ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Организация работы службы ДОУ предприятия

Для осуществления эффективного документаци­онного обеспечения управления на предприятии фор­мируется соответствующее структурное подразделе­ние — служба (отдел, отделение, группа) документа­ционного обеспечения (далее — служба ДОУ). В процессе повседневной деятельности служба ДОУ осуществляет ряд функций по обеспечению управ­ления предприятия, в т. ч. организационную, мето­дическую, информационную и контрольную.

Реализация перечисленных функций службы ДОУ достигается последовательным решением ком­плекса задач по обеспечению управления предприятия. Основными задачами служ­бы ДОУ являются:

1) в рамках организационной функции:

А) осуществление общей организации

Онного обеспечения управления на предприятии в це­лом и в его структурных подразделениях (тех из них, где ведется служебная или деловая переписка. —

Б) организация и регулирование документацион - ных потоков предприятия (входящих, исходящих и внутренних документов);

В) организация и регулирование документацией ных связей между должностными лицами и струк­турными подразделениями предприятия (так называ­емых внутренних документационных связей. — Авт.);

Г) организация и регулирование документацион - ных связей между предприятием и другими пред­приятиями (организациями, учреждениями) (так зываемых внешних документационных связей. — Авт.);

2) в рамках методической функции:

А) осуществление методического обеспечения ра­боты должностных лиц и структурных подразделе­ний предприятия по вопросам обеспечения управления;

Осуществление методического руководства под­готовкой персонала предприятия по вопросам доку - ментационного обеспечения управления;

3) в рамках информационной функции:

А) осуществление притока и оттока деловой и служебной документированной информации на пред­приятие и за его пределы;

Б) осуществление обмена документированной информацией внутри предприятия (между должност­ными лицами и структурными подразделениями);

В) создание, накопление, учет, обработка и вы­дача документированной информации должностным лицам и структурным подразделениям;

Г) осуществление текущего (оперативного), вре­менного и долговременного (архивного) хранения документированной информации;

4) в рамках контрольной функции:

А) осуществление контроля за состоянием рабо­ты должностных лиц и структурных подразделений по вопросам документационного обеспечения управ­ления предприятия (включая вопросы исполнения документов);

Б) осуществление контроля за состоянием докумен­тированной информации, состоящей на оперативном или архивном хранении предприятия.

В зависимости от специфики организации и дея­тельности предприятия в структуру службы ДОУ могут быть включены следующие внутренние под­разделения:

А) канцелярия (секретариат);

Б) экспедиция (экспедиционный отдел);

В) делопроизводство (учетно регистрационный отдел);

Г) общий отдел (включает машинописное и копи­ровально-множительное бюро);

Д) вспомогательный отдел (включает бюро пере­водов и стенограмм, контрольно-инспекционную и юридическую группу);

Е) отдел хранения (включает группы оператив­ного, временного и архивного хранения).

Общее руководство службой ДОУ осуществляет начальник службы, который, как правило, нен заместителю руководителя предприятия по уп­равлению. В свою очередь, начальнику службы ДОУ подчинен весь персонал службы. В состав службы ДОУ входят:

— начальники внутренних подразделений;

— специалисты;

— технические исполнители.

Квалификационные характеристики, предъявля­емые к различным категориям персонала службы, представлены в приложении 6.

Организация службы ДОУ регламентируется:

1) положением о службе;

2) инструкцией по документационному обеспече­нию управления;

3) инструкциями по отдельным видам деятель­ности, отнесенным к компетенции службы и ее дол­жностных лиц;

4) должностными инструкциями персонала службы.