ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Общие требования к подготовке

Документов для передачи на архивное хранение

Предприятие должно обеспечить своевременную и качественную подготовку документов, срок опера­тивного хранения которых истек, к передаче в ар­хив предприятия или в ведомственный архив (по принадлежности). С этой целью на предприятии со­здается экспертная комиссия (ЭК) в составе 3—5 че­ловек. Подготовка документов и дел к сдаче в ве­домственный архив включает:

1) проведение экспертизы ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел;

4) составление актов о выделении к уничтоже­нию документов и дел, не представляющих научно - практической и исторической ценности.

Экспертная комиссия является совещательным ор­ганом. Свою деятельность она осуществляет на осно­вании положения, утверждаемого руководителем пред­приятия. Ее решения — как правило, в форме акта — утверждаются руководителем предприятия. Заседа­ния экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются соответствующими протоко­лами.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков их хранения. В ходе экспертизы в структурных подразделениях и службе ДОУ пред­приятия осуществляется полистный просмотр дел.

По результатам экспертизы составляются описи документов, подлежащих помещению на постоянное и долговременное хранение, а также акты о выделе­нии документов и дел, не представляющих научно - практической и исторической ценности, к уничтоже­нию.

Отбор документов и дел на уничтожение и со­ставление соответствующего акта производится пос­ле подготовки описей дел постоянного и долговре­менного хранения за тот же период времени. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рас­сматриваются на заседаниях экспертной комиссии предприятия одновременно с описями дел.

Акты утверждаются руководителем предприя­тия после утверждения описей дел постоянного хранения ЭК архивного учреждения России. Пос­ле утверждения актов документы и дела, выде­ленные к уничтожению, сдаются работниками службы ДОУ предприятия в организации и уч­реждения, осуществляющие их переработку (в ка­честве вторсырья. — Авт.).