ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Архивное дело

77. Архив: Организация или ее структурное под­разделение, осуществляющее прием и хранение архив­ных документов с целью использования.

78. Архивохранилище: Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

79. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

80. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для об­щества и равно имеющий ценность для собственника.

81. Архивный фонд: Совокупность архивных до­кументов, исторически и/или логически связанных между собой.

82. Архивный фонд Российской Федерации: Сово­купность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культур­ное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой ча­стью историко-культурного наследия народов РФ.

83. Государственная часть Архивного фонда Рос­сийской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муници­пальной собственностью.

84. Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосудар­ственных юридических лиц, собственностью физичес­ких лиц и включенные в состав Архивного фонда РФ на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.

85. Объединенный архивный фонд: Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой историчес­ки обусловленные связи.

86. Архивный фонд личного происхождения: Ар­хивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

87. Архивная коллекция: Совокупность докумен­тов, образовавшихся в деятельности различных фон- дообразователей и объединенных по одному или не­скольким признакам.

88. Комплектование архива: Систематическое по­полнение архива документами в соответствии с его про­филем и действующим законодательством.

89. Источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

90. Документальный фонд: Совокупность докумен­тов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.

91. Фондообразователь: Юридическое или физи­ческое лицо, в деятельности которого образуется доку­ментальный фонд.

92. Фондирование документов: Распределение доку­ментов по архивным фондам и архивным коллекциям.

93. Ценность архивного документа: Свойства ар­хивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

94. Запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их на­учной и практической ценности не подвергаются и унич­тожению не подлежат.

95. Экспертиза ценности документов: Отбор доку­ментов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

96. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий доку­ментов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

97. Выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных доку­ментов ряда организаций из числа однородных.

98. Выделение документов к уничтожению: Выяв­ление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

99. Обеспечение сохранности документов: Обес­печение физико-химической сохранности документов и их учет.

100. Обеспечение физико-химической сохраннос­ти документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хра­нения, реставрации, консервации, биохимической за­щиты и воспроизведения документов.

101. Режим хранения архивных документов: Со­вокупность температурно-влажностных и санитарно - гигиенических условий, создаваемых в архивохрани­лищах для обеспечения сохранности документов, и кон­троль за их выполнением.

102. Реставрация архивного документа: Восстанов­ление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

103. Старение (архивного) документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств докумен­та под воздействием внешних и внутренних факторов.

104. Страховая копия (архивного документа): Ко­пия особо ценного или уникального архивного доку­мента, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.

105. Страховой фонд документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных доку­ментов.

106. Фонд пользования: Совокупность копий ар­хивных документов, предназначенных для пользова­ния вместо оригиналов с целью предотвращения их износа.

107. Хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

108. Государственное хранение архивных докумен­тов: Постоянное хранение архивных документов, осу­ществляемое архивами, рукописными отделами библио­тек и музеев.

109. Ведомственное хранение архивных докумен­тов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муници­пальными организациями в течение периода, установ­ленного нормативными документами.

110. Депозитарное хранение документов: Хране­ние в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых до­говором между собственником документов и соответ­ствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохране­нием за собственником права собственности на архив­ные документы.

111. Постоянное хранение документов: Бессроч­ное хранение документов в архивном учреждении, го­сударственном музее, библиотеке.

112. Документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

113. Документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении кото­рого он подлежит уничтожению.

114. Ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда РФ, содер­жащим охраняемую законом тайну.

115. Учетархивныхдокументов: Установление ко­личества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количе­ству в учетных документах.

116. Централизованный государственный учет до­кументов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда РФ в мас­штабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архи­вных фондов и количестве единиц хранения.

117. Единица хранения архивных документов: Учет­ная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокуп­ность документов, имеющая самостоятельное значение.

118. Единица учета архивных документов: Едини­ца измерения количества документов в архиве.

119. Учетные документы архива: Комплекс доку­ментов установленной формы, фиксирующих поступ­ление, выбытие, количество, состав и состояние архив­ных документов в единицах учета.

120. Карточка (архивного) фонда: Учетный доку­мент, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хра­нения, предназначенный для централизованного госу­дарственного учета архивных документов Архивного фонда РФ.

121. Список (архивных) фондов; Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хра­нящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

122. Лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о ко­личестве, хронологических границах, составе докумен­тов фонда и его научно-справочного аппарата в их ди­намике.

123. Внутренняя опись документов дела: Учетный

Документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индек­сов, названий, дат, номеров листов.

124. Проверка наличия (состояния) дел: Установ­ление соответствия реального количества единиц хра­нения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.

125. Научно-информационная деятельность архи­ва: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов.

126. Использование архивных документов: При­менение информации архивных документов в культур­ных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

127. Публикация архивных документов: Подготов­ка документов к изданию в соответствии с установлен­ными правилами.

128. Система научно-справочного аппарата к до­кументам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно- поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной инфор­мации в целях их эффективного использования.

129. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондооб - разователя и архивного фонда, краткую характеристи­ку состава и содержания его документов и научно-спра­вочного аппарата.

130. Архивный справочник: Справочник, предназ­наченный для поиска информации об архивных фон­дах и/или архивных документах.

131. Межархивный справочник: Архивный спра­вочник, содержащий сведения о документах несколь­ких архивов.

132. Архивная опись: Архивный справочник, со­держащий систематизированный перечень единиц хра­нения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

133. Путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизиро­ванном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознаком­ления с его составом и содержанием.

134. Обзор архивных документов: Архивный спра­вочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в не­обходимых случаях их источниковедческим анализом.

135. Архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах распо­ложена в соответствии с выбранной схемой классифи­кации.

136. Указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наимено­ваний предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их по­исковых данных.

137. Доступ к архивным документам: Предусмот­ренные нормативными документами условия использо­вания архивных документов.

138. Архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поиско­вых данных документов.

139. Архивная копия: Официальный документ ар­хива, воспроизводящий текст или изображение архив­ного документа с указанием его поисковых данных.

140. Архивная выписка: Копия части текста архивно­го документа, оформленная в установленном порядке.

Приложение 8 (справочное)

Рекомендации по организации компьютеризированных рабочих мест для сотрудников предприятия, допущенных к обращению с управленческой документацией

{на основе СанПиН 2.2.2.542-96 "Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы". Утверждены постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 14.07.96 № 14)