную и служебную тайну.

1.2. Квалификационные требования: высшее про­фессиональное образование без предъявления требова­ний к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.

1.3. В практической деятельности должен руковод­ствоваться:

— технологией (установленным порядком выполнения) работ;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и проти­вопожарной защиты;

— настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности

2.1, Секретарь руководителя обязан: 2.1.1. В течение рабочего дня принимать по­ступающую на рассмотрение руководителя корреспон­денцию, в т. ч. документы и личные заявления сотруд­ников предприятия. Подготовленную для доклада кор­респонденцию представлять на рассмотрение руково­дителю ежедневно к 15 часам.

2.1.2. Передавать — как правило, в день принятия решения — рассмотренные руководителем документы в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения предприятия или конкрет­ным исполнителям для организации работы по испол­нению (подготовки проектов ответов).

2.1.3. Вести делопроизводство в офисе руководите­ля в полном соответствии с требованиями руководя­щих документов.

2.1.4. Формировать дела в полном соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их со­хранность в повседневной работе, в установленные сро­ки готовить дела для сдачи в архив или к уничтожению.

2.1.5. Своевременно и качественно готовить доку­менты и материалы, необходимые для обеспечения по­вседневной работы руководителя, в т. ч. проекты пи­сем, запросов, приказов и т. п.

2.1.6. Ежедневно контролировать своевременность рассмотрения и представления структурными подраз­делениями и конкретными исполнителями документов, переданных им на исполнение, проверяя правильность оформления подготовленных проектов документов, пе­редаваемых руководителю на подпись, и обеспечивая качественное их редактирование.

2.1.7. Обеспечивать проведение телефонных пере­говоров руководителя, записывать в его отсутствие по­лученную информацию и доводить до сведения руко­водителя ее содержание. Передавать и принимать адресованную на имя руководителя информацию по при - емно-переговорным устройствам, телефаксу и электрон­ной почте.

2.1.8. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавая условия, способствующие его эффективной работе.

2.1.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о вре­мени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию. Вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

2.1.10. Организовывать прием посетителей, содей­ствуя оперативности рассмотрения поступающих просьб, заявлений и предложений.

2.1.11. Поддерживать архив руководителя в акту­альном состоянии. Вести контрольно-регистрационную картотеку (обычную и электронную). По указанию ру­ководителя копировать документы на персональном ксероксе.

2.1.12. Ежедневно до 18 часов уточнять у руково­дителя порядок работы на предстоящий день.

2.2. Регламент рабочего времени секретаря руково­дителя соответствует нормам федерального законода­тельства о труде. Время труда и отдыха в течение ра­бочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" организации.

В случае служебной необходимости секретарь ру­ководителя может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

III. Права работника

3.1. Секретарь руководителя имеет право:

— принимать решения в целях обеспечения повседнев­ной деятельности руководителя по всем вопросам, относящимся к его компетенции в соответствии с разделом II настоящей инструкции;

— запрашивать у исполнителей информацию о состо­янии документов, переданных им на исполнение.

IV. Ответственность, порядок оценки труда работника

4.1. Секретарь руководителя несет административную,

Дисциплинарную и материальную ответственность:

— за нарушение положений руководящих документов по вопросам обеспечения повседневной деятельнос­ти руководителя (в части, касающейся...);

— невыполнение служебных указаний руководителя;

— несохранение государственной и служебной тайны;

— неправомерное использование предоставленных слу­жебных полномочий, а также использование их в личных целях.