ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Реквизиты регистрации и индексации, необходимые для формирования и функционирования ИПС

Для обеспечения информационной совместимос­ти учетных сведений о документах рекомендуется следующий обязательный состав реквизитов регист­рации и индексации:

1) адресат (разработчик) документа (с указани­ем фамилии и подразделения);

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) индекс документа;

5) заголовок документа или его краткое содер­жание;

6) краткое содержание резолюции;

7) срок исполнения;

8) отметка об исполнении (с указанием даты ис­полнения, номера исполненного документа);

9) отметка о помещении в дело (с указанием но­мера и страницы);

10) отметка о получении документа (с указанием даты, фамилии и наименования подразделения лица, получившего документ).

Состав обязательных реквизитов регистрации и индексации, в зависимости от характера документа и задач использования информации, может допол­няться следующими реквизитами:

1) гриф (пометка) ограничения доступа к доку­менту;

2) код по тематическому классификатору;

3) ключевые слова;

4) количество листов документа;

5) наличие приложений;

6) промежуточные сроки исполнения;

7) перенос сроков исполнения;

8) срок хранения документа;

9) статус документа (проект, версия);

10) вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др.

Содержание работ и нормы времени на выпол­нение автоматизированного ввода и поиска инфор­мации о документах предприятия представлены в табл. 5[13].