ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

(извлечение из Типовой инструкции

По делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.00 № 68)

6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

6.6.1. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри федерального органа ис­полнительной власти, так и между организациями, име­ющими соответствующие аппаратные и программные средства.

6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по элек­тронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной спе­цифики в процессе исполнения.

6.6.3. Отправитель электронного сообщения запус­кает программу отправки почты и создает файл сообще­ния, указывает его имя, дату и время отправки. Сооб­щения можно вводить и редактировать с помощью тек­стовых редакторов. Электронные сообщения передают­ся адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экра­не компьютера, а затем распечатывает его на бумаж­ный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользова­теля, и обмен электронными сообщениями осуществля­ется через эти почтовые ящики.

6.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автомати­зированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

6.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходи­мо руководствоваться следующими требованиями:

— объем передаваемого документа (текста, схемы, гра­фического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

— документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заяв­ки хранятся в течение одного года;

— ответственность за содержание передаваемой инфор­мации возлагается на исполнителя, подготовивше­го документ к передаче, и руководителя соответ­ствующего подразделения;

— факсограммы на иностранных языках отправляют­ся при наличии перевода, заверенного лицом, под­писавшим факсограмму;

— запрещается передавать текст документов с помет­кой "Для служебного пользования";

— подлежащий передаче документ учитывается в жур­нале установленной формы. Подлинники докумен­тов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

— поступившие факсограммы учитываются в журна­ле установленной формы без проставления регист­рационного штампа, передаются адресатам под рас­писку в день их приема, срочные — немедленно;

— факсограммы на иностранных языках доставляют­ся адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техни­ки, установленной 'в подразделениях, осуществляется их руководителями.