ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Общие требования к организации оперативного хранения документов

С момента заведения и до момента передачи в архив предприятия документы хранятся по месту их формирования в дела. Как правило, централизован­ное хранение дел осуществляется в одном из под­разделений службы ДОУ. Ответственность за пра­вильную организацию оперативного хранения дел и обеспечение их сохранности несет начальник служ­бы ДОУ и соответствующего подразделения.

Дела хранятся в рабочих комнатах или специ­ально отведенных для этой цели помещениях под­разделения службы ДОУ в запирающихся шкафах и ящиках, обеспечивающих полную сохранность до­кументов. В целях повышения оперативности поис­ка документов дела располагаются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел[14].

Копия номенклатуры (выписка из нее) помеща­ется на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках и лицевой стороне обложек дел указыва­ются их номера в соответствии с утвержденной но­менклатурой.

Формирование дел — это группировка исполнен­ных документов в дела в соответствии с утвержден­ной номенклатурой. Ответственность за правильное формирование дел в структурных подразделениях предприятия возлагается на соответствующих началь­ников. Контроль за формированием дел осуществ­ляется службой ДОУ предприятия.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные правила:

1) в дела разрешается подшивать только испол­ненные, правильно оформленные документы в стро­гом соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

2) документы, относящиеся к разрешению одно­го вопроса следует помещать вместе, при этом, по­мимо основных туда же помещаются и приложения к ним;

3) группировка документов в делах производит­ся, как правило, в пределах одного календарного

За исключением переходящих дел сроки

Ведения которых превышают календарный год в со­ответствии с утвержденной номенклатурой.

4) в дело не должны помещаться документы, под­лежащие возврату, лишние экземпляры, черновики и пр.;

5) объем дела не должен превышать 250 листов. В необходимых случаях в дополнение к делу заво­дятся дополнительные тома, которым присваивается порядковая нумерация.

На обложке дела указываются следующие рек­визиты:

1) наименование предприятия, наименование структурного подразделения;

2) индекс дела;

3) заголовок дела;

4) дата дела (тома, части);

5) количество листов в деле;

6) срок хранения дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или пере­плетаются с учетом обеспечения свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к под­шивке (переплету) металлические скрепления (бу­лавки, скрепки и т. п.) из документов удаляются.

Положения, инструкции, утвержденные органи­зационно-распорядительными документами предпри­ятия, являются приложениями к ним и группируют­ся вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности предприятия группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоко­лы предприятия в деле располагаются в хронологи­ческом порядке по номерам. Документы к протоко­лам, сгруппированные в отдельные дела, системати­зируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие аналогичные документы предприятия группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах работников предприя­тия располагаются по мере их поступления. Деловая и служебная переписка предприятия группируется, как правило, за период календарного года и систе­матизируется в хронологической последовательнос­ти, при этом документ-ответ должен помещаться за документом-запросом*.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, помещенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внут­ренней описи, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу[15]. При этом фотографии, чер­тежи, диаграммы и другие иллюстрированные и спе­цифические документы, представляющие самостоя­тельный лист в деле, нумеруются на оборотной сто­роне в левом верхнем углу. Подшитые в дело кон­верты с вложениями также нумеруются (сначала конверт, а затем очередным номером — каждое вло­жение в конверте).

После завершения нумерации листов составляет­ся надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заве - рительной надписи цифрами и прописью указывает­ся количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, ри­сунки и т.

Заверительная надпись подписывается ее соста­вителем с указанием наименования должности, подписи, расшифровки подписи и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.