ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Организация справочной работы по персоналу предприятия

Особого рассмотрения в рамках данной главы заслуживают вопросы организации справочной ра­боты по персоналу предприятия. Указанная работа предполагает сбор, обработку и выдачу информации о персональных данных работников предприятия. Последнее в свою очередь подразумевает подготов­ку различных справок по персоналу.

В данном случае под справкой следует понимать документ, описывающий или подтверждающий со­держание тех или иных фактов (событий). Общий порядок организации справочной работы по персо­налу предприятия, включая выдачу опре­

Делен, в частности, Методическими рекомендация­ми Мосгорархива[70].

При этом следует учитывать также положения Трудового кодекса РФ, устанавливающие правила обращения с персональными данными работников предприятия[71]. Указанный порядок регламентиру­ется также некоторыми ведомственными норматив­но-правовыми актами и организационно-распоряди­тельными

Согласно Методическим рекомендациям архива, предприятия (организации, учреждения), при исполнении запросов других предприятий, а также отдельных граждан (прежде всего работников пред­приятия. — Авт.) выдают обратившимся сторонам справки социально-правового характера. Указанные справки выдаются по письменным заявлениям (за­явкам) предприятий и граждан, оформленным новленным порядком.

Поступившие письменные заявления (заявки) подлежат рассмотрению и удовлетворению в 15-днев­ный срок, если подготовка соответствующей справ­ки не требует сбора дополнительной информации и проверки с привлечением иных материалов и доку­ментов.

Указанный выше может быть увеличен —

Не более чем на месяц — в случае, если для подго­товки соответствующей справки необходимо:

1) получение иных (дополнительных) сведений от заявителя (по запросу предприятия, на которое он обратился);

2) проведение специальной проверки фактов (со­бытий), подлежащих удостоверению;

3) осуществление поиска документов (материа­лов), содержащих сведения, относящиеся к реше­нию вопроса заявителя.

Гражданам могут выдаваться следующие основ­ные виды справок:

О трудовом стаже;

2) заработной плате;

3) избрании на выборные должности;

4) членстве в общественных организациях;

5) образовании;

6) по другим вопросам, связанным с обеспечени­ем законных прав и интересов граждан.

Соответствующие справки могут выдаваться граж­данам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя или состо­явших в близком родстве с заявителем, в т. ч. умер­ших. Как правило, справки подготавливаются по документам, указанным в заявлении (заявке). В от­дельных случаях для подготовки справок запраши­ваются сведения из вышестоящих органов ния (например, в случае, если заявитель занимал руководящую должность).

Основанием для подготовки справок служат сле­дующие основные виды документов:

1) личные карточки работников;

2) распорядительные документы по персоналу (приказы и распоряжения);

3) списки персонала с анкетными данными;

4) лицевые счета работников;

5) расчетные ведомости.

В дополнение к перечисленным документам при подготовке справок могут использоваться:

1) материалы аттестации работников;

2) акты о несчастных случаях;

3) протоколы собраний (заседаний, совещаний).

В то же время для подготовки справок не могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.).

В содержании справки указывается ссылка на со­ответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение) с даты и номера после­

Днего (например, приказ о приеме на работу, распо­ряжение о переводе работника на другую работу и т. п.).

Справка подписывается руководителем предпри­ятия и начальником структурного подразделения, в котором состоят на хранении послужив­

Шие основанием для подготовки справки. Подписи указанных лиц скрепляются гербовой печатью пред­приятия.

Выявленные на основании документов сведения оформляются справкой установленного образца. Справка может быть получена заявителем лично, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана по указанному им адресу письмом. Образ­цы справок по персоналу предприятия, оформлен­ные в соответствии с Методическими рекомендация­ми Мосгорархива, приведены в приложении 56.