ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Порядок работы с исходящими документами

Порядок работы с документами, отправляемыми за пределы предприятия, включает следующие ос­новные этапы:

1) регистрация;

2) оформление почтовых реквизитов;

3) конвертование (упаковка);

4) сортировка;

5) отправка;

6) помещение контрольного экземпляра в дело. Содержание работ и нормы времени на их вы­полнение представлены в табл. 3*.

Документ, предназначенный для отправки, сда­ется ответственным исполнителем в делопроизвод­ство в полностью оформленном виде и не менее чем в двух экземплярах (включая сопроводитель­ные письма. — Авт.). Документ, исполненный не­надлежащим образом, возвращается исполнителю на доработку. На первой странице документа, под­лежащего отправке, проставляется регистрацион­ный штамп ("Исходящий № "). После этого све­дения о документе вносятся в журнал учета. Оформ­" Нормы времени на работы по ДОУ управленческих струк­тур... М.: Минтруд России, 2002.

Ление почтовых реквизитов на конверте (упаков­ке) осуществляется в соответствии со сведениями, предоставленными ответственным исполнителем до­кумента. Конверты (упаковки) также обеспечива­ются необходимым количеством знаков почтовой оплаты.

Письма подлежат отправке в конвертах установ­ленного образца. Бандероли и посылки отправляют­ся в упаковке, обеспечивающей сохранность вложе­ния до момента их получения адресатом[10]. На заказ­ную корреспонденцию, а также на корреспонденцию, направляемую в 4 и более адреса, составляется рас­чет рассылки. Документы, подготовленные к отправке в течение дня, подлежат сортировке: часть из них отправляется обычным порядком через узел связи, а наиболее важные и срочные направляются адреса­там с курьерами (посыльными).

Передача за пределы предприятия информа­ции в виде телетайпограмм, грамм, телефонограмм, электронных сообщений E-mail осуществляется с помощью средств элект­рической связи. Особенности приема и обработки документов, поступающих по каналам электрон­ной почты и факсимильной связи, отражены в приложении 2. Документы, поступившие в дело­производство, должны отправляться адресатам, как правило, в тот же день, но не позднее следу­ющего рабочего дня. Досылка или замена разос­ланного ранее документа осуществляется по ука­занию лица, подписавшего документ, или руко­водителя службы ДОУ.

Телеграммы принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датирован­ными и зарегистрированными с отметкой о катего­рии и виде отправления. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи на основании подписан­ного соответствующим должностным лицом текста телефонограммы. Контрольные экземпляры отправ­ленных документов (включая сопроводительные пись­ма) подшиваются в дело. По истечении сроков по­стоянного хранения указанные документы переда­ются в архив или уничтожаются в установленном порядке.