ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Назначение информационно-поисковой системы (ИПС)

Информационно-поисковая система (далее — ИПС) представляет собой совокупность организационных и технологических средств для планомерного и целена­правленного накопления, обработки и последующего использования сведений о документах предприятия.

Современная ИПС предполагает:

1) регистрацию и индексирование документов предприятия;

2) создание на основе сведений о регистрации и индексации информационно-поисковых массивов данных (в форме бумажных и машинных картотек);

3) оперативное хранение данных, их постоянная актуализация.

Регистрация и индексирование документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса (индивидуального номера) с последующей записью необходимых сведе­ний о документе в журналах учета (иных учетно-реги - страционных документах предприятия. — Лет.),

Индекс документа состоит из порядкового номе­ра (устанавливаемого в пределах регистрируемого массива документов. — который, исходя из

Задач поиска, дополняется индексами по номенкла­туре дел, классификаторами корреспондентов, ис­полнителей и др. Составные части индекса отделя­ются друг от друга косой чертой.

Регистрации и индексированию подлежат все документы предприятия, сведения о которых требу­ют учета в справочных целях. Регистрация и индек­сирование документов производится однократно, как правило, в день их поступления на предприятие.