ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления

/. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документи­рования и управления документацией в процессе реа­лизации функций учреждения, организации и предпри­ятия.

1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях[76] осу­ществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю органи­зации.

1.3. Наименование и структура службы ДОУ уста­навливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

1.4. В зависимости от принадлежности к опреде­ленной группе организаций, типовых структур созда­ются следующие службы документационного обеспече­ния:

1) в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации — управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются;

А) секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат кол­легии, протокольное бюро);

Б) инспекция при министре (руководителе ведом­ства), канцелярия (бюро правительственной перепис­ки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машино­писное бюро, копировально-множительное бюро, теле­тайпная и др.);

В) отдел писем (жалоб);

Г) отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

Д) центральный архив;

2) на государственных предприятиях (объединени­ях), в научно-исследовательских, проектных, конструк­торских организациях и вычислительных центрах, выс­ших учебных заведениях и других организациях — от­дел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

А) подразделения по учету и регистрации, контро­лю, совершенствованию работы с документами и вне­дрению технических средств;

Б) подразделение по рассмотрению писем (жалоб);

В) секретариат;

Г) экспедиция;

Д) машинописное бюро;

Е) копировально-множительное бюро;

Ж) архив.

В ассоциациях и концернах состав и структура служ­бы ДОУ определяется руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) — правлени­ем. В акционерных обществах — учредительной конфе­ренцией. В кооперативах состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управле­ниях общественных организаций формируется общий отдел. В состав общего отдела обычно включаются:

А) секретариат;

Б) канцелярия;

В) группа контроля;

Г) протокольная группа;

Д) группа совершенствования работы с документами;

Е) группа писем (жалоб);

Ж) машинописное бюро;

3) копировально-множительное бюро;

И) архив.

В организациях, не имеющих службы документа - ционного обеспечения управления, в структурных под­разделениях работу с документами выполняет секре­тарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ произ­водится в соответствии с установленными нормами вре­мени, утверждаемыми Госкомтрудом России.

1.6. Организация рабочего места и условия труда ра­ботников службы ДОУ регламентируются нормативно - методическими документами Госкомтруда России, Госстроя России, государственными и отраслевыми стандартами.

1.7. Для определения количества работников служ­бы документационного обеспечения управления приме­няются отраслевые нормативы численности, разраба­тываемые на основании типовых межотраслевых нор­мативов численности служащих, занятых в экономи­ческих и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненных нор­мативов времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Поло­жением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятель­ность работников службы регламентируется должност­ными инструкциями, которые закрепляют рациональ­ное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложно­сти выполнения и квалификации исполнителей.

Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служа­щих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются ру­ководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются. Наимено­вание должностей работников службы ДОУ устанавли­вается в соответствии с Общесоюзным классификато­ром профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура текста должностной инструкции дана в Приложении 2[77].

1.9. .Служба ДОУ в своей деятельности руковод­ствуется законодательными и иными нормативно-пра­вовыми актами органов государственной власти и уп­равления РФ и субъектов федерации, распорядитель­ными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкци­ями, методическими рекомендациями учреждений и другими действующими нормативами по вопросам до­обеспечения и настоящи­

Ми требованиями.

1.10. Руководство службы ДОУ должно замещать­ся специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозна­чением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является орга­низация, руководство, координация, контроль и реа­лизация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает сле­дующие задачи:

2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;

2.1.2. обеспечение единого порядка документиро­вания, организации работы с документами, информа­ционно-поисковых систем, контроля исполнения и под­готовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действу­ющими нормативами;

2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и числа документов;

2.1.4. разработка и внедрение нормативных и мето­дических документов по совершенствованию докумен - тационного обеспечения в организации и подведомствен­ной системе (для организаций, имеющих подведомствен­ную систему), прогрессивных технологий документа - ционного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направ­ленных на реализацию деятельности организации.

3. Функции службы ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служ­ба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов органи­зации, внесение в них изменений;

3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих докумен­тов, осуществление контроля за правильностью оформле­ния документов, представляемых на подпись руководству;

3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения до­кументов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, системати­ческое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использова­ния документной информации;

3.1.7. организация работы по предложениям, заяв­лениям и жалобам граждан;

3.1.8. организация контроля за работой с докумен­тами в структурных подразделениях;

3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) меро­приятий по совершенствованию форм и методов рабо­ты с документами, а также по повышению исполни­тельской дисциплины;

Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразде­лениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

3.1.11. организация работы архива в соответствии С Положением о государственном архивном фонде РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомен­дациями ФАС РФ;

3.1.12. повышение квалификации работников служ­бы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консуль­тирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

3.1.13. организация рабочих мест, АРМ, обеспечение нормальных условий труда сотрудников службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ

Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имею­щих подведомственную систему);

4.1.2. контролировать и требовать от руководите­лей структурных подразделений выполнения установ­ленных правил работы с документами в организации;

4.1.3. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы служ­бы ДОУ;

4.1.4. проводить проверку организации документа- ционного обеспечения управления в структурных под­разделениях и доводить итоги проверок до руководите­лей структурных подразделений для принятия соответ­ствующих мер;

4.1.5. привлекать в установленном порядке специа­листов структурных подразделений к подготовке про­ектов документов по поручению руководства;

4.1.6. возвращать исполнителям на доработку до­кументы, подготовленные с нарушением установленных требований;

4.1.7. совместно с ВЦ определять задачи докумен­тационного обеспечения управления, подлежащие ав­томатизации;

4.1.8. подписывать и визировать документы в пре­делах своей компетенции;

4.1.9. разрабатывать положения о структурных под­разделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

4.1.10. вносить предложения руководству органи­зации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.1.11. участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

4.1.12. вносить на рассмотрение руководства пред­ставления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

4.2.2. выполнение указаний и поручений руковод­ства и соблюдение необходимых условий труда работ­ников службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

5.1. со структурными подразделениями организа­ции — по вопросам документационного обеспечения управления;

5.2. с юридической службой — по правовым вопро­сам, связанным с подготовкой документов;

5.3. со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими органи­зациями — по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организаци­онной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенство­вания стиля и методов работы с документами;

5.4. со службами материально-технического снаб­жения и хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычисли­тельной техники, бланками документов, канцелярски­ми принадлежностями, бытового обслуживания работ­ников службы;

5.5. с вычислительным центром — по вопросам раз­работки и внедрения новых информационных техноло­гий с применением средств ЭВТ, оперативной обработ­ки информации и соблюдения требований ГСДОУ и стандартов.