Автосервис. Управление рисками:

Автоматизация учета рабочего времени

Учет рабочего времени на сервисе нужен не для контроля механиков, а для обнаружения системных проблем предприятия, в первую очередь тех, которые возникают на стыке взаимодействия различных служб и отделов. Первичный анализ структуры рабочего времени показывает, что продуктивное рабочее время составляет не более половины всего рабочего времени. Остальное уходит на стояние в очередях за запчастями, поиск инструмента, перекуры, ожидание работы.

После внедрения автоматизированной системы учета рабочего времени один автосервис выявил приписки в громадных размерах и сделал их невозможными. После этого сначала предприятие потеряло более 20 % выручки. Пришлось преодолевать сопротивление практически всего персонала сервиса, заинтересованного в «серых заработках». Помогла лишь поддержка и понимание собственника. И уже через несколько месяцев ситуация переменилась. Клиент пришел в сервис. Увеличилась загрузка. А на различных форумах автовладельцы все чаще стали рекомендовать автосервис как честную компанию.

Другой автосервис выяснил причины бесцельных потерь 40 % рабочего времени – они оказались в неоптимальной организации работы приемщиков.

Еще одна задача системы учета времени – определение конечных сроков ремонта, что позволяет планировать загрузку постов.

В дилерских центрах используется несколько технологий учета рабочего времени. В основе каждой из них лежит индивидуальная регистрация всех этапов трудового процесса на предприятии. Различия лишь в том, с помощью каких механизмов фиксируются временные показатели.

Аппаратно-программный комплекс по учету рабочего времени механиков и анализу производительности СТО на уровне от цеха/бригады до конкретного механика представляет из себя терминал с сенсорным экраном, который устанавливается непосредственно на посту, где работает механик, и позволяет собирать информацию о времени выполнения работ, перечисленных в заказ-нарядах, поступающих на пост. Полный набор аналитических отчетов системы позволяет получить полную картину производительности механиков, смены, цеха. Система позволяет повысить производительность СТО как минимум на 15–20 %. Система поможет зарабатывать больше с каждого сервисного поста, если сервисный центр перегружен. Если же сервисный центр не загружен на 100 %), то в этом случае система поможет определить численность персонала, оптимальную для текущей загрузки сервисного центра.

Выйдя на смену, механик отмечается на терминале и приступает к работе, вводя номер принятого заказ-наряда. Система берет из базы данных перечень входящих в этот заказ-наряд работ, выводит их список на экран, механик выбирает те, которые собирается сейчас сделать. Система запоминает время начала работы, рассчитывает, исходя из нормативов трудоемкости, время ее окончания и отслеживает ход выполнения. Если механику нужно куда-либо отойти – на перекур, за запчастями, на обед и т. д., он сообщает об этом системе, используя либо бесконтактную карту, либо свой персональный код. При этом система предлагает ему выбрать из списка причину, по которой он прерывает работу.

Вернувшись, механик снова отмечается и продолжает трудиться. Справившись с одним заданием, он переходит к следующему, повторяя практически тот же алгоритм: персонификация в системе, выбор работы и т. д. Заказ-наряд заново вводить не нужно, система его запоминает.

Задача мастера цеха или смены, руководителя производства – отслеживать, чтобы его подчиненные своевременно регистрировали свои действия. Это несложно, поскольку вся информация о состоянии механика может передаваться на их компьютеры. Собираемые системой факты о ходе выполнения сервисных операций позволяют построить детальные отчеты о ходе выполнения работ в масштабе реального времени.

Система имеет монитор, показывающий загрузку цеха, который доступен для мастеров цеха и управленцев сервисного центра. С помощью этого монитора они всегда видят реальную картину выполнения работ по каждому цеху. Если слесарь Иванов должен сейчас работать, а его подъемник пуст, можно тут же оперативно предпринять соответствующие меры.

Система позволяет сервисному центру в режиме реального времени контролировать ход выполнения работ по открытым заказ-нарядам и, базируясь на накопленных данных, оптимизировать процесс обслуживания, обеспечивая наиболее эффективную загрузку сервисного центра. Система – это инструмент, который позволяет понять, насколько у компании эффективно организован процесс обслуживания и ремонта автомобилей, определить узкие места этого процесса и, в итоге, добиться максимальной производительности от каждого поста.

Конечная задача системы – показать слабые места, устранение которых может значительно повысить прибыльность сервисных операций, и дать возможность менеджерам и владельцам компании-автодилера постоянно контролировать производительность сервисного центра и эффективность работы персонала.

Система легко интегрируется с любой дилерской системой (DMS) благодаря своей открытой архитектуре. Процесс внедрения системы занимает не более двух недель.

Аналитические отчеты, поставляемые системой, позволяют получать полную картину эффективности работ и отслеживать производительность сервисного центра на разных временных интервалах. С помощью системы можно получать рейтинги производительности автомехаников, которые отражают реальную картину их работоспособности. Аналитическая система легко расширяема и позволяет добавлять новые отчеты по мере необходимости.

Система позволяет эффективно планировать загрузку сервисного центра в соответствии с реальным временем выполнения работ и производительностью механиков.

Отчеты системы по автомеханикам позволяют понять, на какие моменты в своей работе автомеханикам нужно обратить больше внимания, чтобы повысить общую эффективность, и есть ли необходимость в организации дополнительного обучения по тем или иным видам работ.

Если система используется несколькими дилерами одного холдинга, то имеется возможность сравнивать эффективность сервисных операций между дилерами, чтобы оценить, насколько эффективно работает компания по сравнению с другими.

Преимущество системы в том, что она интегрированная и позволяет следить за выполнением определенных работ, выбранных из заказ-наряда, где бы и кем бы они ни проводились, и они не пропадут. Например, пока маляры красят кузовные панели конкретного автомобиля по конкретному заказ-наряду, механики в этот же момент по тому же заказ-наряду могут ремонтировать поврежденные детали двигателя этой машины. При этом все операции будут корректно регистрироваться и учитываться. Собираемые системой факты о ходе выполнения сервисных операций позволяют построить детальные отчеты о ходе выполнения работ в масштабе реального времени. Такие аналитические отчеты, поставляемые системой, дают возможность получать полную картину эффективности работ и отслеживать производительность сервисного центра на разных временных интервалах. С помощью системы можно получать рейтинги производительности автомехаников, которые отражают реальную картину их работоспособности.

Аналитическая система легко расширяема и позволяет добавлять новые отчеты по мере необходимости.

Список базовых отчетов:

♦ сводный отчет по механикам;

♦ отчет по простоям механиков;

♦ рабочее время механиков;

♦ протокол работы механика;

♦ выполненные работы механика;

♦ графики продуктивности по цеху, бригаде, отделению;

♦ графики эффективности по цеху, бригаде, отделению;

♦ проданное время по организации, отделению, цеху, бригаде, механику;

♦ график простоев по организации, отделению, цеху, бригаде, механику.

Система позволяет знать, что реально происходит в сервисе. Как механик использует свои часы? Как часто он ходит на обед и перекуры? Сколько времени тратит на получение запчастей? Зная это, можно спланировать меры, которые следует предпринять для повышения эффективности сервиса.

Персонал может сначала негативно воспринять ввод подобной системы, расценив такой шаг как внедрение механизма тотального диктаторского надзора. Но потом, разобравшись, что она, наоборот, помогает им больше зарабатывать, люди переменят к ней свое отношение.

Если менеджмент ставит своей целью оптимизацию производственного процесса, то точный учет рабочего времени персонала – одна из основных задач.