Автосервис. Управление рисками:

Больше проблем с неликвидами у сервисов, которые не торгуют запчастями, а реализуют их только в свой цех.

Что зависит от генерального директора?

Разделить обязанности в службе запчастей так:

Продавец занимается только продажей и любыми складскими функциями, кроме закупок – его работа чисто техническая.

Товаровед занимается управлением запасами: ежемесячный анализ расхода, закупки, работа с поставщиками, выявление и реализация неликвидов – его работа творческая. Хорошо оплачивать и поощрять нужно его.

Товароведа поощрять за объем неперспективных и безнадежных неликвидов ниже 5 % и их снижение, за рост объема сбыта всех товаров.

Назначить ответственным за управление запасами и все заказы на их пополнение отдельного товароведа (логиста), к обязанностям которого отнести:

♦ анализ продаж и разбивка номенклатуры на категории абс, излишние запасы и неликвиды;

♦ прогноз продаж с учетом статистики продаж и инженерного обоснования ожидаемого спроса на новую номенклатуру;

♦ закупка деталей и контроль поставок;

♦ разработка розничных цен;

♦ претензионные вопросы с поставщиками;

♦ реализация неликвидов как отдельная целевая работа по мере необходимости.

Назначить отдельного ответственного за объемы продаж всех запчастей, к обязанностям которого отнести:

♦ организацию продажи всех запчастей со склада максимально широкому кругу оптовых и розничных клиентов с резервированием запаса для полного обеспечения потребностей сервисного цеха;

♦ учет упущенных продаж;

♦ обоснование необходимости расширения торговой номенклатуры;

♦ ведение базы клиентов;

♦ претензионные вопросы с потребителями.

Бенчмаркинг: показатели работы склада.

Качество обслуживания – удовлетворенность клиентов:

Степень удовлетворения заказов = Кол-во заказанных наименований/Кол-во выданных наименований × 100 = не менее 90–95%

Оборачиваемость запаса на складе:

Реализовано товара за последние 12 месяцев в закупочных ценах, к среднему остатку запаса в тех же ценах на дату расчета = около 6 (двухмесячный средний запас).

Неликвиды:

Стоимость товара, находящегося без движения в течении 12 мес. = не более 5  % от стоимости запасов.

Время ожидания результатов обработки сотрудником отдела запасных частей заявки цеха = не более 2 мин на строку заказа.

Сверхсрочная доставка запчастей:

Время доставки запчасти от поставщиков в том же городе = не более 1 дня.

Время комплектации заказа для выдачи:

Время отбора деталей с мест хранения = 1 мин на наименование.

Время приемки от начала разгрузки, до готовности перечня расхождений фактически полученного товара с товарной накладной по количеству и качеству и перечня бракованных позиций = при срочных поставках – не более 2 час., при обычных – не более 1 суток.

Срок оприходования товара:

Время от получения информации о расхождении по количеству и качеству до момента появления товара в программе = не более 2 мин. на позицию.

Инвентаризация: перманентная, ежедневно по 100(уточнить по объему запасов и штату склада) позиций.

Оптимизация запасов экономит до половины издержек по работе с ними и снижает уровни рисков от дефицита или неликвидов запасных частей.

Малые запасы – причина рисков: неудовлетворения спроса на отдельные запчасти; длительных задержек в поставках запчастей. Эти риски вызывают недовольство потребителей, ухудшение репутации, потерю клиентов.

Большие запасы – причина рисков: низкой оборачиваемости, расходов на кредиты; образования неликвидов.

Многие принимаются за оптимизацию запасов, но скоро вязнут в большой номенклатуре. Кропотливая работа с каждым наименованием не всем по душе и не стимул для карьеры, тем более что специалисты служб запчастей – чуть ли не последние лица в предприятиях, руководство которых не понимает острой необходимости мотивировать и стимулировать в первую очередь именно их.

Без умения и желания использовать возможности современной компьютерной системы оптимизировать управление запасами каждого из тысяч наименований товаров невозможно. Первоначальная работа особенно трудоемка.

Основным инструментом оптимизации запасов по номенклатуре является метод разделения и индексации номенклатуры на группы спроса по количеству А, В и С на основании анализа статистики продаж деталей за год, с тем чтобы знать, каким товарам необходимо уделять больше внимания.

Разделение номенклатуры запасных частей на группы спроса выполняется по произвольно установленным критериям. Компания “Volkswagen” делит номенклатуру на 6 групп, “Renault” на 4.

После разделения запасов на группы регулярно корректируют номенклатуру групп А, В и С, добиваясь, чтобы она всегда отражала текущее состояние спроса.

Очевидно, что вся деятельность в области маркетинга концентрируется на товарах группы А и В, которые обеспечивают основную массу товарооборота и важно, чтобы по ним поддерживались необходимые уровни запасов. Многие товары, отнесенные к группе С, со временем морально устаревают, поэтому уровень их запасов держат под особым контролем.

Примерные соотношения количеств наименований разных групп и их долей в объеме реализации по результатам анализа

Количество наименований, шт.

Объем реализации, руб.

Сложность работы автодилеров с запасными частями в том, что они не имеют права отказаться от хранения низколиквидных запасных частей, т. к. именно гарантия возможности ремонта любых неисправностей машин является краеугольным камнем репутации брендов. Независимые торговцы запасными частями не имеют никаких обязательств перед клиентами и занимаются только ликвидными запасными частями.

Необходимо учитывать, что номенклатуру товаров высокого спроса (группа А) определить на какой-то продолжительный срок трудно, так как она постоянно изменяется и необходимы систематические корректировки. По этой причине компания "Даймлер-Бенц" отказалась в 70-х годах прошлого века от создания складов специально для этой номенклатуры запасных частей, так как такие склады оказались не всегда в состоянии поставлять заказчикам необходимые детали и вынуждены были заказывать их на центральном складе.

Наибольший эффект дает применение анализа ABC совместно с его вариантом – анализом XYZ. Если объем реализации какого-либо товара превышает установленный критерий, например 20 тыс. руб., то его относят к группе X; если стоимость эта находится в интервале от 5 до 20 тыс. руб., – к группе У, если ниже 5 тыс. руб. – к группе Z.

Наложение результатов анализа XYZ на данные анализа ABC позволяет разбить запасы на девять подгрупп, каждая из которых имеет две характеристики: стоимость запасов и точность прогнозирования потребности в них.

В управлении этими подгруппами существуют определенные закономерности.

♦ подгруппы АХ, AY и AZ требуют индивидуального управления;

♦ подгруппы СХ, CY и CZ управляются одинаково – планирование таких запасов можно выполнять на год, с ежемесячным контролем наличия;

♦ в подгруппах ВХ, BY и BZ, могут быть совпадения и различия в методах контроля.

Анализы ABC и XYZ выполняются ежеквартально с учетом сезонности. Минимальный уровень запасов поддерживают путем интенсивного контроля изделий групп А/Х и эффективного контроля запасов товаров групп В/У, т. е. применяют выборочный контроль запасов.

Норматив удовлетворения спроса по номенклатуре в дилерской сети обычно устанавливают в размере 95 %. Такой высокий уровень может быть обеспечен только широкой номенклатурой хранимых запасных частей и отлаженной логистикой в системе импортер (дистрибьютор) – дилеры.

Срок поставки небольших партий запчастей от европейских дистрибьюторов дилерам в Европе составляет около полусуток – склады дистрибьюторов расположены так, что до любого дилера автомобиль или поезд идет около 10 часов. При необходимости поставки осуществляют самолетом. По указанию дистрибьюторов отдаленных дилеров обслуживают ближайшие к ним крупные дилеры.

Для работы по оптимизации запасов необходима разработка технического задания для автоматизации следующих операций управления запасами:

♦ статистика и анализ расхода товаров за любой период;

♦ проведение ABC – анализа и XYZ – анализа;

♦ расчет минимального, среднего, страхового, максимального и оптимального запасов;

♦ расчет точки заказа;

♦ расчет оптимальных количеств для заказов;

♦ подготовка проектов заявок на пополнение запасов;

♦ выявление неликвидов;

♦ разработка процедуры контроля запасов;

♦ обеспечение расчета страхового запаса;

♦ расчет и контроль стоимости запасов.

По образному выражению зарубежных торговцев , бланк заявки на пополнение склада в неопытных руках так же опасен, как и незаполненный банковский чек , так как ошибочные заказы приводят к образованию неликвидов и убыткам .

Методика анализа ABC подробно изложена в книге «Запасные части. Энциклопедия бизнеса», 2010. См. http://autoknigi.ru

Сейчас логистикой называют науку и практику управления:

♦ процессами распределения и перемещения потоков материалов, информации, финансов, клиентов;

♦ процессами складирования.

В целях снижения рисков в автосервисе требуют логистических решений процессы:

♦ физическая очередь клиентов;

♦ проезд автомобилей на пост приемки;

♦ проезд автомобилей на мойку;

♦ проезд автомобилей на пост ремонта;

♦ перемещения механиков по цеху для получения запчастей, в туалет, на перекуры, на обед;

♦ перемещения бригадиров и мастеров;

♦ перемещения и занятость клиентов, ожидающих завершения ремонта;

♦ перемещения клиентов при необходимости их общения с механиками;

♦ перемещение автомобилей сотрудников по территории при приезде на работу и после работы;

♦ перемещение автомобилей клиентов по территории: приезжающих на сервис по записи, приезжающих спонтанно, приезжающих за запчастями;

♦ перемещение эвакуаторов по территории: при выезде по вызову, при доставке автомобилей; маршруты эвакуаторов;

♦ перемещение транспортных машин по территории: доставляющих запчасти и материалы, вывозящих запчасти, отходы, спецодежду в стирку и т. п.;

♦ перемещение документов внутри предприятия;

♦ пути и способы доставки купленных запчастей и материалов от поставщиков;

♦ управление запасами запчастей;

♦ распределение заказ-нарядов по бригадам и постам;

♦ учет, анализ и планирование рабочего времени.