Контрольный список при планировании мероприятия от UBI Конференц Холл
Планирование мероприятия – задача сложная, но выполнимая. Для этого нужно разработать некий план действий, следуя которому мероприятие точно удастся.
Что нужно помнить при подготовке мероприятия?
Цель
Для чего вы организовываете мероприятие? Возможно, в честь открытия новой компании, или для сбора средств, а может, чтобы привлечь новых клиентов. Без определения четкой цели, событие может быть неэффективным.
Целевая аудитория
В зависимости от типа мероприятия, определится и его целевая аудитория. Тема события привлечет всех или только узконаправленных специалистов? Какой социальный статус у этих людей? Определение целевой аудитории для мероприятия является одним из ключей к хорошей посещаемости.
Приглашения
Большинство людей предпочитают получать приглашения по электронной почте, поэтому если есть надежная почтовая база данных, ее можно спокойно использовать для увеличения количества гостей. Кроме того, можно дать рекламу в социальных сетях, на своем сайте, в печатных и онлайн изданиях, радио и т.д.
Детали
Легко ли добраться до места проведения? Попадут ли участники в пробку, по дороге к залу? Эти пункты также стоит учитывать, ведь из-за неудачного расположения зала, участники могут опоздать на мероприятие или вовсе не прийти на него. Заказать зал для проведения мероприятий с максимально удобным расположением можно на странице https://ubi-hall.com.ua.
Кроме этого, стоит побеспокоиться и о кейтеринге. Какой формат кейтеринга будет наиболее уместным? Какое меню выбрать? Сколько обслуживающего персонала понадобится?
Совет: всегда планируйте чуть больше еды, чем необходимо, чтобы гости не остались голодными.
Выгода
Чаще всего посетителям нужно доказать, что они получат какую-то выгоду от посещения вашего мероприятия. Что это может быть? Скидка на следующее событие, сувениры, возможность завести знакомства с влиятельными людьми и т.д.
Подготовка к вопросам
Во время мероприятия, даже светского, вам могут поступать вопросы от гостей и от СМИ. Поэтому стоит выбрать аренду зала для торжества (например, по ссылке ubi-hall.com.ua/halls/show), в котором был бы уютный уголок, позволяющий поговорить в спокойной обстановке. При этом подумайте, какие вопросы вы можете услышать и подготовьте на них ответы.
Обслуживание
В зависимости от типа и масштаба мероприятия, может понадобиться разное количество персонала. Так, если это небольшой семинар, будет вполне достаточно человека, отвечающего за техническое сопровождение и 1-2 человека для организации кофе-брейка. Но если это выставка или, например, самый ожидаемый показ мод, персонала потребуется больше. Только представьте, к примеру, аренда выставочного зала на странице ubi-hall.com.ua/halls/fusion – это аренда помещения площадью более 600 кв.м. Соответственно, нужны люди, которые бы могли направлять гостей, показывать им их места, обсуживать и т.д.
Документируйте
Наймите профессионального фотографа, который отснимет ваше событие. Этими фотографиями можно делиться на своем сайте и в социальных сетях, тем самым рекламируя себя.
Подведение итогов
Всегда анализируйте, что получилось/не получилось на мероприятии, делайте выводы и используйте опыт в последующем.
