ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Требования к оформлению копий Документов

Копия — это оформленное в соответствии с уста­новленным порядком и правилами полное и точное воспроизведение содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе или в электронном виде. Реквизиты копии документа:

1) наименование документа;

2) текст (собственно копия документа, в точнос­ти воспроизводящая его содержание);

3) заверительная надпись.

Общие требования к оформлению копий докумен­тов определены ГСДОУ. В частности, в соответствии с подп. 2.3.2.5 ГСДОУ предприятие (организация, учреждение) может выдавать копии только тех доку­ментов, которые создаются в самом предприятии (ука­занное положение, однако, не распространяется на архивные учреждения и нотариат. — Авт.).

При решении в соответствии с законодательством РФ дел, касающихся приема граждан на работу или учебу, удовлетворения их трудовых (жилищных и других) прав, а также в целях формирования их личных дел предприятие может изготовить копии документов, выданных другими предприятиями (организациями, учреждениями) и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т. д.). При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого сня­та копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится на данном предприятии.

Копия с документа воспроизводится рукописным или машинописным способами, средствами оператив­ной полиграфии (в т. ч. компьютерной). При изго­товлении копии рукописным и машинописным спо­собами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка ( с использованием услов­ных обозначений — "оттиск печати организации" ит. п. — Авт.). Копия должна быть заверена долж­ностным лицом, удостоверяющим ее полное соответ­ствие подлиннику, например: Верно:

Инспектор отдела кадров подпись Л. С. Петров 25.11.2004

Заверение копии документа (в т. ч. и нотариаль­ное) производится для придания ей юридической силы. На копиях исходящих документов, остающихся в допускается не указывать дату заверения и

Лица, заверившего копию. При пересыл­ке с документа на другие предприятия или выдаче ее на руки заверительная подпись должна также удостоверяться печатью.

В частности, в соответствии с требованиями Ти­повой инструкции по делопроизводству (параграф 4.1.4) копии приказов (распоряжений) или их раз­множенные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ, после чего направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и под­писывается исполнителем. Заверенная печатью копия обязательно направляется также исполнителю данно­го документа и в службу ДОУ[72]. Пример оформления копии документа приведен в приложении 57.