ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Инструкция о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в Министерстве финансов Российской Федерации

/. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министер­ствах и ведомствах РФ, утвержденной Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.92, и оп­ределяет порядок организации работы и ведения де­лопроизводства по письмам, предложениям, заявлени­ям и жалобам граждан в центральном аппарате Мини­стерства финансов РФ.

1.2. Делопроизводство по письмам ведется отдель­но от общего делопроизводства, в Административно - контрольном управлении — Сектором писем граждан, в структурных подразделениях министерства — работ­никами, ответственными за ведение делопроизводства.

1.3. Персональную ответственность за состояние работы по рассмотрению писем граждан и ведение де­лопроизводства по письмам несут руководители управ­лений (отделов). Административно-контрольное управ­ление осуществляет контроль за своевременностью рассмотрения писем и ведением делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата, разрабатывает совместно с управлениями (отделами) министерства необходимые предложения по дальней­шему совершенствованию этой работы.

1.4. Заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в министерство, а не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, не позднее 15 дней.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной провер­ки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявле­ние или жалобу.

Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех предложений, ко­торые требуют дополнительного изучения, о чем сооб­щается лицу, внесшему предложение.

1.5. Заявления и жалобы военнослужащих и чле­нов их семей разрешаются в срок до 15 дней со дня их поступления.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной провер­ки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

1.6. Жалобы на неправильные действия или распо­ряжения финансовых органов рассматриваются не по­зднее 5 дней со дня поступления в министерство.

1.7. Анонимные обращения граждан рассмотрению не подлежат и направляются в управления (отделы) для сведения.

Анонимными считаются письменные обращения граждан без указания фамилии, имени, отчества, зая­вителя и не содержащие данных о месте жительства, работы или учебы (выписка из Указа Президиума Вер­ховного Совета СССР от 02.02.88 № 8422-XI).

1.8. Письма граждан Министерство финансов РФ рассматривает в соответствии с законодательством РФ в пределах своей компетенции. Ответы на письма граж­дан, направляемые в Верховный Совет РФ, Админист­рацию Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, подписываются руководством министерства.

1.9. Письма граждан, не относящиеся к компетен­ции министерства, пересылаются Административно-кон­трольным управлением или управлениями (отделами) безотлагательно, не позднее 15 дней в соответствую­щие органы для решения поставленных вопросов, о чем сообщается заявителю.

1.10. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, дей­ствия которых обжалуются.

1.11. Руководители управлений (отделов) , а в не­обходимых случаях — руководство министерства, со­общают гражданам и соответствующим органам о ре­шениях, принятых по письмам граждан, а п случае от­рицательного ответа указывают мотивы и по просьбам граждан разъясняется порядок обжалования. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. Ре­шение о письменной или устной форме ответа прини­мает руководитель управления или его заместители по докладу исполнителя. В случае устного ответа делает­ся соответствующая запись на письме и в регистраци - онно-контрольной карточке.

1.12. Руководители управлений (отделов) органи - зуют при необходимости проверки отдельных жалоб с выездом на места, обобщение и анализ писем граждан (отдельно — коллективных и повторных), принимают меры к устранению причин, порождающих жалобы.

По результатам работы за квартал подготавливают аналитические справки о ходе рассмотрения обращений граждан, представляемые к 15 числу месяца, следующе­го за окончанием квартала, в Административно-конт­рольное управление для подготовки доклада руководству министерства по прилагаемой схеме (Приложение 2).

1.13. Для приема граждан в министерстве органи­зована приемная, порядок работы которой установлен положением, утвержденным руководством Министер­ства финансов РФ.

2. Порядок учета и регистрации писем граждан

Все поступающие в министерство письма граж­дан принимаются экспедицией и доставляются в Сек­тор писем, где они вскрываются и регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (приложение 1), составляемых в 5 экземплярах. Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номе­ра поступившего предложения, заявления, жалобы (на­пример, Д-401). Четыре экземпляра регистрационно- контрольной карточки Сектором писем направляются в структурное подразделение (первый экземпляр с под­писью должностного лица, получившего корреспонден­цию, возвращается в Сектор писем, а три других ис­пользуются для контроля и справочной работы).

Предложения, заявления и жалобы от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные разным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера (например, К-25/1, К-25/2 и т. д.).

2.2. Конверты к письмам сохраняются в управле­ниях (отделах) в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или по штемпелю подтвердить время отправления, получения письма, а также в других необходимых случаях.

2.3. На письмах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий дату поступления документа. Штамп проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны документа, в нем указывается предварительный срок исполнения. При рассмотрении писем в управлениях и отделах по существу поставлен­ных вопросов дата исполнения устанавливается в пре­делах сроков, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству.

При поступлении писем, где указано о приложении документов, денежных знаков, облигаций или других материалов, которые фактически полностью или частично отсутствуют, Сектором писем проставляется штамп "По­лучено без приложения" или делается отметка об их частичном отсутствии, или составляется акт.

2.4. Повторным предложениям, заявлениям и жа­лобам граждан при их поступлении присваивается оче­редной регистрационный индекс и в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указыва­ется регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу на регист - рационно-контрольной карточке делается отметка "По­вторно".

2.5. По коллективным письмам в левом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается от­метка "Коллективное".

Письма граждан, адресованные министру фи­нансов РФ, заместителям министра финансов РФ, пе­редаются Административно-контрольным управлением в секретариат министра и заместителей министра для доклада руководству министерства, по указанию руко­водства министерства письма направляются на испол­нение в управления (отделы).

В таком же порядке решается вопрос о коллектив­ных письмах, а также письмах граждан, если их посту­пает значительное количество по одному и тому же воп­росу. Если полученные письма граждан по своему со­держанию не требуют специального рассмотрения ру­ководства министерства, они направляются Сектором писем на исполнение непосредственно в управления (отделы).

2.7. Полученные управлениями (отделами) письма передаются согласно указаниям руководства управлений (отделов) исполнителям, при этом контрольные и спра­вочные карточки остаются у инспектора для контроля.

При поступлении повторного письма работник, ве - делопроизводство, обязан передать его на рас­смотрение руководству управления (отдела) вместе с предыдущими обращениями.

3. Контроль за исполнением

3.1. Контроль за своевременным разрешением пи­сем граждан в министерстве осуществляет Сектор пи­сем, в управлениях (отделах) — работники, на которых возложено ведение делопроизводства.

3.2. Контроль осуществляется путем оперативного выяснения хода исполнения писем, напоминаний о под­готовке ответов, истребования от исполнителей объяс­нений причин задержки ответов с последующим докла­дом соответственно руководству министерства, управ­лений (отделов). Сектором писем организуются про­верки постановки работы с письмами в управлениях (отделах).

3.3. Письма граждан, поступающие в министерство из Верховного Совета РФ, Администрации Президен­та РФ, Аппарата Правительства РФ, о результатах рассмотрения которых необходимо сообщить в эти орга­ны, берутся Сектором писем граждан Административ­но-контрольного управления на особый контроль. В этих случаях на всех экземплярах регистрационно-конт - рольных карточек проставляется знак контроля — "К".

3.4. Письма граждан, на которые даются промежу­точные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и приня­тия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.

Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные в них вопросы и по ним приняты необходимые меры и даны ответы, соответ­ствующие действующему законодательству и другим нормативным актам.

Об исполнении писем управлениями (отделами) проставляется отметка в рсгистрационно контрольных карточках, одна из которых в день отправки письма возвращается в Сектор писем.

3.5. Для контрольно-справочной и аналитической работы Сектором писем и управлениями (отделами) ведутся контрольная (по срокам исполнения) и алфа­витная картотеки.

3.6. Решение о прекращении переписки с заявите­лем принимает руководство министерства на основа­нии докладной записки, подготовленной исполнителем, и о принятом решении сообщается заявителю.

4. Формирование и хранение дел

Письма граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются испол­нителем работнику, ведущему делопроизводство, для централизованного формирования дел. Формирование дел у исполнителей запрещается.

4.2. На каждом письме после его исполнения дела­ется запись "В дело" и проставляется личная подпись исполнителя.

4.3. Письма граждан, копии ответов на них и доку­менты, связанные с их разрешением, формируются в самостоятельные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел управлений и отделов министерства.

4.4. Документы в делах располагаются в хроноло­гическом порядке. Каждое письмо и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле са­мостоятельную группу. В случае получения повторно­го письма или дополнительных документов они подши­ваются к данной группе документов.

4.5. При формировании дел проверяется правиль­ность направления документов в дело, их полнота (ком­плектность). Неразрешенные письма граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

4.6. Министерство финансов РФ осуществляет хра­нение и использование в справочных и других целях писем граждан. Ответственность за сохранность писем и документов к ним до сдачи в Центральный архив Министерства финансов РФ возлагается на руковод­ство управлений (отделов) и работников, работающих с данной категорией документов.

4.7. Сроки хранения писем граждан и документов к ним определяются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предпри­ятий с указанием сроков хранения, утвержденным Глав­ным архивным Управлением при Совете Министров СССР в 1989 г.

4.8. В отдельных случаях Центральной экспертной комиссией министерства может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хра­нении отдельных писем и наиболее ценных предложе­ний граждан. Решения комиссии об этом подлежат обя­зательному утверждению руководством министерства.

4.9. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению, передаются в архив министерства через год после завершения делопроизводства по ним.

4.10. По истечении установленных сроков хране­ния письма граждан и документы по ним подлежат уничтожению в порядке, установленном Государствен­ной архивной службой России.

Выполнение порядка и правил, предусмотренных настоящей Инструкцией, обязательно для всех работ­ников министерства.

Правила

Подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации

(утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.97 № 1009, с изм. от 11.12.97, 06.11.98, 11.02.99)

I. Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти

1. Нормативные правовые акты федеральных орга­нов исполнительной власти (далее именуются — норма­тивные правовые акты) издаются на основе и во исполне­ние федеральных законов, указов и распоряжений Пре­зидента РФ, постановлений и распоряжений Правитель­ства РФ, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.

2. Нормативные правовые акты издаются федераль­ными органами исполнительной власти в виде поста­новлений, приказов, распоряжений, правил, инструк­ций и положений.

Издание нормативных правовых актов в виде пи­сем и телеграмм не допускается.

Структурные подразделения и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти не вправе издавать нормативные правовые акты.

3. Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами испол­нительной власти или одним из них по согласованию с другими.

Проект нормативного правового акта подлежит со­гласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обяза­тельным в соответствии с законодательством РФ, а так­же если в нормативном правовом акте содержатся по­ложения, нормы и поручения, касающиеся других ми­нистерств и ведомств. Согласование нормативного пра­вового акта оформляется визами.

Виза включает в себя наименование должности ру­ководителя министерства (ведомства) или его замести­теля и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются в нижней части оборотной сто­роны последнего листа подлинника нормативного пра­вового акта.

4. Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно или несколько структурных под­разделений федерального органа исполнительной вла­сти с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготов­ки, а при необходимости — организации, привлекае­мые к этой работе.

В подготовке проекта нормативного правового акта участвует юридическая служба федерального органа исполнительной власти.

Срок подготовки проекта и издания нормативного правового акта во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановле­ний и распоряжений Правительства РФ, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установ­лен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и слож­ных нормативных правовых актов, а также актов, из­даваемых совместно несколькими федеральными орга­нами исполнительной власти, могут создаваться рабо­чие группы.

По просьбе федеральных органов исполнительной власти и в соответствии с заключенными с ними дого­ворами Министерство юстиции РФ может осуществ­лять юридическую экспертизу проектов подготовлен­ных ими нормативных правовых актов.

5. В процессе работы над проектом нормативного правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство РФ, договоры о разгра­ничении предметов ведения и полномочий между орга­нами государственной власти РФ и органами государ­ственной власти субъектов РФ, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, науч­ная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социоло­гических и иных исследовании, если таковые проводи­лись.

6. Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового ре­гулирования.

Если требуется разъяснение целей и мотивов при­нятия нормативного правового акта, то в проекте дает­ся вступительная часть — преамбула. Положения нор­мативного характера в преамбулу не включаются.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подраз­деляться на подпункты, которые могут иметь буквен­ную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

При необходимости для полноты изложения вопро­са в нормативных правовых актах могут воспроизво­диться отдельные положения законодательных актов РФ, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования.

Если в нормативном правовом акте приводятся таб­лицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответ­ствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.

7. Одновременно с разработкой проекта норматив­ного правового акта должны быть подготовлены пред­ложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.

Нормативные правовые акты, изданные совместно или по согласованию с другими федеральными органа­ми исполнительной власти, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с этими федеральными органами исполнительной власти.

Положения об изменении, дополнении или призна­нии утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного правового акта.

8. Если при подготовке нормативного правового акта выявились необходимость внесения существенных из­менений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же во­просу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

9. Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие законодательству РФ, а так­же правилам русского языка и завизирован руководи­телем юридической службы федерального органа ис­полнительной власти.

Нормативные правовые акты подписываются (ут­верждаются) руководителем федерального органа ис­полнительной власти или лицом, исполняющим его обя­занности.

Подписанный (утвержденный) нормативный право­вой акт должен иметь следующие реквизиты:

— наименование органа (органов), издавшего акт;

— наименование вида акта и его название;

— дата подписания (утверждения) акта и его номер;

— наименование должности и фамилия лица, подпи­савшего акт.

Нормативный правовой акт, изданный совместно с другими федеральными органами исполнительной вла­сти, должен иметь соответствующие номера и единую дату.

II. Государственная регистрация нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти

10. Государственной регистрации подлежат норма­тивные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливаю­щие правовой статус организаций, имеющие межведом­ственный характер, независимо от срока их действия, в т. ч. акты, содержащие сведения, составляющие го­сударственную тайну, или сведения конфиденциально­го характера.

11. Государственная регистрация нормативных пра­вовых актов осуществляется Министерством юстиции РФ, которое ведет Государственный реестр норматив-

Правовых актов федеральных органов исполнитель­ной власти.

Государственная регистрация нормативного право­вого акта включает в себя:

— юридическую экспертизу соответствия этого акта законодательству РФ;

— принятие решения о необходимости государствен­ной регистрации данного акта;

— присвоение регистрационного номера;

— занесение в Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнитель­ной власти.

12. Подлежащие государственной регистрации нор­мативные правовые акты не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в Министер­ство юстиции РФ в 6 экземплярах (подлинник и 5 ко­пий, одна из которых может быть представлена на маг­нитном носителе). Нормативные правовые акты, содер­жащие сведения, составляющие государственную тай­ну, или сведения конфиденциального характера, представляются в двух экземплярах (подлинник и одна копия).

Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного совместно не­сколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на орган, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.

К нормативному правовому акту прилагается справ­ка, содержащая:

— основания издания нормативного правового акта;

— сведения о всех действующих нормативных право­вых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;

— сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным. Представленный на государственную регистрацию

Нормативный правовой акт должен быть завизирован, а прилагаемая справка подписана руководителем юри­дической службы федерального органа исполнительной власти, представляющего акт на регистрацию.

На обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта проставляется виза руководителя юри­дической службы федерального органа исполнительной власти.

13. Государственная регистрация нормативных пра­вовых актов производится Министерством юстиции РФ в срок до 15 дней с даты получения акта.

В случае необходимости срок регистрации может быть продлен Министерством юстиции РФ, но не бо­лее чем на 10 дней, а в исключительных случаях — до одного месяца.

14. В регистрации нормативного правового акта может быть отказано, если при проведении юридичес­кой экспертизы будет установлено несоответствие это­го акта законодательству РФ.

15. Нормативные правовые акты, в государствен­ной регистрации которых отказано, возвращаются Министерством юстиции РФ издавшему их органу с указанием причин отказа.

В течение 10 дней со дня получения отказа в госу­дарственной регистрации руководитель федерального органа исполнительной власти или лицо, исполняющее его обязанности, издает соответствующий документ об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано, и направляет его копию в Мини­стерство юстиции РФ.

16. Нормативный правовой акт может быть возвра­щен Министерством юстиции РФ федеральному орга­ну исполнительной власти без регистрации по просьбе федерального органа исполнительной власти, предста­вившего этот акт на государственную регистрацию, а также если нарушены установленный порядок представ­ления акта на государственную регистрацию или на­стоящие Правила.

В случае возвращения нормативного правового акта без государственной регистрации при нарушении уста­новленного порядка представления на государственную регистрацию или настоящих Правил нарушения долж­ны быть устранены, а акт повторно представлен на го­сударственную регистрацию в течение месяца либо в Министерство юстиции РФ должна быть направлена копия документа об отмене нормативного правового акта.

17. В течение суток после государственной регист­рации подлинник нормативного правового акта с при­своенным ему регистрационным номером направляется Министерством юстиции РФ в федеральный орган ис­полнительной власти, представивший акт на государ­ственную регистрацию.

Нормативные правовые акты, затрагивающие пра­ва, свободы и обязанности человека и гражданина, ус­танавливающие правовой статус организаций или име­ющие межведомственный характер, подлежат офици­альному опубликованию в установленном порядке, кро­ме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Копии актов, подлежащих официальному опуб­ликованию, в течение дня после государственной ре­гистрации направляются Министерством юстиции РФ в "Российскую газету", в Бюллетень нормативных ак­тов федеральных органов исполнительной власти из­дательства "Юридическая литература" Администра­ции Президента РФ, в научно-технический центр пра­вовой информации "Система" и в Институт законо­дательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ. При опубликовании и рассылке нормативного правового акта указание на номер и дату государственной регистрации является обязатель­ным.

Акт, признанный Министерством юстиции РФ не нуждающимся в государственной регистрации, подле­жит опубликованию в порядке, определяемом федераль­ным органом исполнительной власти, утвердившим акт. При этом порядок вступления данного акта в силу так­же определяется федеральным органом исполнитель­ной власти, издавшим акт.

18. Изменения и дополнения, вносимые в норма­тивные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию, подлежат регистрации в порядке, уста­новленном настоящими Правилами.

19. Федеральные органы исполнительной власти направляют для исполнения нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, толь­ко после их регистрации и официального опубликова­ния. При нарушении указанных требований норматив­ные правовые акты, как не вступившие в силу, приме­няться не могут.

20. В случае обнаружения несоответствия действу­ющего нормативного правового акта, а также акта, со­держащего правовые нормы и не прошедшего государ­ственную регистрацию, Конституции РФ, федеральным конституционным законам, федеральным законам, ука­зам и распоряжениям Президента РФ, постановлени­ям и распоряжениям Правительства РФ Министерство юстиции РФ представляет в Правительство РФ пред­ложение об отмене или приостановлении действия та­кого акта с обоснованием и проектом соответствующе­го распоряжения.