ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

АКТЫ

Акт — это документ, фиксирующий фактичес­кое состояние дел. Общий порядок и правила офор­мления приказов и распоряжений определены па­раграфом 10.1 Типовой инструкции по делопроиз­водству.

В соответствии с указанной Инструкцией акт о выделении документов к уничтожению состав­ляется, как правило, на дела одного структурно­го подразделения предприятия (организации, уч­реждения). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждо­го структурного подразделения указывается пе­ред группой заголовков дел этого подразделения.

Образец оформления акта в соответствии с Типо­вой инструкцией по делопроизводству приведен в приложении 47[60].

В процессе повседневной деятельности предпри­ятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов — передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний и т. п. Для под­готовки перечисленных документов следует исполь­зовать формы установленного образца (пример фор­мы акта о приемке работ, выполненных по трудово­му договору, заключенному на время выполнения определенной работы, приведен в приложении 48), а в отсутствие таковых — методические рекоменда­ции по унификации текстов управленческих доку­ментов.

В соответствии с параграфом 5.5 указанных Ре­комендаций текст акта общем случае состоит из двух частей — вводной и констатирующей. Во ввод­ной части акта указывается распорядительный до­кумент, на основании которого документируется факт (событие, действие и т. п.), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указы­ваются:

1) наименования их должностей;

2) наименования представляемых ими тий (организаций, учреждений);

3) фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то первым ука­зывается председатель комиссии, затем, при нали­чии, — заместитель (заместители) председателя и после этого в алфавитном порядке — члены комис­сии. Последним в списке указывается секретарь ко­миссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участву­ющих в подготовке акта.

В констатирующей части акта излагаются цели и характер проделанной работы, установлен­ные факты, выводы и заключения. В конце акта ука­зываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения[61].