ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Примерное положение об архивном отделе органа местного самоуправления

1. Общие положения

1.1 Орган местного самоуправления[78] в целях эф­фективной организации архивного дела в муниципаль­ном образовании реализует полномочия по:

— организации и содержанию архивного отдела[79] Ад­министрации;

— обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовав­шихся и образующихся в их деятельности, деятель­ности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архи­вных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципаль­ную собственность;

— решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за ис­ключением отнесенных к ведению Российской Фе­дерации, совместному ведению Российской Феде­рации и субъектов РФ, ведению субъектов РФ.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации без статуса юридичес­кого лица, пользуется печатью Администрации в уста­новленном порядке; имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.

1.4. Отдел руководит деятельностью муниципальных архивов — юридических лиц, имеющих самостоятель­ный баланс, расчетные и иные счета в банках и других кредитных учреждениях, печать со своим наименовани­ем и наименованием органа местного самоуправления — учредителя, а также иные необходимые для осуществ­ления своей деятельности печати, штампы или бланки.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и её субъекта, Уставом муниципального образования, решениями гла­вы Администрации, а также нормативно-методически­ми документами Федеральной архивной службы Рос­сии, органа управления архивным делом субъекта РФ и настоящим Положением.

1.6. Положение об Отделе утверждается главой Ад­министрации с учетом рекомендаций (по согласованию) органа управления архивным делом субъекта РФ. В Положении закрепляются статус Отдела, задачи и фун­кции, полномочия по руководству архивным делом, пол­номочия по их реализации, ответственность за состоя­ние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.7. Штатная численность и номенклатура должно­стей муниципальных служащих — работников Отдела устанавливаются главой Администрации.

1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования и, как правило, выделяется в нем отдельной строкой.

1.8.1. Дополнительными источниками финансиро­вания могут быть:

— целевые средства из бюджета субъекта РФ (при ре­ализации программ развития архивного дела, вклю­чающих мероприятия в муниципальном образовании; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела Администрации, в т. ч. пол­номочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государствен­ной собственности и расположенных на территории муниципального образования);

— внебюджетные средства, в т. ч, от приносящей до­ход деятельности Отдела, предусмотренной его уч­редительными документами;

— спонсорские и иные средства, полученные закон­ным путем.

1.9. Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг Отдела утверждается Администрацией на основа­нии перечня платных работ и услуг, разработанного ор­ганом управления архивным делом субъекта РФ и утвер­жденного органом государственной власти субъекта РФ.

1.10. Администрация обеспечивает Отдел помещения­ми, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое ос­нащение, оборудование, охрану, транспортное обслужи­вание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче здания (помещения), в котором раз­мещен Отдел, другим организациям Администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями Отдела являются: 2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных до­кументов, подлежащих постоянному и длительному хра­нению, в т. ч.:

— хранение и учет документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом субъек­та РФ;

— проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

— подготовка, представление Администрации и реа­лизация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе;

2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:

— архивных фондов и архивных документов на раз­личных видах носителей, являющихся муниципаль­ной собственностью, входящих в состав Архивного фонда субъекта РФ, в т. ч. образовавшихся в дея­тельности органов местного самоуправления с мо­мента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а так­же находящихся в совместном ведении муниципаль­ного образования и субъекта РФ;

— архивных фондов и архивных документов на раз­личных видах носителей, являющихся государствен­ной собственностью, входящих в состав Архивного фонда субъекта РФ, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномо­чий Администрации, которыми она наделена[80];

— архивных фондов и архивных документов юриди­ческих и физических лиц на различных видах но­сителей, переданных на законном основании в му­ниципальную собственность, в т. ч. личного проис­хождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда субъекта РФ;

— документов на различных видах носителей по лич­ному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на тер­ритории муниципального образования;

— печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

— учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществле­ния его практической деятельности;

2.1.2. Отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при нали­чии свободных площадей и необходимых условий до­кументы действующих муниципальных и государствен­ных организаций, общественных организаций и граж­дан на договорных условиях.

2.1.3. Документы негосударственной части Архи­вного фонда субъекта РФ поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между соб­ственниками документов и Отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

2.2. Комплектование Отдела документами, имею­щими историческое, научное, социальное, экономичес­кое, политическое или культурное значение для муни­ципального образования, в т. ч.:

— составление списков организаций — источников ком­плектования Отдела, утверждаемых Администраци­ей муниципального образования и согласовываемых с органом управления архивным делом субъекта РФ; систематическая работа по их уточнению;

— отбор и прием документов постоянного (долговре­менного) хранения в Отдел;

— проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство де­ятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного само­управления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и ис­пользовании их архивов, включая:

— проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т. ч. по личному составу;

— ведение в установленном порядке учета докумен­тов, хранящихся в организациях — источниках плектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

— рассмотрение и согласование положений о ведом­ственных архивах, экспертных комиссиях, номен­клатур дел организаций — источников комплекто­вания Отдела и инструкций по делопроизводству;

— рассмотрение и представление в орган управления архивным делом субъекта РФ поступивших от орга­низации описей дел постоянного хранения;

— рассмотрение и согласование описей дел по лично­му составу организаций, документы которых под­лежат приему в Отдел в порядке установленном органом управления архивным делом субъекта РФ;

— изучение и обобщение практики работы ведомствен­ных архивов и делопроизводственных служб, рас­пространение их положительного опыта;

— оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций вопросам организации и методики работы с доку­ментами;

— разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации доку­ментов в делопроизводстве, внедрению государствен­ной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации ра­ботников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов местно­го самоуправления, организация использования архив­ных документов, удовлетворение прав граждан на ар­хивную информацию, в т. ч.:

— информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов Отдела по акту­альной тематике, исполнение запросов юридичес­ких и физических лиц на документную информа­цию, в т. ч. на договорной основе;

— организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, под­готовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

— исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;

— рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, при­ем граждан;

— создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизирован­ных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных пол­номочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими органом государственной власти субъекта РФ в установленном порядке, в т. ч. контроль за со­блюдением юридическими и физическими лицами ар­хивного законодательства РФ.

3. Права

Отделу для выполнения возложенных на него за­дач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Администрации му­ниципального образования и органа управления архи­вным делом субъекта РФ предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, храня­щихся в Отделе, совершенствованию работы ведомствен­ных архивов и организации документов в делогіроиз- водстве организации; участвовать в подготовке и рас­смотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций — ис­точников комплектования, независимо от их ведомствен­ной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации доку­ментов в делопроизводстве.

3.4. Проверять исполнение организациями, распо­ложенными на территории муниципального образова­ния, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и реги­онального архивного законодательства.

3.5. Давать в пределах своей компетенции органи­зациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и органи­зации документов в делопроизводстве.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администра­цией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвида­ционных комиссий организаций для участия в реше­нии вопросов сохранности документов.

3.8. Ставить перед органами местного самоуправ­ления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законода­тельства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных орга­низациях, а также физических лиц.

3.9. Осуществлять в установленном порядке отдель­ные виды приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от Администрации.

3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, органом управления ар­хивным делом субъекта РФ, региональным отделени­ем Российского общества историков-архивистов, дру­гими общественными организациями; создавать на об­щественных началах совет, утверждаемый Админист­рацией, для рассмотрения организационно-методичес­ких и практических вопросов архивного дела.

4. Организация работы

4.1. Отдел возглавляет заведующий (начальник). Заведующий (начальник) и специалисты Отдела явля­ются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.

Заведующий Отделом назначается и освобождает­ся главой Администрации. Это решение может согла­совываться с органом управления архивным делом субъекта РФ.

При смене заведующего Отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, вклю­чающей представителей Администрации муниципаль­ного образования, а также органа управления архивным делом субъекта РФ. Акт приема-передачи утверждает­ся Администрацией и представляется в орган управле­ния архивным делом субъекта РФ.

4.2. Заведующий Отделом:

4.2.1. Организует деятельность Отдела и несет пер­сональную ответственность за выполнение возложен­ных на Отдел задач и функций;

4.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед Администрацией и в установленном порядке — перед органом управления архивным делом субъекта РФ.

4.3. Деятельность Отдела организуется в соответ­ствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на ос­нове целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций органа управ­ления архивным делом субъекта РФ.

4.4. Реорганизация или ликвидация Отдела осуще­ствляется главой муниципального образования в уста­новленном порядке. Архивные фонды и архивные до­кументы при реорганизации Отдела передаются учреж­дению — правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архи­вов субъекта РФ в установленном порядке.