ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров предприятия — организационно-правовой документ, определяющий место подразделения в общей структуре предприя­тия, регламентирующий порядок его повседневно­го функционирования, а также вопросы подчинен­ности и взаимодействия кадрового органа с долж­ностными лицами, подразделениями и службами предприятия.

Таким образом, положение устанавливает систем­но связанные между собой нормы и требо­вания по всем вопросам, отнесенным к компетенции отдела кадров предприятия (организации, учрежде­ния), обязательные для выполнения его сотрудни­ками.

В соответствии с параграфом 4.2 Типовой инст­рукции по делопроизводству положение об отделе кадров применяется как самостоятельный правовой акт, который подписывается начальником структур­ного подразделения, а утверждается — в форме гри­фа утверждения или путем издания распорядитель­ного документа об их утверждении — руководителем предприятия или его заместителем по персоналу.

Текст положения печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единствен­ного или множественного числа, при этом использу­ются формулировки "должен", "следует", "необхо-

"не допускается". Текст по­ложения может делиться на главы, пункты и пункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунк­тов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту положения формулируется в предложном деже.

Структура "Положения о кадровом органе" дол­жна соответствовать методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих но при этом как можно более полно учитывать спе­цифику его организации и деятельности[41] и может содержать следующие основные разделы:

1. Общие положения.

2. Структура и состав отдела кадров.

3. Предназначение отдела кадров.

4. Организация управления отдела кадров.

5. Организация взаимодействия отдела кадров.

6. Организация обеспечения отдела кадров.

7. Полномочия отдела кадров.

8. Ответственность отдела кадров.

9. Особые вопросы деятельности отдела кадров.

10. Заключительные положения.

Перечисленные разделы образуют основной текст

Положения. Основному тексту, как правило, предше­ствует преамбула документа, указывающая на его пред­назначение. Ниже приводится пример преамбулы:

«Настоящее "Положение" определяет порядок работы отдела кадров... {следует указать пол­ное наименование предприятия). Нормы и прави­ла, содержащиеся в настоящем "Положении" яв­ляются обязательными для исполнения всеми дол­жностными лицами и структурными подразделе­ниями предприятия, допущенными к ведению кадровой работы».

Раздел Г — "Общие положения" — содержит в себе сведения:

о цели кадровой работы на предприятии;

целевом предназначении отдела кадров, его статусе;

полном официальном и условно-сокращенном наименовании отдела кадров;

руководстве отдела кадров;

порядке установления (изменения) организа­ционно-штатной структуры отдела кадров;

документах, регламентирующих деятельность отдела кадров и его сотрудников.

Примерный текст раздела:

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Под кадровым обеспечением предприя­тия понимается целенаправленная, упорядочен­ная деятельность по полному и своевременному комплектованию подразделений и служб пред­приятия необходимым количеством работников требуемых специальностей и квалификации.

1.2. Решение задач кадрового обеспечения предприятия возлагается на штатную служ­бу персонала {СП), организационно входящую в управление предприятия. В свою очередь от­дел кадров (ОК) является структурным под­разделением службы персонала.

1.3. Непосредственное руководство отделом, кадров осуществляет его начальник. Началь­ник ОК является прямым начальником для всех сотрудников отдела. Он в свою очередь подчи­няется заместителю генерального директора предприятия по персоналу — начальнику служ­бы персонала и является его первым замести­телем,

1. 4. Нормирование труда сотрудников от­дела кадров, постановка задач, расчет общей численности и загрузки осуществляется на основе действующих "Единых норм времени и выработки...", инв. № ... .

1.5. Условия труда сотрудников отдела кад­ров, организация их рабочих мест определяются и регулируются в соответствии с действую­щими внутриотраслевыми стандартами, сани­тарными нормами, инв. № ... .

1.6. Деятельность сотрудников отдела кад­ров регламентируется соответствующими должностными инструкциями. Разработка должностных инструкций осуществляется за­местителем начальника отдела кадров на ос­нове квалификационных требований, предъяв­ляемых к сотрудникам. Их подписывает на­чальник отдела, а утверждает — заместитель

Генерального директора по персоналу. Должно­стные инструкции подлежат переработке в сличав изменений в задачах отдела или содер­жании обязанностей его сотрудников, но не реже чем один раз в 5 лет.

1.7. В своей работе отдел кадров руковод­ствуется настоящим "Положением", законо­дательными и нормативно-правовыми актами органов государственной власти, распоряди­тельными документами вышестоящих органов управления и предприятия, а также иными действующими руководящими документами по вопросам документационного обеспечения уп­равления.

1.8. Для обеспечения повседневной деятель­ности отдел кадров имеет круглую печать с обозначением своего полного и сокращенного наи­менования и указанием на принадлежность к предприятию (на правах одного из ее струк­турных подразделений), а также необходимые штампы, используемые в строгом соответ­ствии с предназначением.

В разделе 2 — "Структура и состав отдела кад­ров", как правило, отражаются:

1) порядок установления и изменения организа­ционно-штатной структуры и численного состава кадрового органа;

2) сведения о наличии в составе кадрового орга­на внутренних подразделений, их названиях;

3) сведения о численном составе сотрудников кадрового органа;

4) организационно-штатная структура (в виде схемы, как правило, выносимой в приложение) кад­рового органа;

5) ведомость численного состава (обычно в таб­личной форме, с указанием количества, в т. ч. в про­центах к общей численности, руководителей, специ­алистов и исполнителей, и также выносимая в при­ложение) кадрового органа.

Примерный текст раздела:

■ II. СТРУКТУРА И СОСТАВ ОТДЕЛА КАДРОВ

2.1. Организационно-штатная структура и численный состав отдела кадров определя­ются исходя из содержания и объема возлагае­мых на него задач и утверждается решением генерального директора по представлению за­местителя по персоналу. Изменения в органи­зационно-штатной структуре и численном со­ставе отдела производятся приказом генераль­ного директора о введении в действие нового штатного расписания (организационной струк­туры) отдела.

2.2. В целях обеспечения эффективной ра­боты отдела кадров в его организационно - штатную структуру включены: группа доку - ментационного обеспечения, группа организа­ционного обеспечения и делопроизводство. Орга­низационно-штатная структура отдела приведена в приложении 1 к настоящему "По­.

2.3. Численный состав сотрудников распре­деляется по категориям (руководители, спе­циалисты, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на отдел кадров. Сведения о численном составе сотрудников отдела приведены в приложении 2 к настояще­му "Положению".

В разделе 3 — "Задачи и функции отдела кад­ров" — излагаются сведения об основных задачах и важнейших функциях отдела кадров. Содержание раздела следует построить таким образом, чтобы оно не только включало в себя перечень задач и функ­ций, но и наглядно показывало роль и место кадро­вого органа в деятельности предприятия (например, в виде схемы, отражающей внутренние организаци - оннодокументационные связи кадрового органа, вынесенной в приложение).

Примерный текст раздела:

III. ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕОТДЕЛАКАДРОВ

3.1 Целью деятельности отдела кадров яв­ляется организационно-докумеитационное обес­печение кадровой работы на предприятии.

3.2. Для реализации цели своего предназна­чения отдел кадров решает следующие основ­ные задачи:

1} прием сотрудников на работу;

2) учет сотрудников (в т. ч. автоматизи­рованный);

3} оформление документов персонального учета;

4) подбор (поиск и сотрудников для предприятия;

5) расстановка сотрудников предприятия;

6} становление в должности и адаптация

Сотрудников предприятия;

7) изучение сотрудников предприятия;

8} перемещение сотрудников предприятия;

9) работа с временно отсутствующими сотрудниками предприятия (находящимися в отпусках, на больничных, в командиров­ках);

10} оценка работы сотрудников;

11) увольнение сотрудников;

12} профессиональная подготовка (доподго­товка. и переподготовка) сотрудников;

13} организация приема сотрудников пред­приятия по и личным вопросам;

14} работа с письменными обращениями трудников предприятия;

15) аналитическая работа; подготовка отчетов;

17} документирование деятельности со­трудников;

18} архивная и справочная работа;

19} кадровая работа в подразделении;

20} планирование кадровой работы;

21} организационно-методическое руковод­ство кадровой работой на предприятии.

3.3. В зависимости от изменений в направ - ленности и содержании кадровой политики предприятия могут уточняться и задачи, ре­шаемые отделом кадров.

Раздел 4 — "Организация управления отделом кадров" — целесообразно изложить в следующей пос­ледовательности :

1) общее и повседневное руководство работой отдела кадров;

2) руководящий состав отдела кадров;

3) организация управления повседневной деятель­ностью отдела кадров;

4) организация управления отделом кадров в оперативном режиме.

Примерный текст раздела:

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОТ­ДЕЛОМ КАДРОВ

4.1. Общая организация управления отде­лом кадров возлагается на начальника службы персонала предприятия. Непосредственное ру­ководство работой отдела кадров осуществ­ляет руководящий состав отдела.

4.2. К руководящему составу отдела кад­ров относятся его начальник, заместитель начальника отдела по подготовке кадров и на­чальники внутренних подразделений.

4.3. Управление повседневной деятельнос­тью отдела кадров осуществляется начальни­ком отдела последовательным методом путем отдачи устных и письменных распоряжений (указаний) своим подчиненным. При этом, как правило, распоряжения поступают от началь­ника службы персонала к начальнику отдела кадров, а от него — своему заместителю и на­чальникам подразделений.

4.4. При необходимости руководящий со­став отдела кадров должен уметь организовать

.. управление рработой отдела в оперативном ре­жиме, предполагающем сокрушение привычных сроков выполнения задач, Последнее до­стигается на основе параллельного метода уп­равления.

Раздел 5 — "Организация взаимодействия отде­ла кадров" — содержит описание организации его взаимодействия с должностными лицами, подразде­лениями и службами предприятия в вопросах:

1) получения, отдачи и выполнения распоряже­ний (указаний) руководства предприятия;

2) обмена документами.

Кроме того, в разделе целесообразно вкратце пояснить, что подразумевает термин "взаимодей­ствие" применительно к условиям предприятия. Как правило, указываются основные направления взаи­модействия отдела кадров с другими подразделени­ями, службами и должностными лицами. Примерный текст раздела:

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ

5.1. Взаимодействие отдела кадров с дру­гими подразделениями, службами и должност­ными лицами предприятия предполагает согла­сованность выполнения определенных действий (операций, процедур и т. п.) по кадровому обес­печению деятельности предприятия,

5.2. Организационное взаимодействие до­стигается на основе согласования выполнения кадровых мероприятий по срокам, продолжи­тельности и месту их осуществления,

5.3. Документационное взаимодействие до­стигается на основе согласования порядка ис­полнения документов.

5.4. Отдел кадров в процессе своей деятель­ности взаимодействует:

1) с производственными подразделениями — по вопросам контроля за организацией кадро­вой работы;

2) с юридической службой — по правовым вопросам, возникающим в процессе реализации мероприятий кадровой работы;

3} с подразделениями служб персонала — по всем кадровым вопросам, регламентируемым трудовым законодательством РФ;

4} со службой производственного планиро­вания и отчетности — по вопросам производ­ственного планирования и отчетности;

5) с финансово-экономической службой — по вопросам финансово-экономической деятельно­сти;

6) со службой материально-технического обеспечения и административно-хозяйственно - го обслуживания — по вопросам обеспечения и обслуживания;

7) с техническим отделом вычислительно - го центра — по вопросам программно-техничес­кого обслуживания (обеспечения),

Раздел 6 — "Организация обеспечения отдела кадров" — определяет общий порядок технического и материального обеспечения подразделения. Здесь же могут быть отражены вопросы технического об­служивания оргтехники кадрового органа, его ин­формационного обеспечения, включая меры по за­щите служебной информации от несанкционирован­ного доступа и т. п.

Примерный текст раздела:

VI, ОРГАНИЗАЦИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ

В, 1. Обеспечение деятельности отдела кад­ров техническими, материальными и иными средствами осуществляется в соответствии с единым порядком всестороннего обеспечения деятельности, установленным на предприя­тии.

6.2. Выполнение мероприятий по обслужи­ванию оргтехники отдела кадров, обеспечению защиты служебной информации от несанкцио­нированного доступа возлагается на соответ­ствующие службы предприятия. Раздел 7 — "Полномочия отдела кадров" — включает в себя перечень предоставленных кадро­вому органу полномочий для реализации своих задач.

Примерный текст раздела:

VII. ПОЛНОМОЧИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ

Отдел кадров в пределах своей компетен­ции вправе:

7.1. Запрашивать у руководителей подраз­делений, служб предприятия необходимые дан­ные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руко­водителей соответствующих структурных подразделений о целесообразности предполага­емых кадровых перестановок.

7.2. Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления соответствующих документов и материалов (трудовых книжек, копий дипломов об образо­вании и

7.3. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

7.4. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящим­ся к компетенции отдела.

7.5. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по вопросам кадро­вой работы.

7.6. Вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согла­сования с руководителем предприятия. Раздел 8 — "Ответственность отдела кадров" —

Определяет границы коллективной и индивидуаль­ной ответственности отдела кадров. Примерный текст раздела:

VIII. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ КАДРОВОГО ОРГАНА

8.1. Отдел кадров несет коллективную от­ветственность за:

А) своевременное, полное и качественное вы­полнение задач, возложенных на отдел;

Б) соблюдение требований нормативно-пра­вовых документов, регламентирующих вопро­сы кадровой работы.

8.2 Индивидуальная {персональная) ответ­работников отдела устанавлива­ется должностными инструкциями. В разделе 9 — "Особые вопросы деятельности отдела кадров" — рассматриваются иные вопросы, отражающие специфику деятельности кадрового орга­на предприятия и требующие документального разъяснения (регламентации), в т. ч.:

1) вопросы контроля и проверки деятельности кадрового органа;

2) вопросы реорганизации кадрового органа;

3) отдельные вопросы трудовых изаимоотпоше ний сотрудников кадрового органа и должностных лиц других подразделений и служб предприятия.

В связи с изложенным примерный текст данного раздела не приводится.

В разделе 10 — "Заключительные положения" — обычно излагается порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующее положение. Устанавливается также срок его переутверждения. Примерный текст раздела:

X. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

10.1 Изменения, дополнения и уточнения к настоящему Положению подготавливаются за­местителем начальника отдела кадров, в не­обходимых случаях согласовываются с други­ми должностными лицами предприятия и пред­ставляются начальником отдела на рассмот­рение заместителю директора по персоналу. Основанием для внесения соответ­ствующих изменений в текст "Положения,.,"

Служит письменное распоряжение заместите­ля генерального директора по персоналу,

10.2 Настоящее "Положение..." подлежит переутверждению не реже чем один раз в 5 лет. В необходимых случаях документ снабжается приложениями. Оформление положения об отделе кадров предприятия выполняется в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003 и Типовой инструк­ции по делопроизводству*.