ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Порядок работы с внутренними документами

Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

1) получение распоряжения на подготовку (раз­работку и оформление) документа;

2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

3) составление проекта (чернового и уточненно­го) документа (набор текста и печать. — Авт.);

4) согласование проекта документа (при необхо­димости — корректировка по результатам согласова­ния. —Авт.);

5) представление документа на подпись (утверж­дение);

6) передача на регистрацию (при необходимости — также на тиражирование. — Авт.);

7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе;

8) помещение в дело.

Содержание работ и нормы времени на их вы­полнение представлены в табл. 4[11].

Из распоряжения на подготовку документа от­ветственному исполнителю должно быть ясно, в ка-

Ком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем (при необходи­мости) согласовать, кому представить на подпись (утверждение). В отдельных случаях уточняется со­став документов, необходимых для подготовки про­екта, порядок их получения и использования в ра­боте.

При изучении материалов, относящихся к во­просу, освещаемому в документе, ответственный ис­полнитель, как правило, использует:

1) нормативно-правовые акты и организационно - распорядительные документы по данному вопросу;

2) документы служебной переписки;

3) справочные документы (служебные записки, акты, отчеты и пр.).

В необходимых случаях результаты изучения до­кументов отражаются в рабочих записях, выписках и пр. На основании указанных записей формирует­ся черновик документа. После набора текста и пе­чати черновика документа его содержание редакти­руется и корректируется. Уточненный вариант чер­новика документа оформляется в соответствии с ус­тановленными на предприятии требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземп­лярах.

Контрольный экземпляр ответственный исполни­тель хранит у себя до минования в нем надобности. Первый если это необходимо, направля­

Ется на согласование. Результаты согласования от­ражаются на оборотной стороне последнего листа проекта документа (в виде виз и замечаний) или в "Листе согласования" (если проект подлежит согла­сованию с 4 и более должностными лицами или струк­турными подразделениями. — Авт.).

По результатам согласования в проект та вносятся дополнительные уточнения. Проект до­кумента вновь распечатывается, после чего пред­ставляется на подпись (утверждение) руководите­лю предприятия (через делопроизводство или се­кретариат. —Авт. )[12].

Подписанный (утвержденный) документ переда­ется в делопроизводство для регистрации (путем простановки на первом листе документа штампа "Инв. № " и внесения данных о документе в жур­нал учета) и, если это необходимо, тиражирование. Контрольный экземпляр документа подшивается в дело (хранится отдельно в делопроизводстве). Ко­пия подписанного (утвержденного) документа в обя­зательном порядке передается должностному лицу (в структурное подразделение), осуществлявшее под­готовку соответствующего проекта.

Прочие экземпляры документа выдаются под роспись должностным лицам (структурным подраз­делениям) предприятия для руководства в практи­ческой работе. По миновании надобности документ возвращается в делопроизводство с отметкой о при­еме. По истечении сроков постоянного хранения ука­занные документы передаются в архив или уничто­жаются в установленном порядке.