ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Документооборот предприятия, его основные каналы

Организация работы с документами предприя­тия предполагает:

1) обеспечение условий для создания, накопле­ния, обработки, хранения и использования докумен­тированной информации;

2) обеспечение документированной информаци­ей ее потребителей (как внутри, так и за пределами предприятия) в соответствии с их потребностями;

3) обеспечение соблюдения установленной на предприятии технологии обращения с документиро­ванной информацией на всех ее этапах, в т. ч. в процессе:

— документооборота;

— создания и эксплуатации информационно-поис­ковых систем (ИПС) по документам;

— осуществления контроля за исполнением доку­ментов;

— подготовки документов, надобность в которых ми - новала, к передаче на архивное хранение (унич­тожение).

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документо­оборот предприятия. В общем случае порядок дви­жения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, поло­жениями о структурных подразделениях и должно­стными инструкциями их работников.

Документооборот предприятия предполагает вза­имосвязанное и взаимосогласованное движение до­кументированной информации по трем основным каналам, предназначенным, соответственно, для вхо­дящих, исходящих и внутренних документов. Схе­мы движения документов в соответствии с перечис­ленными каналами рассматриваются далее.