ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Примерный текст положения о секретариате предприятия

(Преамбула)

Настоящее Положение определяет порядок работы секретариата открытого акционерного общества "Мер­курий" (далее — Предприятие). Нормы и правила, со­держащиеся в настоящем Положении, являются обяза­тельными для исполнения всеми сотрудниками секре­тариата.

/. Общие положения

1.1. Основной целью деятельности секретариата является эффективное организационное и информаци­онное обеспечение управления Предприятием.

Под эффективным организационным и информаци­онным обеспечением Предприятия понимается целена­правленная, упорядоченная деятельность по полному и своевременному удовлетворению потребности Пред­приятия, его должностных лиц в организационных и информационных ресурсах в процессе осуществления повседневной управленческой деятельности.

1.2. Решение задач организационного и информа­ционного обеспечения Предприятия возлагается на штатное структурное подразделение — управление Пред­приятия. В свою очередь секретариат является струк­турным подразделением управления.

1.3. Непосредственное руководство секретариатом осуществляет его начальник — шеф-секретарь. Шеф - секретарь является прямым начальником для всех со­трудников секретариата. Он в свою очередь подчиня­ется заместителю генерального директора Предприя­тия по управлению — начальнику управления и являет­ся заместителем последнего.

1.4. Нормирование труда сотрудников секретариа­та, постановка задач, расчет общей численности и за­грузки осуществляется на основе действующих Единых норм времени и выработки..., инв. №....

1.5. Условия труда сотрудников секретариата, орга­низация их рабочих мест определяются и регулируют­ся в соответствии с действующими внутриотраслевыми стандартами, санитарными нормами, инв. №... .

1.6. Деятельность сотрудников секретариата регла­ментируется соответствующими должностными инструк­циями. Разработка должностных инструкций осуществ­ляется вице-секретарем на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам. Их подпи­сывает шеф-секретарь, а утверждает — заместитель ге­нерального директора по управлению. Должностные инструкции подлежат переработке в случае изменений в задачах секретариата или содержании обязанностей его сотрудников, но не реже чем один раз в 5 лет.

1.7. В своей работе секретариат руководствуется на­стоящим Положением, законодательными и нормативно - правовыми актами органов государственной власти, рас­порядительными документами вышестоящих органов уп­равления и Предприятия, а также иными действующими руководящими документами по вопросам организацион­ного и информационного обеспечения управления.

1.8. Для обеспечения повседневной деятельности секретариат имеет круглую печать с обозначением сво­его полного и сокращенного наименования и указани­ем на принадлежность к предприятию (на правах одно­го из ее структурных подразделений), а также необхо­димые штампы, используемые в строгом соответствии с предназначением.

JI. Структура и состав секретариата

2.1. Организационно-штатная структура и числен­ный состав секретариата определяется исходя из со­держания и объема возлагаемых на него задач и утвер­ждается решением генерального директора по представ - леиию заместителя по управлению. Изменения в орга­низационно-штатной структуре и численном составе секретариата производятся приказом генерального ди­ректора о введении в действие нового штатного распи­сания (организационной структуры) подразделения. ' 2.2. В целях обеспечения эффективной работы сек­ретариата в его организационно-штатную структуру включены: группа информационного обеспечения, груп­па организационного обеспечения, коммуникационная группа, технологическая группа. Организационно-штат­ная структура секретариата приведена в приложении 1 к настоящему Положению[81].

2.3. Численный состав сотрудников секретариата распределяется по категориям (руководители, специа­листы, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на подразделение. Сведения о чи­сленном составе сотрудников секретариата приведены в приложении 2 к настоящему Положению[82].

III. Предназначение секретариата

3.1 Целью деятельности секретариата является орга­низационное и информационное обеспечение управлен­ческой деятельности предприятия.

3.2. Для реализации цели своего предназначения секретариат решает следующие основные задачи:

1) планирование управленческой деятельности долж­ностных лиц предприятия;

2) сбор, систематизация, учет и анализ информа­ции (в т. ч. документированной);

3) информационный обмен между управлением и другими структурными подразделениями Предприятия;

4) документирование управленческой деятельности Предприятия;

5) осуществление контроля за исполнением управ­ленческих решений всеми должностными лицами и структурными подразделениями Предприятия;

6) информационный обмен с внешней средой Пред­приятия.

3.3. В зависимости от изменений в направленности и содержании стратегии развития Предприятия могут уточняться и задачи, решаемые секретариатом.

IV. Организация управления секретариатом

4.1. Общая организация управления секретариатом возлагается на заместителя генерального директора по управлению. Непосредственное руководство работой секретариата осуществляет руководящий состав подраз­деления.

4.2. К руководящему составу секретариата относятся шеф-секретарь, вице-секретарь, начальники групп.

4.3. Управление повседневной деятельностью секре­тариата осуществляется шеф-секретарем последователь­ным методом путем отдачи устных и письменных распо­ряжений (указаний) своим подчиненным. При этом, как правило, распоряжения поступают от заместителя гене­рального директора по управлению к шеф-секретарю, а от него — к вице-секретарю и начальникам групп.

4.4. При необходимости руководящий состав сек­ретариата должен уметь организовать управление под­разделением в оперативном режиме, предполагающим сокращение привычных сроков выполнения задач. По­следнее достигается на основе параллельного метода управления.

V. Организация взаимодействия секретариата

5.1. Взаимодействие секретариата с другими под­разделения, службами и должностными лицами Пред­приятия предполагает согласованность выполнения оп­ределенных действий (операций, процедур и т. п.) по организационному и информационному обеспечению деятельности предприятия.

5.2. Организационное взаимодействие достигается на основе согласования выполнения управленческих мероприятий по срокам, продолжительности и месту их осуществления.

5.3. Информационное взаимодействие достигается на основе согласования порядка обращения с инфор­мацией, в т. ч. документированной.

5.4. Секретариат в процессе своей деятельности вза­имодействует:

1) с производственными подразделениями — по воп­росам контроля за организацией управленческой дея­тельности;

2) с юридической службой — по правовым вопро­сам, возникающим в процессе реализации мероприя­тий управленческой деятельности;

3) с подразделениями службы персонала — по всем кадровым вопросам, регламентируемым трудовым за­конодательством РФ; -........ -

4) со службой производственного планирования и отчетности — по вопросам производственного планиро­вания и отчетности;

5) с финансово-экономической службой — по воп­росам финансово-экономического обеспечения управ­ленческой деятельности;

6) со службой обеспече­ния и административно-хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения и обслуживания управленчес­кой деятельности;

7) с техническим отделом вычислительного центра — по вопросам программно-технического обслуживания (обеспечения) управленческой деятельности.

VI. Организация обеспечения секретариата

Обеспечение деятельности секретариата техни­ческими, материальными и иными средствами осуще­ствляется в соответствии с единым порядком всесто­роннего обеспечения деятельности, установленным на Предприятии.

6.2. Выполнение мероприятий по обслуживанию оргтехники секретариата, обеспечению защиты служеб­ной информации от несанкционированного доступа воз­лагается на соответствующие службы Предприятия.

VII. Полномочия секретариата

Секретариат в пределах своей компетенции вправе:

7.1. Запрашивать у руководителей подразделений, служб Предприятия данные, необходимые для эффек­тивного осуществления возложенных на него задач.

7.2. Требовать от должностных лиц Предприятия неукоснительного исполнения всех распоряжений ру­ководства Предприятия.

7.3. Давать разъяснения и рекомендации по вопро­сам, входящим в компетенцию секретариата.

7.4. Давать руководителям структурных подразде­лений Предприятия обязательные для исполнения ука­зания по вопросам, относящимся к компетенции секре­тариата.

7.5. Вносить на рассмотрение руководства Предпри­ятия предложения по вопросам работы секретариата.

7.6. Вести переписку по вопросам организационно­го и информационного обеспечения управленческой деятельности, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию секретариата и ке требующим согласо­вания с руководителем Предприятия.

VIII. Ответственность секретариата

8.1. Секретариат несет коллективную ответствен­ность за:

А) своевременное, полное и качественное выполне­ние возложенных на него задач;

Б) соблюдение требований нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы работы сек­ретариата.

8.2 Индивидуальная (персональная) ответственность работников секретариата устанавливается должностны­ми инструкциями.

IX. Особые вопросы деятельности секретариата

Сотрудники секретариата обеспечивают круг­лосуточное (посменное) дежурство в офисе генераль­ного директора, в т. ч. и в нерабочие дни. Комплекто­вание смен и распределение сотрудников секретариата осуществляется в соответствии с графиком, утверждае­мым ежемесячно не позднее 25 числа и объявляемого сотрудникам секретариата под расписку.

9.2. Сотрудникам секретариата установлен ненор­мированный рабочий день. Время пребывания в офи­се, превышающее установленные законодательством РФ показатели, компенсируется сотрудникам в виде допол­нительных дней отдыха. По желанию сотрудников до­полнительные дни отдыха могут предоставляться им к ежегодному основному или дополнительному отпуску.

9.3. Вопросы привлечения сотрудников секретари­ата к исполнению служебных обязанностей сверхуроч­но, а также вопросы оплаты труда регулируются в со­ответствии с законодательством РФ и "Положением о материальном стимулировании сотрудников секретари­ата" (приложение № 3 к настоящему Положению)[83].

X. Заключительные положения

10.1 Изменения, дополнения и уточнения к насто­ящему Положению подготавливаются вице-секретарем, в необходимых случаях согласовываются с другими должностными лицами Предприятия и представляются шеф-секретарем на рассмотрение заместителю генераль­ного директора по управлению. Основанием для внесе­ния соответствующих изменений в текст Положения служит письменное распоряжение заместителя генераль­ного директора по управлению.

10.2 Настоящее Положение подлежит переутверж­дению не реже чем один раз в 5 лет.