ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Общие вопросы подготовки справок

В данной главе рассматриваются вопросы подго­товки справок, выполняющих

1) сопроводительного (препроводительного) до­кумента (п. 19.1);

2) отчетно-аналитического документа (п.

3) информационно-справочного документа (п. 19.3).

В свою очередь функциональное назначение спра­вок предопределяет особенности их оформления и содержания. Так, в с методическими

Рекомендациями по унификации текстов управлен­ческих документов справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:

1) фамилию, имя, отчество лица, о котором со­общаются сведения (в именительном падеже);

2) должность указанного лица;

3) указание о том, для каких целей выдана дан­ная справка.

Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия (см. далее). Как
правило, справки по персоналу формализованы и вклю­чают трафаретный текст. Особенностью содержания справок описательного характера, в т. ч. составлен­ных по запросам вышестоящих органов управления (например, при подготовке проектов нормативно-пра­вовых актов, см. является его структурирова­ние (рубрикация) на разделы в соответствии с количе­ством освещаемых в них вопросов. Разделы нумеру­ются арабским цифрами и снабжаются заголовками.

Что касается справок, текст которых включает зна­чительное количество цифровых показателей (статис­тических данных), то специфической чертой их офор­мления является табличная форма представления по­казателей (данных). Более подробно порядок оформ­ления различных видов справок рассматривается далее.