Десять золотых правил, выполнение которых поможет добиться экономии времени
1. Формируйте рабочие блоки, в которые Вы будете включать выполнение крупных или схожих по характеру заданий
Тому, кто то и дело прерывает свою работу или кому мешают посторонние, нужно для выполнения задания значительно больше времени, чем тому, кто сосредоточил все свои усилия исключительно на выполнении работы такого же объема. Если отрешиться от математики и посмотреть на ситуацию другими глазами, то работа с перерывами требует больших затрат времени, чем непрерывная сосредоточенная работа по выполнению одного и того же задания. Перерывы в работе требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если будете объединять выполнение нескольких небольших по объему, но схожих по характеру работ.(например, телефонные разговоры, ответ на письма своих корреспондентов, обсуждение рабочих вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.
2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы
Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери Вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для каждого. Кроме того все равно невозможно устроить так, чтобы Вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т. п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаршу, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в Вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда Вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.
3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий
Ту или иную работу выполняют обычно столько, сколько времени имеется в распоряжении. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что угодно, но нее более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в говорильню, где шуму много, а толку мало. Чаще всего деловые встречи назначают на 10 часов утра, и длятся подобные переговоры до обеда. Между тем, если переговоры назначать на 11 часов утра, то они также непременно закончатся к обеду, причем результат их будет не только не хуже, а возможно и лучше. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т. п. Время — деньги, и если последнее постоянно просчитьюаются, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитываются крайне редко.
4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ
Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые он должен или хотел бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день некоторые прихватывают в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас добивает сознание того, что мы не успели закончить работу! Единственная возможность справиться с потоком дел, заданий, деловых встреч, договоренностей — это четко и однозначно устанавливать приоритеты по системе дел А, Б, В, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел.
Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В это время целесообразно браться в первую очередь за то дело, которому отводится приоритет №1.
5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето)
Вильфредо Парето в 19 веке обнаружил, что лишь небольшая часть какого-либо количества представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80 % оборота достигается благодаря лишь 20 % клиентов. Или лишь в 20 % текста статьи или циркулярного письма содержится 80 % всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т. п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20 % своего рабочего времени, мы получим 80 % результата. Главная трудность заключается в том, чтобы точно определить те самые 20 %, определяющие успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое!
6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу
Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм, фирм по оказанию различных услуг. В современных условиях на рынке услуг предлагается любая квалифицированная помощь. Затраты на использование платных услуг «на стороне» будут в любом случае меньше, чем затраты работодателя на содержание нового штатного сотрудника.
7. Крупные задания выполнять небольшими частями (тактика «нарезания салями»)
Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом сразу за действием непосредственно следует результат. Именно по причине отдаленного по времени результата людям свойственно увиливать от выполнения крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря «откладывать в долгий ящик». Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты следует также делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени. Для этого следует каждый день отводить на эту работу примерно по два часа. При достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут мотивировать выполнение оставшихся задач.
8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел из категории «А» (Ц. Д. Ф.)
В благих намерениях как правило недостатка нет, не хватает обычно времени, чтобы выполнить задуманное. Причина проста: только соберешься взяться за запланированное, как нужно провести незапланированную деловую встречу, затянутся какие-нибудь переговоры, возникнут непредвиденные обстоятельства, или просто заест текучка, и тогда на задуманном приходится ставить крест. Если же заранее, например, в начале месяца, в своем рабочем календаре зарезервировать для выполнения своих начинаний определенные временное блоки и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, которым Вы помечаете все свои важные дела, то это психологически настроит Вас на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем записывать в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т. п., то невольно «споткнетесь» о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на более поздний срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном Вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для Вас А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т. п., нужно дополнить конкретными сведениями, то есть цифрами, датами и фактами (Ц. Д. Ф.) Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, «договоренности с самим собой» следует непременно учитывать и уже под них подстраивать все остальные дела.
9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха)
«Утренний час дарит золотом нас.» Кто не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы путают непредвиденные обстоятельства, нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т» п. перечеркивают все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено, заранее, например, перед всеми повседневными делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания и т. п., создает ощущение истинного успеха, результат ранней работы никто уже не сможет у Вас отнять или испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно до начала рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или по крайней мере начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.
10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности
Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды подъема работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела, А-дела, выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. В период спада работоспособности проводите консультации и отвечайте на телефонные звонки.
