ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Оформление приказа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству

Под письменным приказом следует понимать до­кументированное управленческое решение руково­дителя предприятия, регламентирующее действия его подчиненных по двум и более вопросам повседнев­ной деятельности.

Под письменным распоряжением (приказанием) следует понимать документированное управленчес­кое решение, издаваемое обычно от имени дителя предприятия его заместителем или помощни­ком и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

Общий порядок и правила оформления прика­зов и распоряжений определены параграфом 4.1 Типовой инструкции по делопроизводству. Соглас­но данной Инструкции приказами и распоряжения­ми оформляются:

1) решения нормативного характера;

2) решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят должностные лица (структурные подразде­ления) предприятия на основании поручений руко­водителя, его заместителя (помощника) либо в ини­циативном порядке. При этом проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на ос­новании соответствующих представлений, по финан­совым вопросам — бухгалтерия на основании соот­ветствующих учетных данных, по плани­рования — плановый (планово-экономический) отдел на основании показателей деятельности пред­приятия и т. д.

Приказы подписываются руководителем феде­рального органа исполнительной власти и (или) по его поручению — заместителем руководителя. При этом правом подписи приказов по персоналу и фи­нансовым вопросам, как правило, обладает только руководитель предприятия. Распоряжения подписы­вают только заместители ля предприятия (от имени последнего).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заин­тересованными сторонами возлагается на лиц, ответ­ственных за подготовку и внесение проекта на рас­смотрение руководства предприятия. Обеспечение правильности оформления проектов приказов (рас­поряжений) является обязанностью службы ДОУ.

Проекты приказов (распоряжений) и приложе­ния к ним визируются исполнителем и руководите­лем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, кото­рым в проекте предусматриваются задания и пору­чения, а также руководителем службы ДОУ и юри­дической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проек­ту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласова­нию. Проекты приказов (распоряжений), представ­ляемые руководителю на подпись, визируются заме­стителями руководителя в соответствии с распреде­лением обязанностей между ними.

Проекты приказов (распоряжений) докладыва­ются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен про­ект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания[52].

Приказы должны иметь порядковую нумерацию в пределах календарного года, при этом приказы по основной деятельности, по личному составу и распо­ряжения нумеруются отдельно. Проект приказа (рас­поряжения) во исполнение указания руководителя должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

Копии приказов (распоряжений) или их размножен­ные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и на­правляют адресатам в соответствии с указателем рас­сылки, который составляется и подписывается испол­нителем. Копия обязательно направляется также испол­нителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы шриф­том размера № 13. Приказ (распоряжение) имеет следующие основные реквизиты:

1) наименование предприятия;

2) наименование вида документа распо­ряжение);

3) дату и номер.

Дата оформляется цифровым или словесно-циф­ровым способом, а номер состоит из знака № и по­рядкового номера приказа, например: 05.08.2001 или 5 августа 2001 г. № 400;

4) заголовок.

Заголовок должен кратко и точно отражать со­держание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шриф­том через межстрочный интервал, например:

Об откомандировании работников предпри­ятия в... •

Заголовок к документам, оформленным на блан­ках с продольным расположением реквизитов, вы­равнивается по центру;

5) текст.

Текст отделяется от заголовка межстрочны­ми интервалами и печатается шрифтом размером 13 через полтора интервала от левой границы го поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из констатирую­щей (преамбулы) и распорядительной частей. В кон­статирующей части кратко излагаются цели и зада­чи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д. Если приказ издается на основании другого доку­мента, то в констатирующей части указывается наи­менование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается сло­вом которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать пере­числение предписываемых действий с указанием ис­полнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими циф­рами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структур­ные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части мо­жет содержать сведения о подразделении или долж­ностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или его положе­

Ния, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый до­кумент (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинать­ся словами "Признать утратившим силу..."; визы.

Включают должности визирующих, личные под­писи, расшифровку подписей и дату;

7) подпись.

Состоит из наименования должности лица, под­писавшего документ, личной подписи и расшифров­ки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает руководи­тель федерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие — лицо, его замещающее. Приложе­ния к приказу подписываются руководителем струк­турного подразделения, подготовившего проект.

Образец оформления приказа в соответствии с Ти­повой по приведен в приложении а — в 35.