ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Оформление дел, подлежащих передаче на архивное хранение. Составление описей дел

В общем случае дела предприятия подлежат пер­вичному оформлению (в момент их введения в соот­ветствии с утвержденной номенклатурой. — Авт.) и так называемому закрытию — оформлению по исте­чении срока, установленного номенклатурой (как он составляет один год. — В зависи­

Мости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного и долговременного хранения, а также дела по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

1) подшивку или переплет дела;

2) нумерацию листов документов в составе дела[17];

3) составление листа-заверителя дела;

4) составление (в необходимых случаях) внут­ренней описи документов;

5) оформление реквизитов обложки дела.

Обложки дел постоянного и долговременного хра­нения оформляются по установленной на предприя­тии форме. По окончании срока хранения в надписи на обложках указанных дел вносятся уточнения: про­веряется соответствие заголовков дел на обложке со­держанию подшитых документов, в необходимых слу­чаях в заголовок дела вносятся све­дения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем доку­менты за более ранние годы, чем год образования дела, под датой делается соответствующая запись, например: "имеются документы за... годы".

На обложках дел, состоящих из нескольких то­мов (частей), проставляются крайние даты докумен­тов каждого тома (части) — число, месяц и год (год, месяц, число). Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца — словами*.

Надписи на обложках дел постоянного и долго­временного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью. По согласованию с ведомственным архивом на обложке дела может проставляться карандашом номер дела по описи, а также номер описи и фонда.

При изменении названия предприятия в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела на другое предприятие (в другое струк­турное подразделение этого же предприятия), на обложке дописывается соответствующее название.

На завершенные дела постоянного, долговремен­ного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи, по которым документы сдаются в архив.

Описи, подготовленные структурными лениями, служат основой для подготовки сводной описи предприятия, которую готовит ведомственный архив. На основании сводной описи дела сдаются ведомствен­ным архивом на государственное хранение.